1. Xác định mục tiêu và những việc cần ưu tiên
Thật khó để ra quyết định khi bạn chưa xác định rõ ràng về mục tiêu, giá trị và những việc cần làm trước. Vì thế, để có cơ sở cụ thể, chúng ta cần viết chúng thành một bản tổng hợp. Việc quản lý thời gian hiệu quả yêu cầu bạn phải nhận thức được mình cần dành bao nhiêu thời gian cho mỗi việc.
2. Lập danh sách những việc cần làm và thêm những việc thường làm
Việc này nghe quá có vẻ như sẽ trở thành gánh nặng, nhưng đây sẽ là những lý do để bạn làm nó ngay lập tức:
✔ Tiết lộ những hoạt động chưa hiệu quả
✔ Giúp tạo ra bức tranh tổng quan về khối lượng công việc hiện tại
✔ Giúp xác định những công việc mà bạn cần thêm vào trong lịch trình của mình
Việc ghi thành một bản danh sách là điều cần thiết bởi bộ não của bạn sẽ không thể vận hành tốt khi phải đồng thời ghi nhớ quá nhiều thứ.
3. Áp dụng Ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một trong những công cụ phổ biến nhất để thiết lập những công việc ưu tiên. Bước đầu tiên, bạn cần phân chia tất cả các nhiệm vụ thành một trong bốn thể loại:
✔ Khẩn cấp và quan trọng (việc cần phải được làm ngay lập tức)
✔ Quan trọng nhưng không khẩn cấp (công việc sẽ cần được lên lịch trình để làm sau)
✔ Khẩn cấp nhưng không quan trọng (công việc được giao cho người khác hoặc để máy làm tự động)
✔ Không khẩn cấp và không quan trọng (làm cuối cùng hoặc không cần làm)
4. Lập một bản kế hoạch ưu tiên
Bạn đã có tất cả thông tin cần thiết để lập một kế hoạch chi tiết. Hãy thiết lập một biểu lịch trống, bạn có thể dùng giấy, các form làm sẵn hoặc ứng dụng các công cụ công nghệ khác (như Google Sheet hay Trello)
-
Sắp xếp thời gian, luôn để các việc ưu tiên lên đầu danh sách
-
Sắp xếp các công việc cần nhiều thời gian và cần đầu tư chất xám nhất trong khoảng thời gian có mức năng lượng cao nhất
-
Điền vào lịch trình trống những công việc ít ưu tiên hơn
-
Loại bỏ những công việc ít ưu tiên nhất hoặc ghép chúng lại với nhau để xử lý sau.
5. Theo sát kế hoạch
Mục đích của việc lập kế hoạch là để bạn có thể ra quyết định một cách tự tin và dồn các nguồn lực tốt nhất vào các công việc có thứ tự ưu tiên cao nhất. Điều này không có nghĩa bạn không được linh hoạt thay đổi, đặc biệt là khi mới bắt đầu. Tuy nhiên, trong dài hạn, hãy theo sát kế hoạch.
Chương trình đào tạo: "Quản lý thời gian và nghệ thuật cân bằng Cuộc sống - Công việc"
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại.