Ngày 16/1 vừa qua, hội thảo chuyên môn “Xây dựng tháp đào tạo doanh nghiệp 2021” dành cho các Nhà lãnh đạo, Quản lý và các anh chị em trong ngành L&D do Học viện Quản trị HRD Academy đứng ra tổ chức đã diễn ra thành công tốt đẹp.
Mở đầu buổi chia sẻ, ông Phan Sơn - Chủ tịch kiêm Chuyên gia trưởng của Học viện Quản trị HRD Academy đã có những chia sẻ thân tình và cởi mở về vị trí của L&D trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ và những tập đoàn lớn ở VN hiện nay... Buổi chia sẻ với sự tham gia của gần 150 anh chị em L&D đến từ nhiều công ty, doanh nghiệp với các ngành nghề khác nhau trong tổng thời gian hơn 200 phút với cấu trúc 2 phần: Phần chia sẻ đến từ phía các khách mời và phần thảo luận giải đáp khúc mắc trực tiếp cho anh chị em. Hội thảo lần này mở đầu cho chuỗi những sự kiện chuyên môn có quy mô lớn mà HRD sẽ tiến hành thực hiện trong năm 2021.
1. Hệ thống L&D trong doanh nghiệp - Ông Chu Quang Khởi.
Mở đầu bài chia sẻ, ông Khởi đặt vấn đề tại sao doanh nghiệp cần có L&D?
Doanh nghiệp cần đội ngũ người lao động có năng lực tương ứng với mục tiêu kinh doanh, vận hành của mình trong hiện tại và phát triển trong tương lai. L&D có một sứ mệnh, và cũng là lý do tồn tại là “Tạo ra sự thay đổi năng lực, bao gồm: kiến thức, kỹ năng, thái độ của người lao động” để đáp ứng những mục tiêu ấy.
Hiện nay, L&D trong các doanh nghiệp đang có sự chuyển dịch từ dạng hoạt động mang tính chức năng trở thành một dạng dịch vụ, cung cấp giá trị gia tăng cho các “khách hàng” nội bộ. Khách hàng của L&D bao gồm chủ sở hữu doanh nghiệp, đội ngũ lãnh đạo điều hành các cấp và người lao động.
- - Chủ sở hữu doanh nghiệp vẫn luôn có nhu cầu sở hữu một đội ngũ người lao động đủ năng lực để đảm bảo vị thế cạnh tranh và nâng cao giá trị công ty
- - Lãnh đạo điều hành các cấp trong doanh nghiệp vẫn luôn có nhu cầu xây dựng đội ngũ có đủ năng lực để hoàn thành công việc, tuân thủ quy định, có văn hóa và gắn kết
- - Người lao động thì vẫn luôn có nhu cầu có đủ năng lực để hoàn thành công việc, năng suất lao động cao, được ghi nhận, tưởng thưởng và thăng tiến.
Như vậy, hệ thống L&D có thể hiểu là toàn bộ các yếu tố, các nỗ lực để tạo ra sự thay đổi trong năng lực của người lao động, đáp ứng mong đợi của khách hàng. Nếu được thiết kế và vận hành tốt, hệ thống L&D trở thành một phương tiện tốt để phát triển doanh nghiệp.
Theo Josh Bersin, hệ thống L&D trong doanh nghiệp có 5 cấp độ trưởng thành khác nhau. Với bối cảnh tại Việt Nam hiện nay, chúng ta nên hướng đến cấp độ 4, theo đó hệ thống L&D bao gồm 3 nhóm yếu tố cấu thành: nhu cầu học tập của người lao động, các hoạt động học tập và các yếu tố nền tảng để vận hành các hoạt động và đảm bảo kết quả:
Nhu cầu của khách hàng: là những kỹ năng, kiến thức, thái độ người lao động cần có trong công việc hiện tại và định hướng phát triển tương lai. L&D cần có đề bài rõ, ưu tiên ai, cần học gì, thế nào được coi là đạt yêu cầu. Làm rõ nhu cầu của khách hàng (sản phẩm kỳ vọng) là cơ sở để L&D định hình các nỗ lực của mình.
