Lập kế hoạch Đào tạo nhân sự là một công việc rất quan trọng không thể thiếu trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Nó không chỉ đóng góp vào việc nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô đội ngũ nhân viên, mà còn tạo nên một môi trường làm việc đầy sáng tạo và tiên tiến.
Trong bài viết này, HRD ACADEMY sẽ hướng dẫn cách lập kế hoạch đào tạo hiệu quả cho năm 2024.
1.Những mục tiêu quan trọng của việc lập kế hoạch đào tạo.
Mục tiêu quan trọng của việc lập kế hoạch đào tạo trong các doanh nghiệp không chỉ giúp cải thiện kỹ năng và năng lực của nhân viên, mà còn hỗ trợ thực hiện chiến lược phát triển dài hạn của tổ chức. Đầu tiên, kế hoạch đào tạo cần xác định rõ ràng nhu cầu và mục tiêu đào tạo, từ đó thiết lập các chỉ tiêu cụ thể và đo lường được, đảm bảo tính khả thi và phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc lập kế hoạch cũng phải chú trọng đến việc phát triển các chương trình đào tạo liên tục, linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi không ngừng của môi trường kinh doanh và công nghệ. Cuối cùng, việc lập kế hoạch cũng cần nhấn mạnh vào việc đánh giá và cải thiện chất lượng đào tạo thông qua việc thu thập phản hồi và theo dõi sự tiến bộ của nhân viên sau quá trình đào tạo. Đây là yếu tố then chốt để xây dựng một đội ngũ nhân sự kế cận, kế thừa mạnh mẽ, sẵn sàng đối mặt với các thách thức và tận dụng cơ hội trong tương lai.
Việc xác định những mục tiêu trong việc lập kế hoạch đào tạo là rất quan trọng
2.Lợi ích của việc lập kế hoạch đào tạo và Những lưu ý cần tránh khi lập kế hoạch đào tạo
2.1.Lợi ích của việc lập kế hoạch đào tạo
Lập kế hoạch đào tạo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó giúp nhân viên phát triển kỹ năng và kiến thức, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Thứ hai, việc lập kế hoạch đào tạo cũng giúp doanh nghiệp xác định được những vị trí cần được cung cấp nguồn lực và đầu tư. Cuối cùng, việc này còn giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi nhân viên có thể học hỏi và phát triển.
2.2.Những lưu ý cần tránh khi lập kế hoạch đào tạo
Theo công bố báo cáo ngành L&D năm 2019 của HRD Academy, hơn 70% trong tổng số người tham gia khảo sát cho rằng họ gặp khó khăn trong công tác lập và triển khai các kế hoạch đào tạo. Vấn đề này xuất phát từ một số lỗi trong quá trình lập kế hoạch đào tạo: Thứ nhất, nhiều người thường bỏ qua hoặc không thực hiện nghiêm túc bước phân tích nhu cầu đào tạo thực tế của doanh nghiệp.
Hiện nay nhiều người trong bộ phận đào tạo vẫn chưa phát huy được vai trò là người tư vấn, đồng hành với các cấp quản lý, lãnh đạo. Công việc TNA đang chỉ dừng lại ở mức độ thu thập các thông tin một chiều. Thêm vào đó, nhiều người chưa có đủ các mối quan hệ hoặc mối quan hệ chưa thực sự gắn bó với các bên liên quan để hỗ trợ đưa ra các khảo sát thực tế hơn. Điều này khiến cho kết quả TNA chưa thực sự sâu sát với doanh nghiệp, dẫn đến xác định sai nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp.
Hiện nay nhiều người trong bộ phận đào tạo vẫn chưa phát huy được vai trò là người tư vấn
Tùy vào chất lượng nguồn nhân lực hiện tại, doanh nghiệp mới có thể phân khúc đào tạo một cách bài bản và đạt hiệu quả cao nhất, tránh việc đào tạo không tập trung và mang tính hình thức gây lãng phí nguồn lực. Dựa trên đánh giá thực tế, có thể phân bốn cấp đào tạo tương ứng với bốn khung năng lực của doanh nghiệp:
- Đào tạo mới: Đối tượng là người lao động chưa qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ hoặc được chuyển giao một dây chuyền công nghệ hoàn toàn mới
- Đào tạo lại: Đối tượng là những người lao động đã qua đào tạo nhưng chuyên môn không phù hợp với công việc hiện tại hoặc thay đổi
- Đào tạo bổ sung: Đối tượng la những nhân sự còn thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc
- Đào tạo nâng cao: Đối tượng là những người lao động có trình độ chuyên môn tốt, tay nghề cao mục đích giúp cho người lao động tăng thêm kiến thức và kỹ năng ở trình độ cao hơn.
Thứ hai, xác định sai phương pháp đào tạo
Phương pháp đào tạo thông thường được áp dụng phổ biến là mô hình 70-20-10, trong đó 70 là tỷ trọng các hoạt động trải nghiệm thực tế, 20 là tỷ trọng các hoạt động hướng dẫn kèm cặp của các cán bộ quản lý và 10 là tỷ trọng hoạt động đào tạo khác từ bên ngoài. Đây không phải là phương pháp duy nhất, nhưng là phương pháp mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp
Theo đường cong học tập của người lớn, việc lưu giữ thông tin sẽ giảm dần theo thời gian. Do đó nếu trí nhớ con người không được lặp thường xuyên thì kiến thức sẽ hầu như không còn sau một thời gian ngắn. Xét theo mô hình 70-20-10, hiện tại bộ phận L&D đang tác động nhiều nhất vào 10% - các hoạt động đào tạo qua lớp học chính thức.
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến đầu vào của việc lập kế hoạch đào tạo năm 2024
Các yếu tố ảnh hưởng đến đầu vào của việc lập kế hoạch đào tạo bao gồm nhu cầu đào tạo cụ thể của doanh nghiệp, nguồn lực có sẵn, cũng như mục tiêu chiến lược và văn hóa tổ chức. Đầu tiên, việc phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) giúp xác định được các kỹ năng và kiến thức mà nhân viên cần để đáp ứng yêu cầu công việc hiện tại và tương lai [1]. Nguồn lực của tổ chức, bao gồm nhân sự, tài chính và thời gian, cũng là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến khả năng triển khai kế hoạch đào tạo [3].
Phân tích doanh nghiệp: Đây là bước đầu tiên, bao gồm việc phân tích tiêu chuẩn ngành, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Đây là nền tảng để xác định nhu cầu đào tạo.
-Phân tích công việc: Bước này bao gồm việc xác định tiêu chuẩn năng lực và tiêu chuẩn công việc. Điều này giúp xác định năng lực cần thiết cho mỗi vị trí công việc.
-Hệ thống năng lực tiêu chuẩn cho vị trí: Dựa vào phân tích công việc, hệ thống năng lực tiêu chuẩn sẽ được xây dựng cho từng vị trí.
-Khung chương trình đào tạo theo chức danh: Dựa trên hệ thống năng lực, chương trình đào tạo sẽ được thiết kế cho từng chức danh.
Kế hoạch L&D năm: Từ các yếu tố trên, kế hoạch L&D (Học và Phát triển) cho năm sẽ được xây dựng.
Kế hoạch phát triển cá nhân: Dựa trên kế hoạch L&D, kế hoạch phát triển cá nhân sẽ được xây dựng, bao gồm việc đánh giá năng lực và kết quả thực hiện công việc, lộ trình nghề nghiệp.
Kế hoạch phát triển đội ngũ kế cận: Cuối cùng, dựa trên kế hoạch phát triển cá nhân, kế hoạch phát triển đội ngũ kế cận sẽ được xây dựng.
Mỗi bước trong sơ đồ này liên quan mật thiết đến nhau
và cần được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo hiệu quả của chương trình đào tạo.
Mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp sẽ hướng dẫn việc xác định các mục tiêu đào tạo cụ thể, trong khi văn hóa tổ chức sẽ ảnh hưởng đến cách thức tiếp nhận và triển khai các chương trình đào tạo . Việc lập kế hoạch đào tạo dựa trên những yếu tố này giúp đảm bảo rằng các khoản đầu tư vào đào tạo sẽ mang lại hiệu quả cao nhất, phát triển năng lực nhân viên phù hợp với yêu cầu công việc và hỗ trợ mục tiêu phát triển dài hạn của tổ chức.
4. Hướng dẫn chi tiết Lập kế hoạch đào tạo hiệu quả năm 2024
Để lập kế hoạch đào tạo hiệu quả và có thể triển khai được, việc áp dụng mô hình SMART là vô cùng quan trọng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng tiêu chí của SMART mà bạn có thể tham khảo:
- Cụ thể (Specific: Mục tiêu của kế hoạch đào tạo cần được xác định một cách rõ ràng và cụ thể. Điều này giúp xác định chính xác những gì bạn muốn đạt được thông qua chương trình đào tạo, bao gồm kỹ năng, kiến thức và thái độ mà nhân viên cần phát triển.
- Đo lường được (Measurable): Kế hoạch phải có các chỉ số cụ thể để đo lường kết quả. Điều này giúp bạn theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của chương trình, từ đó có những điều chỉnh kịp thời nếu cần.
- Có thể đạt được (Achievable): Mục tiêu đặt ra phải thực tế và khả thi, phù hợp với nguồn lực hiện có của doanh nghiệp cũng như khả năng của nhân viên. Điều này đảm bảo rằng kế hoạch không quá sức và có thể được thực hiện thành công.
- Liên quan (Relevant): Mục tiêu của chương trình đào tạo cần phải phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức và có sự liên kết chặt chẽ với nhu cầu công việc thực tế của nhân viên.
- Có thời hạn (Time-bound): Đặt ra khung thời gian rõ ràng cho từng giai đoạn của kế hoạch giúp tạo động lực và áp lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Các mốc thời gian cụ thể giúp mọi người tập trung vào mục tiêu và ưu tiên công việc.
Bằng việc tuân theo các bước trên, kế hoạch đào tạo của bạn sẽ trở nên rõ ràng, chi tiết và dễ dàng triển khai hơn.
Sau khi đã đảm bảo đủ các yếu tổ về tính SMART của kế hoạch đào tạo, bộ phận đào tạo sẽ tiến hành lên kế hoạch theo 3 bước cơ bản:
+ Bước 1: Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)
+ Bước 2: Sau khi đã có đủ các thông tin từ việc TNA, bộ phận đào tạo sẽ lập kế hoạch đào tạo tổng thể (hoạt động chi tiết và ngân sách đi kèm)
+ Bước 3: Kiểm soát kế hoạch đào tạo tổng thể
Để có được kế hoạch đào tạo, bộ phần đào tạo đòi hỏi phải thu thập đủ các yếu tố đầu vào của kế hoạch đào tạo bao gồm:
+ Tầm nhìn/ sứ mệnh, định hướng phát triển kinh doanh, hoạt động của Công ty, phòng ban liên quan.
+ Khoảng trống năng lực (GAP) của CBNV hiện tại so với vị trí yêu cầu (dựa vào đánh giá hiệu quả làm việc hàng năm của CBNV - Performance review), trong đó có năng lực cốt lõi và năng lực chuyên môn.
+ Kế hoạch phát triển cá nhân (IDP) của đội ngũ kế cận trong chương trình lập kế hoạch kế nhiệm của công ty, doanh nghiệp (Sucession planning)
+ Lộ trình phát triển nghề nghiệp của CBNV (CareerPath)
+ Khung chương trình đào tạo theo chức danh hoặc đào tạo chuyên biệt theo ngành Xây dựng bản đồ chuyên môn học tập.
4. Bộ công cụ lập kế hoạch đào tạo
- Mẫu thu thập TNA
- Mẫu lập kế hoạch đào tạo tổng thể
- Checklist
+ Trao đổi với CBQL trực tiếp để biết được thông tin về định hướng phát triển của công ty trong năm hoặc các chính sách liên quan tới đào tạo (nếu có) và cách thức sẽ triển khai việc lập kế hoạch đào tạo cho cả năm.
+ Tiến hành thực hiện TNA, trong đó có thể áp dụng các phương pháp: Gửi form mẫu để làm TNA hoặc đề xuất CBQL giới thiệu với những anh/chị phụ trách của các phòng ban phòng ban liên quan để trao đổi thoại hoặc gặp gỡ trực tiếp cùng làm rõ những yêu cầu về đào tạo. (Phỏng vấn)
+ Tư vấn cho đơn vị/phòng ban/cá nhân liên quan các chương trình đào tạo phù hợp với mong muốn của riêng họ tuy nhiên vẫn trong định hướng phát triển chung của công ty/ doanh nghiệp. (Không đóng vai người thu lượm thông tin mà cần đóng vai của một nhà tư vấn để giúp đơn vị/phòng ban/cá nhân lựa chọn đúng các hoạt động đào tạo.
5. Gợi ý một số phương pháp đào tạo phổ biến hiện nay trong các doanh nghiệp
Dưới đây là một số phương pháp đào tạo phổ biến hiện nay trong các doanh nghiệp:
1. Đào tạo trực tiếp (On-the-Job Training): Đây là hình thức đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc. Người mới sẽ được học hỏi từ những người có kinh nghiệm và thực hành công việc thực tế.
2. Đào tạo inhouse:Phương pháp đào tạo mời chuyên gia là một hình thức đào tạo ngoại vi (off-the-job training) mà trong đó, doanh nghiệp sẽ mời một hoặc nhiều chuyên gia trong lĩnh vực cần đào tạo để truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm của họ cho nhân viên
3.Học tập trực tuyến (E-Learning): Với sự phát triển của công nghệ, học tập trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến. Đây là hình thức đào tạo linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí.
4.Học qua trò chơi (Gamification): Sử dụng trò chơi để làm cho quá trình học tập trở nên thú vị và hấp dẫn hơn.
5. Học dựa trên dự án (Project-Based Learning)**: Nhân viên sẽ làm việc trên một dự án cụ thể, qua đó học hỏi và phát triển kỹ năng.
6. Đào tạo qua mô phỏng (Simulation Training)**: Sử dụng công nghệ để tạo ra một môi trường mô phỏng thực tế, giúp nhân viên có thể thực hành trong một môi trường an toàn.
7. Học thông qua việc giảng dạy (Teaching Others)**: Nhân viên có kinh nghiệm sẽ giảng dạy cho những người khác, qua đó cũng giúp củng cố kiến thức và kỹ năng của bản thân.
8. Phương pháp Case Study - Nghiên cứu tình huống: Phương pháp này đã được chứng minh để đào tạo và được biết là có hiệu quả thúc đẩy động lực của người học
Kết hợp nhiều pháp đào tạo để lựa chọn ra những phương pháp phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Lưu ý rằng phương pháp đào tạo phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như nhu cầu đào tạo, mục tiêu của doanh nghiệp, nguồn lực có sẵn và đặc điểm của đội ngũ nhân viên.
Trong số 8 phương pháp trên thì phương pháp đào tạo inhouse với chuyên gia hiện nay đang được phần lớn các tổ chức doanh nghiệp ưu tiên bởi phương pháp này mang lại rất nhiều lợi ích, có thể kể đến:
Phương pháp đào tạo mời chuyên gia mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
-Tiếp cận kiến thức và kinh nghiệm thực tế: Các chuyên gia thường có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ và có thể chia sẻ những kiến thức, kỹ năng, và kinh nghiệm thực tế mà họ đã tích lũy được
- Nâng cao năng suất lao động: Qua các buổi đào tạo, nhân viên có thể nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình, từ đó cải thiện năng suất lao động .
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Việc tiếp xúc và học hỏi từ các chuyên gia giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng cường sự cạnh tranh của doanh nghiệp với các công ty khác
- Sử dụng được thành quả khoa học: Các chuyên gia thường tiếp cận và áp dụng những thành quả khoa học mới nhất trong lĩnh vực của họ, qua đó nhân viên cũng có thể cập nhật được những kiến thức và kỹ thuật mới nhất.
- Phù hợp trình độ: Việc mời chuyên gia không nhất thiết phải là những người hàng top trong ngành, mà quan trọng hơn là sự phù hợp với trình độ và nhu cầu của doanh nghiệp.
Dựa trên những lợi ích mà phương pháp đào tạo mời chuyên gia mang lại, việc lựa chọn Học viện quản trị HRD để cố vấn và đào tạo cho doanh nghiệp là một quyết định đúng đắn.
Học viện quản trị Academy là một tổ chức có uy tín và chất lượng trong việc cung cấp dịch vụ đào tạo và tư vấn quản trị. Với đội ngũ chuyên gia giỏi, giàu kinh nghiệm, Học viện quản trị Academy sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiếp cận được những kiến thức và kỹ năng mới nhất, từ đó nâng cao năng suất lao động và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Đặc biệt, Học viện quản trị HRD luôn cập nhật và áp dụng những thành quả khoa học mới nhất trong lĩnh vực quản trị, giúp doanh nghiệp của bạn luôn đi đầu trong xu thế và cạnh tranh với các công ty khác.
Ngoài ra, Học viện quản trị Academy còn tùy chỉnh chương trình đào tạo phù hợp với từng doanh nghiệp, giúp nhân viên của bạn có thể học hỏi và phát triển kỹ năng một cách hiệu quả nhất.
Hãy lựa chọn Học viện quản trị HRD để cùng hợp tác và phát triển doanh nghiệp của bạn!
Tham khảo thêm các khóa học inhouse của Học viện quản trị HRD tại đây