Trong ngành dịch vụ - bán hàng, không chỉ sản phẩm hay dịch vụ mới quyết định sự thành công mà tác phong giao tiếp của nhân viên cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp qua từng lời nói, cử chỉ, thậm chí là thái độ sẽ tạo dựng được niềm tin và ấn tượng sâu sắc với khách hàng. Một tác phong giao tiếp tự tin, lịch sự, thân thiện không chỉ giúp bạn xây dựng mối quan hệ lâu dài mà còn thúc đẩy quá trình bán hàng hiệu quả.
Hiện nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng đầu tư đào tạo nhân viên về Tác phong diện mạo chuyên nghiệp, đặc biệt là Tác phong giao tiếp để nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như đem đến trải nghiệm khách hàng chuyên nghiệp nhất, hài lòng nhất. Đây chính là một trong những yếu tố cạnh tranh vô hình góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp.
Cùng HRD Academy điểm qua những nguyên tắc quan trọng trong giao tiếp dành cho nhân viên sales để tạo được ấn tượng tốt đẹp và chuyên nghiệp nhất với khách hàng.
5 NGUYÊN TẮC TRONG TÁC PHONG GIAO TIẾP CHUYÊN NGHIỆP DÀNH CHO NHÂN VIÊN SALES
I. 5 NGUYÊN TẮC TRAO DANH THIẾP CHUYÊN NGHIỆP
1. Luôn Sẵn Sàng
- Đừng bao giờ để xảy ra tình huống nói với đối tác: “Tôi quên mang danh thiếp” hay “Danh thiếp của tôi để ở đâu đó”.
- Danh thiếp là công cụ đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của bạn, vì vậy hãy luôn mang theo và đảm bảo danh thiếp đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết để giới thiệu bản thân hoặc doanh nghiệp với khách hàng.
2. Bảo Quản Cẩn Thận
- Tuyệt đối không đưa danh thiếp đã bị viết/vẽ, hoặc có dấu hiệu cũ kỹ, gấp nếp.
- Danh thiếp cần được bảo quản trong hộp hoặc ngăn đựng riêng để giữ cho các góc luôn vuông vắn và gọn gàng.
- Luôn biết chính xác nơi đặt danh thiếp để có thể lấy ra nhanh chóng khi cần.
3. Phân Phối Có Chiến Lược
- Danh thiếp không phải là tờ rơi để phát bừa bãi.
- Chỉ trao danh thiếp đến những người quan trọng hoặc có tiềm năng hợp tác như đối tác, khách hàng, hoặc những người bạn muốn xây dựng mối quan hệ sâu hơn.
- Hãy lựa chọn kỹ lưỡng đối tượng nhận danh thiếp, tránh làm giảm giá trị của bản thân.
4. Phép Lịch Sự Khi Trao và Nhận
- Khi trao danh thiếp, sử dụng tay phải hoặc cả hai tay, đảm bảo mặt in thông tin hướng về phía đối tác để họ dễ dàng đọc ngay.
- Không đưa danh thiếp một cách cẩu thả, như thể phát tờ rơi.
- Khi nhận danh thiếp từ người khác, hãy dành một lời khen ngợi về thiết kế, logo hoặc hình ảnh trên danh thiếp để thể hiện sự tôn trọng.
5. Cập Nhật và Đảm Bảo Thông Tin Chính Xác
- Danh thiếp cần ngắn gọn chuyên nghiệp và đầy đủ thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp:
- Họ và tên đầy đủ hoặc tên rút gọn nếu cần.
- Số điện thoại, địa chỉ email ngắn gọn và chuyên nghiệp.
- Địa chỉ công ty và các thông tin cần thiết khác, tuyệt đối chính xác.
- Tránh sử dụng ký tự đặc biệt hoặc biệt danh không phù hợp như “Hoàng tử bóng đêm”, “Công chúa bong bóng”.
- Đảm bảo định dạng chính xác, dấu câu như dấu cách và dấu phẩy cần tuân theo quy chuẩn.
- Hãy cập nhật thông tin mới nhất khi có thay đổi để không gây nhầm lẫn cho đối tác.
Danh thiếp không chỉ là một công cụ cung cấp thông tin, mà còn là hình ảnh đại diện và "bộ mặt" của bạn trong mắt đối tác. Hãy sử dụng danh thiếp đúng cách để thể hiện sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng tích cực trong mọi mối quan hệ.
II. 8 DÁNG NGỒI THANH LỊCH CHO NHÂN VIÊN SALE NAM & NỮ
ĐỐI VỚI NỮ
1. Dáng ngồi thẳng, chân chéo nhẹ phía trước (hình 1)
- Tư thế: Lưng giữ thẳng, hai tay đặt nhẹ nhàng trên đùi. Một chân đặt vuông góc với sàn, chân còn lại chéo nhẹ về phía trước.
- Đặc điểm:
- Tạo cảm giác duyên dáng, trang nhã và thanh lịch.
- Phù hợp trong các tình huống giao tiếp đối mặt hoặc trong môi trường trang trọng.
Ý nghĩa: Thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp
2. Dáng ngồi nghiêng nhẹ với tay đặt gọn trên đùi (hình 2)
- Tư thế: Lưng thẳng, cơ thể hơi nghiêng về phía bên tay đặt. Hai tay được giữ nhẹ nhàng trên đùi, chân đặt tự nhiên với một chân hơi đưa về phía trước.
- Đặc điểm:
- Mang đến phong thái mềm mại và thân thiện.
- Phù hợp trong các buổi trò chuyện hoặc khi cần tạo sự gần gũi với khách hàng.
Ý nghĩa: Tạo sự thoải mái nhưng không mất đi sự chuyên nghiệp.
3. Dáng ngồi thẳng, chân khép gọn về một bên (hình 3)
- Tư thế: Lưng giữ thẳng, hai tay đặt một cách cân đối trên đùi hoặc tay ghế. Hai chân khép sát nhau và hơi nghiêng về một bên.
- Đặc điểm:
- Tạo sự chỉn chu, nghiêm túc và trang trọng.
- Phù hợp trong các cuộc họp hoặc khi phải thuyết trình trước khách hàng.
Ý nghĩa: Biểu thị sự tự tin và chuyên nghiệp cao.
4. Dáng ngồi bắt chéo chân thanh lịch (hình 4)
- Tư thế: Một chân bắt chéo lên chân kia, lưng giữ thẳng và tay đặt trên đùi hoặc tay ghế.
- Đặc điểm:
- Mang phong thái quý phái và tự tin.
- Thích hợp trong các sự kiện trang trọng hoặc gặp gỡ đối tác cao cấp.
Ý nghĩa: Tôn lên vẻ đẹp nữ tính và sự chuyên nghiệp.
LỢI ÍCH CỦA CÁC TƯ THẾ NGỒI CHUYÊN NGHIỆP
- Tạo ấn tượng tốt: Một dáng ngồi chuẩn mực giúp nhân viên sale tạo thiện cảm với khách hàng ngay từ lần đầu gặp gỡ.
- Xây dựng sự tự tin: Các tư thế này giúp thể hiện sự sẵn sàng, tập trung và tôn trọng đối tác.
- Tăng hiệu quả giao tiếp: Dáng ngồi đúng không chỉ giúp cải thiện hình ảnh cá nhân mà còn hỗ trợ quá trình tương tác một cách hiệu quả.
ĐỐI VỚI NAM
1. Knees Straight (Đầu gối thẳng):
- Hai chân khép lại, đầu gối song song, hai tay đặt lên đầu gối.
- Đây là dáng ngồi thể hiện sự nghiêm túc, lịch sự, phù hợp trong các buổi gặp gỡ chính thức.
2. Knees Apart (Đầu gối mở rộng):
- Hai chân mở rộng hơn, tạo không gian thoải mái, hai tay đặt trên đùi.
- Dáng này thể hiện sự tự tin và thoải mái, nhưng cần cân nhắc để không tạo cảm giác chiếm dụng không gian quá mức.
3. Crossed Legs (Chân bắt chéo):
- Một chân đặt bắt chéo lên chân còn lại, tạo dáng tự nhiên.
- Đây là kiểu ngồi thường thấy trong môi trường lịch sự, thể hiện sự chuyên nghiệp nhưng vẫn giữ phong thái thư giãn.
4. Ankles Crossed (Cổ chân bắt chéo):
- Hai chân bắt chéo ở cổ chân, đầu gối hơi mở.
- Dáng này thể hiện sự kín đáo, cẩn trọng nhưng không mất đi vẻ lịch thiệp.
III. QUY TẮC BẮT TAY
Nguyên tắc chung khi bắt tay:
1. Chuẩn bị:
- Tay phải khô, sạch sẽ, không cầm bất kỳ vật gì.
- Đảm bảo tinh thần thân thiện, chuyên nghiệp.
2. Tư thế:
- Đứng thẳng khi bắt tay.
- Giao tiếp bằng mắt, nở nụ cười.
- Khoảng cách phù hợp: khoảng 45cm.
- Đầu thẳng, cơ thể hơi có xu hướng ngả về phía đối phương.
3. Kỹ thuật bắt tay:
- Đưa tay phải lên phía trước.
- Tiến chân phải lên trước bên trái khoảng 5cm để tạo sự ổn định.
- Khi kẽ ngón cái và trỏ chạm nhau, nắm lòng bàn tay đối phương và lắc từ 1 đến 2 lần.
- Sử dụng lực từ cùi chỏ, không dùng cổ tay hay vai.
- Lực bắt tay vừa phải, không quá mạnh hoặc quá lỏng.
Lưu ý nguyên tắc bắt tay với tùy đối tượng:
- Đối với khách hàng:
- Chủ động đưa tay ra trước, thể hiện sự chuyên nghiệp, thân thiện.
- Nụ cười và giao tiếp bằng mắt rất quan trọng.
- Đối với cấp trên: Chủ động bắt tay nhưng giữ tư thế hơi cúi nhẹ, thể hiện sự tôn trọng và khiêm tốn.
- Khi ở vị trí cao hơn: Đứng thẳng khi nhận bắt tay, thể hiện sự uy quyền và chuyên nghiệp.
MẸO NHỎ: Nhìn vào mắt đối phương đủ lâu để ghi nhận màu mắt. Đây là cách giao tiếp phi ngôn ngữ hiệu quả, thể hiện sự tự tin và tập trung.
IV. TRAO & NHẬN TÀI LIỆU
1. Chuẩn bị trước khi gặp khách hàng
- Kiểm tra tài liệu kỹ lưỡng: Đảm bảo tài liệu đầy đủ, sạch sẽ, không bị nhăn, gấp góc hoặc lem mực.
- Sắp xếp gọn gàng: Tài liệu nên được đặt trong một kẹp file, bìa cứng hoặc túi đựng chuyên dụng.
- Lên kế hoạch rõ ràng: Biết trước nội dung sẽ trình bày và tài liệu nào cần đưa cho người nhận.
2. Khi trao tài liệu
- Tư thế: Đứng thẳng, cơ thể hơi nghiêng nhẹ về phía khách hàng, giữ phong thái tự tin.
- Hai tay đưa tài liệu: Luôn trao tài liệu bằng hai tay, tay cầm chắc chắn để tránh rơi rớt, thể hiện sự tôn trọng.
- Hướng tài liệu đúng chiều: Để mặt chính của tài liệu nên hướng lên phía trên, Đảm bảo người nhận nhận được tài liệu theo đúng hướng để họ dễ dàng đọc (Một số trường hợp chủ đích muốn người nhận xem thông tin nào cần show tài liệu ở thông tin đó)
- Lời nói kèm hành động:
- Dùng từ ngữ lịch sự như: "Dạ, đây là tài liệu mà tôi đã chuẩn bị cho anh/chị.", "Mời anh/chị tham khảo."
- Nếu có phần quan trọng, hãy chỉ dẫn ngắn gọn: "Phần thông tin trọng yếu nằm ở trang này, anh/chị có thể xem qua."
3. Khi nhận tài liệu từ khách hàng
- Nhận bằng hai tay: Tương tự, luôn nhận tài liệu bằng hai tay, kèm theo một nụ cười nhẹ.
- Cảm ơn: Dùng lời cảm ơn lịch sự, ví dụ: "Cảm ơn anh/chị, tôi sẽ xem kỹ tài liệu này." và xác nhận lại các tài liệu đã nhận từ khách hàng.
- Xử lý cẩn thận: Đặt tài liệu vào kẹp hoặc túi chuyên dụng ngay, tránh cầm lâu gây mất tự nhiên.
4. Tác phong chung
- Giao tiếp bằng mắt: Duy trì giao tiếp bằng mắt khi trao nhận tài liệu để thể hiện sự chú ý và tôn trọng.
- Nụ cười nhẹ: Giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và dễ chịu.
- Phong thái chuyên nghiệp: Không cầm quá nhiều đồ trên tay khi trao tài liệu. Nếu cần, chuẩn bị một cặp hoặc túi gọn gàng để giữ phong cách chuyên nghiệp.
5. Lưu ý khi gặp khách hàng quốc tế
- Tìm hiểu văn hóa của họ: Ví dụ, ở Nhật Bản, việc trao nhận tài liệu bằng hai tay là điều bắt buộc. Kèm theo đó là một cái cúi đầu nhẹ.
- Luôn có phiên bản tài liệu song ngữ nếu cần thiết.
V. ỨNG DỤNG NỤ CƯỜI TRONG GIAO TIẾP
Nụ cười chính là trang sức trong giao tiếp, không chỉ là biểu tượng của sự thân thiện mà còn giúp bạn tạo ấn tượng tốt ngay từ lần gặp đầu tiên. Trong giao tiếp với khách hàng, nụ cười là chìa khóa xây dựng niềm tin, thúc đẩy cảm xúc tích cực và tăng sự tự tin trong các cuộc trò chuyện. Một nụ cười chân thành đúng lúc có thể tạo nên sự khác biệt lớn trong việc chinh phục khách hàng.
Hướng dẫn cách để có 1 nụ cười đẹp
- Bước 1: Dùng đũa ăn diện tích nhỏ, cắn giữa 2 hàm răng và sau 2 răng cửa
- Bước 2: Khóe miệng cười hướng lên trên, chỉ lộ hàm răng trên khi cười
- Bước 3: Hai gò má giữ nguyên, không nhăn mắt khi cười
Kết hợp nụ cười cùng với ánh mắt – Bí quyết tạo thiện cảm trong giao tiếp
Cười bằng ánh mắt không chỉ dừng lại ở việc mỉm cười mà còn là cách ánh mắt thể hiện sự ấm áp, chân thành. Khi nụ cười và ánh mắt đồng điệu, bạn sẽ tạo được cảm giác gần gũi, đáng tin cậy hơn trong giao tiếp.
Cách kết hợp nụ cười và ánh mắt hiệu quả:
- Tập trung ánh nhìn: Khi mỉm cười, hãy nhìn trực tiếp vào mắt người đối diện một cách nhẹ nhàng, không quá chằm chằm. Điều này giúp họ cảm nhận được sự quan tâm.
- Thể hiện cảm xúc qua ánh mắt: Một ánh mắt ấm áp, tự nhiên kết hợp với nụ cười sẽ khiến người khác cảm nhận được sự chân thành từ bạn.
- Đừng chỉ mỉm cười bằng miệng: Nụ cười chỉ bằng môi dễ tạo cảm giác giả tạo. Khi ánh mắt cùng cười (hay còn gọi là Duchenne Smile), cơ mắt sẽ hơi nhíu lại, làm nụ cười trở nên chân thật hơn.
- Duy trì ánh nhìn phù hợp: Hãy cân đối thời gian giao tiếp bằng mắt – quá ít sẽ khiến bạn trông thiếu tự tin, còn quá lâu có thể tạo sự khó xử
MỘT SỐ HÌNH ẢNH CÁC CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO "TÁC PHONG DIỆN MẠO CHUYÊN NGHIỆP" CỦA HRD ACADEMY
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
HRD Academy - Đơn vị số 1 đào tạo năng lực làm việc hiệu quả trong Doanh nghiệp.
Liên hệ ngay với Học viện Quản trị HRD Academy để nhận được các tư vấn các chương trình đào tạo phù hợp với đặc thù kinh doanh:
Offline: https://daotaoinhouse.hrd.com.vn/
LiveLearning: https://livelearning.hrd.com.vn/
Các lớp học triển khai thường xuyên tại doanh nghiệp: https://hrd.com.vn/video-hinh-anh
_ _ _ _ _ _ _ _ _ _
HRD ACADEMY - TỐI ƯU NĂNG LỰC TỔ CHỨC
Hotline: 097 345 2082 (VP Hà Nội) /036 423 6082 (VP TP HCM)
Email: hrdacademy@hrd.com.vn
Website: https://hrd.com.vn/
Facebook: https://www.facebook.com/hrd.com.vn/