Các hoạt động học tập: theo quy tắc 10 – 20 – 70, người lao động sẽ học dưới các hình thức: tham gia khóa học online/offline, được kèm cặp huấn luyện, hay tự học trong công việc. Nhiệm vụ của L&D là kiến tạo các hình thức/kênh để người lao động có cơ hội học tập nâng cao năng lực.
Các yếu tố nền tảng: nếu như nhu cầu, các hoạt động học tập là phần nổi dễ thấy thì các yếu tố nền tảng như phần chìm của tảng băng nhưng rất quan trọng.
- Ngân sách: mặc dù luôn có những sáng kiến thông minh, tiết kiệm khi làm L&D nhưng ngân sách vẫn luôn là một yếu tố rất quan trọng. Đơn giản như thiết kế 1 poster đẹp phổ biến về quy định công ty cũng cần thuê người giỏi thiết kế, in ấn trên chất liệu đẹp, đưa lên hiển thị trên các kênh người lao động tiếp cận được … đều phải có tiền. Thực tế là giữa chất lượng sản phẩm của L&D với ngân sách cho L&D có mối tương quan theo chiều thuận một cách rất rõ ràng.
- Chương trình học tập: Một sai lầm của không ít người làm L&D là dàn đều nỗ lực cho mọi đối tượng người lao động. Ở đây, chúng ta cần học một khái niệm là quy hoạch chương trình, theo đó căn cứ trên nhu cầu của khách hàng thì người làm L&D xác định nhóm đối tượng nào cần chú trọng, chương trình nào cần dành nhiều thời gian, nỗ lực, nhóm đối tượng nào chỉ cần đào tạo cơ bản, thậm chí có những nhóm đối tượng chưa cần quan tâm ngay trong năm. Với nguồn lực có hạn thì L&D cần tuân thủ quy tắc 80/20 trong quy hoạch chương trình.
- Hệ thống quản lý học tập: là phương pháp, quy trình, công cụ để triển khai các hoạt động học tập: từ việc khảo sát nhu cầu, đến triển khai các loại hình hoạt động học tập, đến kiểm soát tiến độ và kết quả học tập. Hiện nay, ngoài các hệ thống quản lý học tập chi phí cao như SABA, Sumtotal … thì đã có nhiều app với mức đầu tư thấp nhưng vẫn L&D quản lý tốt hoạt động học tập.
- Chính sách học tập: “people respond to incentives - con người chỉ làm những điều có lợi cho mình”. Doanh nghiệp là một tập hợp người đa dạng và nếu không có chính sách khuyến khích/ép buộc thì một số người sẽ không cam kết và ưu tiên việc học. Chính sách học tập giúp mọi người điều chỉnh hành vi học tập vì học thì có lợi hơn là không học.
Việc xây dựng chính sách không khó nhưng nếu L&D may mắn có người đứng đầu doanh nghiệp gương mẫu trong học tập, là chỗ dựa để duy trì chính sách một cách nhất quán và xuyên suốt trong toàn doanh nghiệp thì chỉ cần 1 thời gian ngắn, chính sách học tập sẽ dần tạo ra văn hóa học tập. Bản chất văn hóa học tập là hành vi chủ động như bản năng thứ hai trong mỗi thành viên của tổ chức, học mọi nơi, mọi lúc, ở mọi người.
- Tổ chức nhân sự L&D: bên cạnh ngân sách, chương trình, hệ thống, chính sách thì L&D phải có người làm.
L&D cần có những người để cập nhật các vấn đề của tổ chức, đâu là vấn đề do người lao động thiếu năng lực gây ra. L&D cũng cần những người xây dựng được giải pháp, có thể chỉ là cho người đang yếu kém đi thăm cơ sở đang làm tốt để học thông qua bắt chước. L&D cũng cần đội ngũ triển khai và giám sát các hoạt động học tập.
L&D cần cánh tay nối dài là các giảng viên nội bộ, huấn luyện viên, buddy, hình mẫu sales, đại sứ văn hóa … những người này có thể là các quản lý hoặc bất kỳ người nào có giá trị tốt, cách làm hay để chia sẻ được cho những người đang cần phát triển năng lực.
L&D cũng cần các đối tác cung cấp dịch vụ bên ngoài, chia sẻ cái nhìn rộng lớn, toàn cảnh thị trường hoặc có những câu chuyện truyền cảm hứng cho người bên trong.
Xây dựng hệ thống L&D là một quá trình, việc định hình các bộ phận cấu thành như trên sẽ giúp người làm L&D định hình chỉnh thể của hệ thống nhưng biết ưu tiên thời điểm nào xây dựng cái gì phù hợp với bối cảnh riêng của từng doanh nghiệp.
Để làm rõ hơn nội dung quy hoạch chương trình học tập, ông Khởi chia sẻ câu chuyện thực tiễn của Samsung và VinFast. Điểm giống nhau của 2 doanh nghiệp này là chương trình học tập được thiết kế dựa trên tư duy – quy hoạch với thứ tự ưu tiên đáp ứng nhu cầu của tổ chức, đến nhu cầu của chức danh, đến nhu cầu của cá nhân.
- Nhu cầu của tổ chức là cơ sở định hình các giải pháp L&D dưới hình thức các chiến dịch, chương trình trọng điểm, dự án.
- Nhu cầu của chức danh là cơ sở định hình các giải pháp L&D dưới hình thức chương trình chuẩn hóa năng lực chức danh, hoặc chương trình phát triển cán bộ nguồn cho chức danh quan trọng.
- Nhu cầu của cá nhân được xây dựng dựa trên hành trình trải nghiệm của người lao động – employee experience journey, theo đó người lao động bước vào công ty được học để hòa nhập, sau đó được học để nâng cao năng lực chuyên môn và được phát triển năng lực lãnh đạo: từ cấp độ lãnh đạo bản thân, tới lãnh đạo nhóm, tới lãnh đạo kinh doanh.
Với tư duy dịch vụ trong bối cảnh người lao động đang ngày càng chủ động trong việc học, L&D đang có một sự dịch chuyển mạnh mẽ từ việc tổ chức các hoạt động sang kiến tạo hệ sinh thái học tập. Mục tiêu của L&D vẫn không thay đổi là tạo ra sự thay đổi trong năng lực của người lao động nhưng phương tiện để đạt mục tiêu đó đã là kiến tạo một hệ sinh thái học tập để mỗi người lao động có thể làm chủ việc học tập và phát triển của mình.
2. Xây dựng chương trình đào tạo chuẩn theo khung chức danh - Ông Nguyễn Đại Thành
Ông Thành cho biết, để xây dựng một chương trình đào tạo chuẩn, cần phải bám đuổi mục tiêu, tức là những điều cần đạt được, từ đó đưa ra kế hoạch tổng thể cần làm gì và triển khai kế hoạch hành động làm như thế nào.
Theo đó, hầu hết các L&D Việt Nam đang có xu hướng dành nhiều nguồn lực và làm rất tốt vào 10 và 20 và thường gặp khó khăn trong việc thực hiện 70. Bằng những trải nghiệm của mình, ông Thành đề xuất cách tiếp cận mới theo mô hình “tháp ngược” như hình dưới.
Đi từ Achieve <- Do <- Learn, L&D phải nghiên cứu kỹ từ 70 trước, hiểu rõ và hình dung được các công việc 70 sẽ làm hằng ngày, và với mong muốn mọi nhân viên đều đạt được như 70, thì L&D phải thiết kế những bài tập để thay đổi năng lực nhân viên, chọn ra ai là người làm những bài tập ấy, cách huấn luyện ra sao, cách phản hồi thế nào. Thông thường, với một môn đào tạo thì cần có 2 chương trình đào tạo đi kèm. Ví dụ, trước khi đào tạo một nhân viên bếp thì phải đào tạo bếp trưởng cách kèm cặp, huấn luyện nhân viên bếp.
Sau khi đã có quy hoạch này mới quay lại phân tích nhu cầu của học viên, từ đó lựa chọn phương pháp học tập phù hợp như online hay offline, cho học viên nghiên cứu cơ bản ở nhà rồi đến lớp Q&A,.....
Ông Thành cũng có những trích dẫn bổ ích từ cuốn “Adult Learning Architecture” của 1 tác giả người Singapore về cách để người trưởng thành học được 1 thứ, thì người phụ trách L&D trong doanh nghiệp cần thiết kế mô hình 5M gồm:
-
- Motivation: L&D phải xác định đâu là lý do về mặt lý trí và cảm xúc khiến học viên muốn học, L&D phải tạo ra và duy trì nó.
-
- Mind: Những vấn đề liên quan đến nhận thức, có thể sử dụng những phương pháp e-learning, công cụ LMS, và có các chương trình có sẵn để học viên lựa chọn theo sở thích và chủ động học tập mọi lúc mọi nơi.
-
- Muscles: Mục tiêu của việc đào tạo là phải biến các kiến thức, kỹ năng thành phản xạ bằng những hành động lặp đi lặp lại nhiều lần.
-
- Matter: Cơ sở vật chất, cần đầu tư học liệu đầy đủ để cung cấp và tạo điều kiện tối đa cho học viên.
-
- Membership: Hình thành các đội nhóm, để các học viên có thể học từ trong nhóm vì có cùng động cơ, ngôn ngữ, và hành động thực hành giống nhau.
3. Triển khai và thực hiện chương trình đào tạo hiệu quả - Bà Nguyễn Thu Thủy
Tiếp nối chia sẻ L&D là một ngành dịch vụ nội bộ luôn phải hướng đến khách hàng của ông Chu Quang Khởi, Bà Nguyễn Thu Thủy bật mí tới anh chị em L&D bí quyết để “ghi điểm” trong mắt khách hàng qua mỗi chương trình đào tạo. Đó là phải mang lại cho khách hàng những trải nghiệm học tập thú vị thông qua những “ĐIỂM CHẠM” ở trước, trong và sau mỗi chương trình đào tạo, mỗi điểm chạm sẽ quyết định trải nghiệm của khách hàng là tốt hay là tệ.
Các điểm chạm đó bao gồm:
-
- Trước chương trình đào tạo: phải làm rõ cho học viên về mục tiêu chương trình đào tạo, từ đó đặt đúng kỳ vọng và xác định đúng nhiệm vụ cần thực hiện cho người học. Ngoài ra các hoạt động “pre-course” và phương pháp học cũng nên được thiết kế dựa trên xu hướng và sở thích của học viên.
-
- Trong chương trình đào tạo: các quy định và thỏa thuận nên được đưa ra để 2 bên cùng thống nhất và tuân thủ xuyên suốt quá trình đào tạo. Bên cạnh đó giảng viên và bên phụ trách cũng cần kiểm tra thang cảm xúc của học viên đang như thế nào, đang đi lên hay đi xuống, nếu đi xuống thì cần có biện pháp xử lý kịp thời. Khâu chuẩn bị hậu cần về tài liệu và dụng cụ học tập, cơ sở vật chất cũng là một cách khiến học viên phải “wow”.
-
- Sau chương trình đào tạo: cần có những phương pháp, công cụ đánh giá hợp lý, những hoạt động “follow-up” cụ thể, và tạo ra môi trường để học viên vận dụng và có cơ hội thực hành.
Cuối chương trình là phần trao đổi chia sẻ và giải đáp các thắc mắc cho anh chị em tham gia về các vấn đề xây dựng quy hoạch các chương trình đào tạo, phát triển cán bộ nguồn và xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm 2021 phù hợp với các mục tiêu tại các doanh nghiệp. Buổi chia sẻ này là cơ hội để HRD cũng như 4 khách mời mang tới những kinh nghiệm về triển khai kế hoạch, xây dựng quy trình, chương trình đào tạo tại các đơn vị lớn như Vietinbank, Samsung, Acecook,.... mà HRD đã thực hiện trong thời gian qua.
Một lần nữa HRD xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các Quý đối tác, khách hàng đã tham gia hội thảo. Kính chúc các Qúy Anh chị luôn dồi dào sức khỏe, có những thành công mới trong công việc và hẹn gặp lại Quý anh chị trong những chương trình lần sau.
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY