Những lầm tưởng về hiệu quả công việc
Làm việc nhiều giờ đồng nghĩa với hiệu quả cao: Nhiều người cho rằng làm việc nhiều giờ liền sẽ giúp họ hoàn thành nhiều việc hơn và do đó hiệu quả hơn. Tuy nhiên, sự thật là hiệu quả công việc sẽ giảm dần sau một khoảng thời gian nhất định do sự mệt mỏi, mất tập trung và giảm khả năng sáng tạo. Thay vào đó, hãy tập trung vào việc làm việc thông minh, sắp xếp thời gian hợp lý và nghỉ ngơi đầy đủ để đạt được hiệu quả cao nhất.
Đa nhiệm giúp tăng hiệu quả: Đa nhiệm tưởng chừng như giúp bạn hoàn thành nhiều việc cùng lúc, tuy nhiên nó lại khiến não bộ phải liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, dẫn đến giảm khả năng tập trung, dễ mắc sai sót và tăng nguy cơ căng thẳng. Thay vào đó, hãy tập trung hoàn thành từng công việc một cách trọn vẹn, bạn sẽ đạt được hiệu quả cao hơn và giảm thiểu sai sót.
Luôn bận rộn là dấu hiệu của hiệu quả: Một số người cho rằng việc luôn bận rộn với công việc thể hiện họ là người chăm chỉ và hiệu quả. Tuy nhiên, bận rộn không đồng nghĩa với hiệu quả. Thay vì tập trung vào việc làm nhiều việc, hãy tập trung vào những việc quan trọng và mang lại giá trị cao nhất.
Chỉ cần hoàn thành công việc đúng hạn là hiệu quả: Hiệu quả công việc không chỉ đơn thuần là hoàn thành công việc đúng hạn mà còn bao gồm chất lượng công việc, mức độ sáng tạo và sự hài lòng của khách hàng. Hãy tập trung vào việc hoàn thành công việc một cách tốt nhất để đạt được hiệu quả cao nhất.
Hiểu đúng về làm việc hiệu quả
Làm việc hiệu quả là một khái niệm rộng và có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Nhìn chung, làm việc hiệu quả có thể được hiểu tóm tắt là: Hoàn thành mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng, chính xác và sử dụng nguồn lực một cách tối ưu.
Về bản chất, nâng cao hiệu quả tại nơi làm việc là làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn. Tìm ra cách làm việc hiệu quả có thể cải thiện năng suất, tăng trưởng và lợi nhuận với cùng nguồn lực.
Để đạt được điều này, cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố, bao gồm:
- Kỹ năng quản lý thời gian: Sắp xếp và sử dụng thời gian một cách hợp lý để hoàn thành công việc đúng hạn.
- Kỹ năng tổ chức: Sắp xếp công việc một cách khoa học, logic để dễ dàng theo dõi và quản lý.
- Kỹ năng tập trung: Tập trung cao độ vào công việc, tránh xao nhãng để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
- Kỹ năng ưu tiên: Xác định mức độ quan trọng của các công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên để hoàn thành những công việc quan trọng trước.
- Kỹ năng sử dụng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp để tối ưu hóa hiệu quả công việc.
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, cấp trên và khách hàng để đảm bảo công việc được thực hiện suôn sẻ.
- Sức khỏe: Giữ gìn sức khỏe tốt để có đủ năng lượng và tinh thần để làm việc hiệu quả.
Một số chiến lược hiệu quả để cải thiện năng suất làm việc
1. Quản lý năng lượng của bạn, không chỉ thời gian
Nhiều người thường tập trung vào việc quản lý thời gian để nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, quản lý thời gian chỉ là một phần của bức tranh toàn cảnh. Để đạt được hiệu quả cao nhất, chúng ta cần hiểu và quản lý năng lượng của bản thân một cách hiệu quả.
Năng lượng ở đây bao gồm năng lượng thể chất, tinh thần và cảm xúc. Khi bạn có đầy đủ năng lượng, bạn sẽ có thể tập trung tốt hơn, sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn. Ngược lại, khi bạn thiếu năng lượng, bạn sẽ dễ cảm thấy mệt mỏi, cáu kỉnh và khó có thể hoàn thành tốt công việc.
Dưới đây là một số lợi ích của việc quản lý năng lượng:
- Tăng hiệu quả công việc: Khi bạn có đầy đủ năng lượng, bạn sẽ có thể tập trung tốt hơn, tư duy sáng tạo hơn và làm việc hiệu quả hơn.
- Giảm stress: Khi bạn biết cách quản lý năng lượng của bản thân, bạn sẽ có thể kiểm soát tốt hơn mức độ stress và tránh được những cảm xúc tiêu cực.
- Cải thiện sức khỏe: Việc quản lý năng lượng bao gồm việc chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần, do đó sẽ giúp bạn cải thiện sức khỏe tổng thể.
