Bí quyết đào tạo để khuyến khích nhân viên phát triển

Vai trò của đào tạo trong việc tạo ra hiệu quả hoạt động

Các tổ chức đầu tư cho những chương trình đào tạo nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên. Đào tạo có thể là về nhận thức chung (ví dụ như an toàn lao động hoặc chống quấy rối tình dục) hoặc về các nhiệm vụ hay công việc cụ thể. Người giám sát cần hiểu rõ các yếu tố quyết định kết quả hoạt động để thiết kế chương trình đào tạo liên quan đến công việc. Người giám sát làm việc hiệu quả là người có thể chỉ ra rằng, kết quả hoạt động kém có phải bắt nguồn từ việc thiếu khả năng hay không, bằng cách xem xét mức độ khó khăn của nhiệm vụ được giao, mức độ năng lực đã biết của nhân viên, mức độ nỗ lực của nhân viên, và mức độ nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân viên sau một thời gian.

Các yếu tố quyết định kết quả hoạt động công việc gồm có:

• Hiệu quả hoạt động = Khả năng x Động cơ (Nỗ lực)

• Khả năng = Kỹ năng của bản thân x Đào tạo x Nguồn lực

• Động cơ = Mong muốn x Cam kết

Dấu nhân (x) trong các công thức trên nhấn mạnh rằng tất cả các thành tố đều cần thiết. Kết quả hoạt động là sản phẩm của khả năng nhân với động cơ. Khả năng là kết quả của kỹ năng nhân với đào tạo và nguồn lực. Kỹ năng của bản thân nghĩa là các kỹ năng và năng lực mà một nhân viên cống hiến cho công việc. Đào tạo có thể nâng cao phần lớn các kỹ năng vốn có và cải tiến kết quả hoạt động của nhân viên. Cần tiến hành đánh giá khả năng trong quá trình thích ứng với công việc, bằng cách đánh giá sơ bộ các ứng viên theo các yêu cầu kỹ năng cần thiết cho công việc. Khả năng thấp thường gắn liền với các nhiệm vụ rất khó khăn, khả năng cá nhân nói chung hạn chế, không có dấu hiệu nỗ lực tích cực và không có sự tiến triển theo thời gian. Các nhân viên cần được cung cấp các nguồn lực kỹ thuật và nhân lực để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao. Động cơ được biểu hiện bằng mong muốn và cam kết của nhân viên và được chứng minh bằng nỗ lực.

Biện pháp để khắc phục sự thiếu khả năng là đào tạo. Khi tỷ lệ tai nạn lao động tăng cao, mức độ thương vong nghiêm trọng hơn, hoặc khi kết quả hoạt động giảm sút là lúc cần phải đào tạo lại. Đào tạo lại gồm có đào tạo thêm hoặc đào tạo liên quan đến công việc. Mục đích chính của việc đào tạo lại là khắc phục những hạn chế hiện tại khiến cho nhân viên đạt kết quả công việc thấp hơn mức mong muốn.

Xem thêm: Nghệ thuật lãnh đạo muôn thuở từ 3 vị tướng tài ba trong "Tam quốc diễn nghĩa"

Đào tạo đa dạng

Người giám sát cần phải hiểu rõ, tiếp xúc và tạo động cơ thúc đẩy những nhân viên gốc người nước ngoài hoặc những người vẫn giữ bản sắc dân tộc mạnh mẽ. Người giám sát cần biết và tôn trọng các điểm khác biệt về văn hóa, giải thích hành vi một cách chính xác,và sử dụng các kỹ thuật cụ thể để tạo động cơ. Đào tạo so sánh giữa các nền văn hóa sẽ giúp các nhân viên người nước ngoài chuẩn bị tốt cho những nhiệm vụ công việc trên phạm vi toàn cầu. Người nước ngoài làm việc tại một quốc gia khác không phải là đất nước quê hương họ. Do đó, đào tạo cần có những hướng dẫn để nhận thức văn hóa và ngôn ngữ.

Tính hiệu quả trong vai trò giám sát có liên quan đến khả năng của một người trong việc quản lý những người khác mình. Đào tạo đa dạng cần xóa bỏ các giá trị, các mẫu người, và các thông lệ quản lý gây trở ngại cho sự phát triển cá nhân của nhân viên, và qua đó, cho phép nhân viên đóng góp cho các mục đích của tổ chức bất kể họ thuộc chủng tộc, định hướng giới tính và tôn giáo nào và có nền tảng văn hóa nào. Người giám sát muốn sử dụng một cách hiệu quả tất cả các nguồn lực trong quỹ nhân sự của tổ chức. “Sự đa dạng giữa các cá nhân không chỉ bao gồm những điểm khác biệt hiển nhiên như tuổi tác, giới, chủng tộc, và văn hóa, mà còn thể hiện ở những khía cạnh khó thấy hơn như phong cách làm việc, phong cách sống, các giá trị, niềm tin, đặc điểm thể chất, bối cảnh xã hội và kinh tế."

Xây dựng chương trình đào tạo

Để thành công, chương trình đào tạo cần phải phù hợp với các giá trị, mục đích và mục tiêu của tổ chức. Người giám sát có thể xây dựng một chương trình đào tạo có hiệu quả bằng cách đánh giá nhu cầu đào tạo và thiết kế chương trình đào tạo đáp ứng những nhu cầu đó. Nếu có khoảng trống giữa nhu cầu với những gì mà nhân viên có thể làm thì đào tạo cần phải lấp đầy khoảng trống đó.

Xác định các nhu cầu đào tạo. Xác định xem nhân viên được trông chờ sẽ làm gì. Nguồn thông tin đầu tiên có thể sử dụng là kết quả phân tích công việc. Quyết định xem ai cần được đào tạo bằng cách đặt câu hỏi với bản thân các nhân viên. Xác định xem nhân viên đã biết hay chưa. Đánh giá nhu cầu sẽ giúp xác định nội dung và mục tiêu đào tạo.

Xác định mục tiêu. Ngay khi xác định được các nhu cầu đào tạo của nhân viên, người giám sát cần chuẩn bị các mục tiêu đào tạo. Thông qua lập kế hoạch, người giám sát sẽ xác định mức độ kết quả hoạt động có thể chấp nhận được và cụ thể hóa các mục tiêu. Nhân viên cần phải hiểu điều gì là cần thiết để đáp ứng các mong đợi của người giám sát. Các mục tiêu và mong đợi cần được xác định trên cơ sở hợp tác.

Các mục tiêu giảng dạy, nếu được tuyên bố rõ ràng, sẽ cho nhân viên hiểu họ cần biết những gì, cần làm gì, cần làm theo cách khác hoặc tốt hơn, hay dừng lại không làm nữa. Xác định rõ ràng các mục tiêu sẽ giúp người giám sát đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu. Các mục tiêu rõ ràng và có thể định lượng cần được suy xét kỹ lưỡng trước khi bắt đầu đào tạo. Để một mục tiêu có hiệu quả, cần phải xác định càng chính xác càng tốt những gì nhân viên sẽ làm để chứng minh rằng họ đã tìm hiểu mục tiêu, hoặc để chứng minh rằng mục tiêu đã được hoàn thành. Các mục tiêu cần mô tả những điều kiện quan trọng, trong đó cá nhân sẽ chứng minh năng lực của mình và xác định điều gì tạo nên một kết quả hoạt động được chấp nhận. Bằng ngôn từ cụ thể và hướng về hành động, các mục tiêu đào tạo cần mô tả những kiến thức, thông lệ hoặc kỹ năng mong muốn và các hành vi có thể quan sát được. Ví dụ như, thay vì tuyên bố mục tiêu đào tạo là “Nhân viên sẽ hiểu rõ các yếu tố rủi ro liên quan đến việc nâng vác hàng”, nên nói: "Nhân viên sẽ trình bày đúng về quy trình nâng vác hàng”. Các mục tiêu có hiệu quả nhất nếu được biểu hiện bằng các ngôn từ đầy đủ chi tiết mà những người có năng lực có thể nhận ra khi nào cần biểu lộ những kiến thức hoặc hành vi mong muốn.

Lựa chọn các phương án, phương pháp và tài liệu đào tạo. Các phương án đào tạo gồm có đào tạo tại chỗ, đào tạo tại trung tâm đào tạo của doanh nghiệp, đào tạo tại trường đại học, đào tạo tại phòng họp khách sạn, hoặc đào tạo thông qua các hội thảo, hội nghị hoặc thảo luận chuyên môn. Khi lựa chọn các phương án, phương pháp và tài liệu đào tạo, cần xem xét loại hình công việc, năng lực học tập của nhân viên, và thời hạn nhiệm vụ hoặc công việc. Các phương pháp đào tạo gồm có đào tạo trong công việc, luân chuyển công việc, đào tạo trên máy (hướng dẫn trên máy tính, băng video, mô phỏng thực tế), đào tạo từ đầu đến cuối trong đó mô phỏng môi trường công việc và sử dụng thiết bị và công cụ thực trong khuôn khổ phòng thí nghiệm, đóng vai, thuyết trình, và trình diễn. Tài liệu đào tạo gồm có tài liệu phát tay, tranh khổ lớn, sổ tay hướng dẫn hoạt động, các bài báo đã đăng, bài giảng soạn để chiếu lên màn hình, ảnh minh họa, phim, sổ tay hướng dẫn, sách, đề cương và sơ đồ.

Đảm bảo đào tạo có hiệu quả. Để đào tạo có hiệu quả, nhân viên cần được thuyết phục rằng đào tạo có ý nghĩa quan trọng với họ. Giải thích các mục đích của đào tạo. Tổ chức đào tạo phù hợp với nơi làm việc. Đảm bảo nội dung đào tạo đơn giản nhưng vẫn đầy đủ. Tóm tắt những điểm và mục tiêu chính của đào tạo.

Xem thêm: Những triết lý lãnh đạo được đúc kết qua câu chuyện của "thầy trò Đường Tăng"

Sự tham gia của nhân viên là điều kiện thiết yếu với bất kỳ chương trình đào tạo nào. Người giám sát có thể khuyến khích sự tham gia. Thiết lập quan hệ với từng người trong số tất cả các nhân viên tham gia đào tạo. Khuyến khích họ thảo luận và đặt câu hỏi bằng cách tạo ra một môi trường giao tiếp cởi mở, khuyến khích sự tham gia. Hỏi các nhân viên xem họ có ý kiến hay kiến nghị về các vấn đề đào tạo không. Nhắc lại những điểm chính và yêu cầu các nhân viên giải thích hoặc trình bày lại những nội dung đã được trình bày để củng cố thông tin đồng thời chỉ ra các khoảng trống trong hiểu biết của nhân viên. Nếu đào tạo có hiệu quả, nhân viên sẽ có thể chứng minh họ có đủ kỹ năng và kiến thức để thực hiện nhiệm vụ.

Đánh giá đào tạo 

Để một chương trình đào tạo đạt được thành công, cần đánh giá đào tạo theo định kỳ. Đào tạo cần được đánh giá lại bất kỳ khi nào tổ chức trang bị các thiết bị, công cụ hoặc kỹ thuật mới, và khi có nhân viên mới vào làm ở công ty, hoặc các nhân viên cũ được phân công nhiệm vụ mới. Người giám sát cần đánh giá đào tạo để xác định xem có lĩnh vực nào phát sinh vấn đề hay không, quyết định loại hình đào tạo cần thiết tiếp theo, và thời gian cần tiến hành đào tạo. Khi đánh giá, cần xem xét mức độ phức tạp của công việc sẽ là nội dung đào tạo. Ví dụ như, một công việc có mức độ phức tạp cao có thể cần đào tạo thường xuyên hơn. Ngoài ra, cũng phải xét đến khoảng thời gian từ khi đánh giá đào tạo lần cuối. Mỗi năm cần đánh giá hiệu quả đào tạo ít nhất một lần.

Tham khảo ngay Bộ chương trình chuẩn phát triển Năng lực đội ngũ

Tham khảo khóa đào tạo “Hệ thống BSC - KPIs: Từ chiến lược đến quản trị hiệu quả công việc"

Nguồn: Internet

Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY 

 

Hotline: 097 345 2082