- Tăng cường sự hài lòng trong cuộc sống: Khi bạn có đầy đủ năng lượng, bạn sẽ có thể tận hưởng cuộc sống một cách trọn vẹn hơn và cảm thấy hài lòng hơn với bản thân.
Vậy làm thế nào để quản lý năng lượng hiệu quả? Dưới đây là một số mẹo hữu ích:
- Lắng nghe cơ thể của bạn: Hãy chú ý đến những dấu hiệu cho thấy bạn đang thiếu năng lượng, chẳng hạn như cảm thấy mệt mỏi, cáu kỉnh hoặc khó tập trung. Khi bạn nhận ra những dấu hiệu này, hãy dành thời gian để nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng.
- Chăm sóc sức khỏe thể chất: Ăn uống đầy đủ dinh dưỡng, ngủ đủ giấc và tập thể dục thường xuyên là những yếu tố quan trọng để duy trì năng lượng dồi dào.
-Chăm sóc sức khỏe tinh thần: dành thời gian cho những hoạt động bạn yêu thích, thiền định hoặc tập yoga để thư giãn tinh thần và giảm stress.
- Sắp xếp công việc khoa học: Lập kế hoạch cho công việc của bạn và ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất. Chia nhỏ những công việc lớn thành những công việc nhỏ hơn để dễ dàng quản lý.
- Hạn chế xao nhãng: Tắt thông báo điện thoại và email khi bạn đang tập trung làm việc. Tìm một nơi yên tĩnh để làm việc và tránh những yếu tố có thể khiến bạn xao nhãng.
- Nghỉ ngơi thường xuyên: Đừng cố gắng làm việc liên tục trong nhiều giờ liền. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi ngắn sau mỗi 60-90 phút làm việc để nạp lại năng lượng.
- Delegate: Nếu có thể, hãy ủy thác một số công việc cho người khác để bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
- Nói "không": Đừng ngại nói "không" với những yêu cầu khiến bạn quá tải. Hãy tập trung vào những công việc mà bạn có thể hoàn thành tốt nhất.
- Khen thưởng bản thân: Hãy tự thưởng cho bản thân sau khi bạn hoàn thành một công việc quan trọng. Điều này sẽ giúp bạn duy trì động lực và năng lượng để tiếp tục làm việc hiệu quả.
2. Xây dựng danh sách việc cần làm trong ngày một cách hiệu quả hơn
Để xây dựng danh sách việc cần làm hiệu quả, bạn cần tập trung vào chất lượng thay vì số lượng. Thay vì liệt kê một loạt các công việc dài, hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và mang lại giá trị cao.
Bước 1. Xác định mục tiêu rõ ràng:
- Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu bạn muốn đạt được trong ngày. Mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể thì việc xây dựng danh sách việc cần làm càng hiệu quả.
- Chia nhỏ mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
- Ví dụ: Thay vì mục tiêu "hoàn thành dự án", hãy chia nhỏ thành các mục tiêu nhỏ hơn như "hoàn thành phần 1 của dự án", "hoàn thành phần 2 của dự án", v.v.
Bước 2. Ưu tiên nhiệm vụ:
- Không phải tất cả các nhiệm vụ đều có giá trị như nhau. Hãy dành thời gian để đánh giá mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.
- Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại nhiệm vụ thành 4 nhóm: Quan trọng & Khẩn cấp, Quan trọng & Không Khẩn cấp, Khẩn cấp & Không Quan trọng, Không Quan trọng & Không Khẩn cấp.
- Tập trung vào hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước, sau đó mới đến những nhiệm vụ ít quan trọng hơn.
Bước 3. Loại bỏ những công việc không cần thiết:
- Hãy dành thời gian để đánh giá xem những công việc nào thực sự cần thiết và những công việc nào có thể loại bỏ.
- Loại bỏ những công việc không mang lại giá trị, tốn thời gian hoặc không liên quan đến mục tiêu của bạn.
- Hãy tự hỏi bản thân: "Nếu tôi không làm việc này, liệu có ảnh hưởng gì không?". Nếu câu trả lời là "không", thì hãy loại bỏ nó khỏi danh sách.
Bước 4. Chia nhỏ công việc lớn:
- Những công việc lớn thường khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và dễ trì hoãn. Hãy chia nhỏ những công việc lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
- Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng bắt đầu hơn và có động lực để hoàn thành công việc.
- Ví dụ: Thay vì "viết báo cáo", hãy chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn như "nghiên cứu tài liệu", "phác thảo nội dung", "viết bài viết", v.v.
Bước 5. Ước lượng thời gian thực tế:
- Khi bạn đã chia nhỏ công việc thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, hãy dành thời gian để ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
- Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch thời gian một cách hiệu quả và tránh bị quá tải công việc.
- Hãy cẩn thận khi ước lượng thời gian, đừng đánh giá thấp thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ.
Bước 6. Sử dụng công cụ phù hợp:
- Có rất nhiều công cụ có thể giúp bạn xây dựng và quản lý danh sách việc cần làm hiệu quả.
- Bạn có thể sử dụng sổ tay, ứng dụng ghi chú trên điện thoại hoặc máy tính, phần mềm quản lý dự án, v.v.
- Lựa chọn công cụ phù hợp với sở thích và phong cách làm việc của bạn.
Bước 7. Cập nhật danh sách thường xuyên:
- Danh sách việc cần làm không phải là một văn bản cố định, mà là một công cụ linh hoạt để giúp bạn quản lý công việc của mình.
- Hãy cập nhật danh sách thường xuyên để phản ánh những thay đổi trong công việc của bạn.
- Loại bỏ những nhiệm vụ đã hoàn thành, thêm những nhiệm vụ mới và điều chỉnh thứ tự ưu tiên khi cần thiết.
Bước 8. Theo dõi tiến độ:
- Theo dõi tiến độ của bạn giúp bạn đánh giá hiệu quả công việc và điều chỉnh danh sách việc cần làm khi cần thiết. Việc theo dõi tiến độ cũng giúp bạn duy trì động lực và cảm giác thành công khi hoàn thành các nhiệm vụ.
3. Rèn luyện khả năng tập trung, hạn chế phân tán, làm việc đa nhiệm
Trong thời đại ngày nay, khi chúng ta liên tục bị quá tải bởi thông tin và yếu tố xao nhãng, việc tập trung vào một việc một lúc (single-tasking) có thể trở thành một thách thức. Tuy nhiên, đây là một kỹ năng quan trọng giúp bạn tăng hiệu quả công việc, giảm stress và cải thiện chất lượng cuộc sống.
Lợi ích của việc tập trung vào một việc một lúc:
- Tăng hiệu quả công việc: Khi bạn tập trung vào một việc, bạn có thể hoàn thành nó nhanh chóng và chính xác hơn.
- Giảm stress: Việc đa nhiệm (multitasking) có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và stress. Khi bạn tập trung vào một việc, bạn có thể giảm bớt căng thẳng và lo lắng.
- Cải thiện chất lượng cuộc sống: Khi bạn tập trung vào một việc, bạn có thể tận hưởng nó trọn vẹn hơn và cảm thấy hài lòng hơn với bản thân.
- Tăng khả năng sáng tạo: Khi bạn tập trung vào một việc, bạn có thể dễ dàng suy nghĩ sáng tạo và đưa ra những ý tưởng mới.
- Giảm sai sót: Khi bạn tập trung vào một việc, bạn ít có khả năng mắc sai sót hơn.
Một số cách để bạn rèn luyện khả năng tập trung:
- Xác định mục tiêu: Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu bạn muốn đạt được. Mục tiêu càng rõ ràng, cụ thể thì bạn càng dễ dàng tập trung vào nó.
- Loại bỏ phiền nhiễu: Tắt thông báo điện thoại và email, tìm một nơi yên tĩnh để làm việc và tránh những yếu tố có thể khiến bạn xao nhãng.
- Sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Chia nhỏ công việc thành những khoảng thời gian ngắn (25 phút) và tập trung hoàn toàn vào công việc trong khoảng thời gian đó. Sau mỗi 25 phút, hãy dành 5 phút để nghỉ ngơi.
- Luyện tập thiền: Thiền có thể giúp bạn cải thiện khả năng tập trung và chú ý.
- Ngủ đủ giấc: Khi bạn thiếu ngủ, bạn sẽ khó tập trung hơn. Hãy đảm bảo ngủ đủ 7-8 tiếng mỗi đêm.
4. Thực hiện các nhiệm vụ của bạn theo nhóm
Ngay cả khi bạn chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, việc liên tục chuyển đổi giữa các loại công việc khác nhau – như trả lời email, cập nhật báo cáo, làm việc trên slide thuyết trình, rồi lại trả lời emai,... có thể khiến bạn kiệt sức về tinh thần.
Bạn sử dụng các phần khác nhau của bộ não cho các nhiệm vụ khác nhau, điều này có nghĩa là bạn đang đặt mình vào trạng thái căng thẳng tột độ khi không có cách tiếp cận hệ thống cho công việc của mình.
Hãy thử nhóm các nhiệm vụ của bạn lại với nhau, tức là gom các nhiệm vụ tương tự vào một nhóm và thực hiện tất cả chúng cùng một lúc.
Bạn cũng có thể thử "chặn thời gian", tức là đặt khoảng thời gian cụ thể, cố định để làm một loại nhiệm vụ nhất định (ví dụ: bạn sẽ trả lời email từ 9 giờ sáng đến 10 giờ sáng). Bằng cách nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm căng thẳng và cải thiện năng suất cá nhân.
5. Cải thiện và tinh chỉnh môi trường làm việc
Môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả và tinh thần của bạn. Một môi trường làm việc tích cực, thoải mái sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn, giảm căng thẳng và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Ngược lại, một môi trường làm việc tiêu cực, bừa bộn có thể khiến bạn cảm thấy uể oải, dễ bị xao nhãng và khó hoàn thành mục tiêu.
Dưới đây là một số mẹo để cải thiện môi trường làm việc của bạn:
- Dọn dẹp bàn làm việc của bạn thường xuyên, loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp đồ đạc gọn gàng.
- Sử dụng các khay, giá đỡ và hộp để lưu trữ đồ đạc một cách khoa học.
- Đảm bảo rằng không gian làm việc của bạn có đủ ánh sáng và thông gió tốt.
- Tắt thông báo từ điện thoại, email và mạng xã hội khi bạn cần tập trung cao độ.
- Sử dụng ứng dụng chặn trang web để tránh truy cập các trang web gây xao nhãng.
- Đảm bảo rằng bạn có một chiếc ghế làm việc thoải mái và hỗ trợ tốt cho tư thế của bạn.
- Sử dụng màn hình máy tính có kích thước phù hợp và độ sáng vừa phải.
- Sử dụng bàn phím và chuột phù hợp với kích thước tay của bạn.
- Trang trí không gian làm việc của bạn bằng những hình ảnh, cây cối hoặc vật dụng mang lại cho bạn cảm giác vui vẻ và hứng khởi.Nghe nhạc không lời hoặc âm thanh thiên nhiên để thư giãn và tăng cường sự tập trung.
Tham khảo ngay: Giải pháp cải tiến công việc cho đội ngũ nhân sự
Tránh xa những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất và hiệu quả công việc của bạn
- Thiếu ngủ: Khi bạn thiếu ngủ, bạn sẽ không thể tập trung và hoàn thành công việc tốt nhất. Hãy đảm bảo ngủ đủ 7-8 tiếng mỗi đêm để có đủ năng lượng cho ngày hôm sau.
- Chủ nghĩa cầu toàn: Cố gắng hoàn thành mọi thứ một cách hoàn hảo có thể khiến bạn mất nhiều thời gian và bỏ lỡ deadline. Hãy tập trung vào việc hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể trong thời gian quy định.
- Sự xao nhãng: Mạng xã hội, điện thoại và các thiết bị điện tử khác có thể dễ dàng khiến bạn mất tập trung. Hãy tắt thông báo và cất điện thoại khi bạn cần tập trung cao độ.
- Sự lộn xộn: Một môi trường làm việc lộn xộn có thể khiến bạn khó tập trung và dễ bị phân tâm. Hãy dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp mọi thứ gọn gàng để có một không gian làm việc hiệu quả.
- Nghỉ giải lao quá nhiều: Mặc dù nghỉ giải lao là cần thiết, nhưng nghỉ giải lao quá nhiều có thể khiến bạn mất tập trung và khó quay lại công việc. Hãy cố gắng chỉ nghỉ giải lao ngắn trong ngày và đảm bảo rằng bạn quay lại làm việc sau khi nghỉ.
- Đa nhiệm: Cố gắng làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến bạn giảm năng suất và dễ mắc sai lầm. Hãy tập trung vào việc hoàn thành từng nhiệm vụ một cách tốt nhất trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
- Lên kế hoạch kém: Việc thiếu kế hoạch có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và không biết bắt đầu từ đâu. Hãy dành thời gian để lập kế hoạch cho ngày của bạn và đặt ra các mục tiêu cụ thể.
- Không ưu tiên: Không phải tất cả các nhiệm vụ đều quan trọng như nhau. Hãy học cách ưu tiên các nhiệm vụ của bạn và tập trung vào những việc quan trọng nhất trước.
- Trì hoãn: Trì hoãn là một trong những "kẻ giết năng suất" lớn nhất. Hãy cố gắng bắt đầu công việc ngay khi bạn có thể và tránh trì hoãn đến phút chót.
- Môi trường làm việc không phù hợp: Môi trường làm việc ồn ào hoặc không thoải mái có thể khiến bạn khó tập trung. Hãy cố gắng tạo ra một môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu của bạn.
Tham khảo ngay: Giải pháp cải tiến công việc cho đội ngũ nhân sự
Liên hệ Học viện quản trị HRD Academy ngay hôm nay để xây dựng những chuỗi chương trình đào tạo dành riêng cho doanh nghiệp của bạn
Đào tạo Inhouse cho doanh nghiệp: Đăng ký nhận tư vấn ngay TẠI ĐÂY
Hotline: 097 345 2082
Email: hrdacademy@hrd.com.vn
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY