Là nhà lãnh đạo không thể thiếu kỹ năng ủy thác công việc

Tại sao cần ủy thác công việc?

Sẽ là không thực tế nếu người giám sát cố gắng xử lý trực tiếp tất cả mọi việc trong phòng/ban. Để đáp ứng các mục đích của tổ chức và tập trung vào các mục tiêu, đồng thời đảm bảo hoàn thành tất cả mọi công việc, người giám sát cần giao phó bớt quyền hạn. Ủy thác là quyền chính đáng của người giám sát để chỉ đạo các cấp dưới quyền thực hiện một hành động nào đó trong phạm vi chức vụ của người giám sát. Mở rộng hơn, quyền hạn này (hoặc một phần quyền hạn) có thể được ủy thác cho người khác để sử dụng thay mặt người giám sát. Giao phó quyền hạn là việc cấp trên chính thức nhường bớt quyền hạn của mình cho cấp dưới. Nhân viên có thể được giao phó quyền hành động thay mặt cho người giám sát, tuy nhiên người giám sát vẫn chịu trách nhiệm về kết quả của hành động. Việc giao phó quyền hạn là một quan hệ giữa người này với người khác, và cần dựa trên cơ sở là sự tin cậy và cam kết giữa người giám sát với nhân viên.

Người giám sát cần hỗ trợ việc phát triển nhân viên để làm cho tổ chức lớn mạnh hơn. Người giám sát nên nhường bớt quyền hạn của mình cho cấp dưới để họ có thể đưa ra các quyết định phù hợp nhất trong khả năng của họ. Điều này có nghĩa là người giám sát cho phép cấp dưới tự do mắc sai phạm và học hỏi kinh nghiệm từ những sai phạm đó. Người giám sát sẽ không giám sát quá trình ra quyết định của cấp dưới nhưng cho phép họ có cơ hội để phát triển kỹ năng của mình. Người giám sát để cho cấp dưới biết rằng mình sẵn sàng hỗ trợ nhưng không làm hộ cho cấp dưới tất cả mọi việc. Trong trường hợp này, người giám sát không tin vào quan điểm cho rằng cách tốt nhất để nhân viên học hỏi là bảo cho họ biết phải giải quyết như thế nào; vì như vậy sẽ khiến cho cấp dưới trở nên phụ thuộc vào người giám sát. Thay vào đó, người giám sát tạo cho nhân viên có cơ hội hoàn thành và được khen thưởng về việc đó.

Nguồn lực quý báu nhất của một tổ chức chính là con người. Bằng cách trao quyền cho nhân viên để họ quản lý công việc, thay vì chỉ thực hiện các công việc được giao phó, những người giám sát có thể tự giải phóng mình đồng thời quản lý đạt hiệu quả cao hơn. Đào tạo thành công những cán bộ giám sát trong tương lai có nghĩa là giao phó quyền hạn. Việc này sẽ cung cấp cho nhân viên những kỹ năng cụ thể, kinh nghiệm và sự tự tin để nhân viên tự phát triển và vươn lên những vị trí cao hơn. Giao phó quyền hạn tạo ra các cán bộ quản lý tốt hơn và mức độ hiệu quả cao hơn. Do đó, nỗ lực tập thể phụ thuộc vào việc giao phó quyền hạn, và sẽ thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.

Xem thêm: CEO của 500 Startups: Tất cả người sáng lập thành công đều có hai điểm chung

Trách nhiệm và trách nhiệm giải trình

Quan trọng không kém việc giao phó quyền hạn là việc đảm bảo rằng khi một nhân viên được giao trách nhiệm về một công việc nào đó thì anh ta/cô ta cũng phải được giao quyền hạn ở mức độ cần thiết để thực hiện công việc đó. Như vậy, để giao phó quyền hạn một cách hiệu quả, quyền hạn mà nhân viên được nhận phải tương đương với trách nhiệm được giao. Khi chấp nhận nhiệm vụ được giao, nhân viên đã có nghĩa vụ thực hiện công việc và sử dụng hợp lý quyền hạn được giao. Trách nhiệm là nghĩa vụ thực hiện các nhiệm vụ được giao. Cá nhân nhân viên phải chịu trách nhiệm về mức độ thành thạo của mình trong công việc. Người giám sát chịu trách nhiệm về việc nhân viên thành công hay thất bại, cũng như về các nguồn lực thuộc quyền hạn kiểm soát của mình. Như vậy, trách nhiệm là một phần không thể tách rời khỏi quyền hạn của người giám sát.

Trách nhiệm có hai loại: trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm tập thể. Nhân viên chịu trách nhiệm cá nhân về sự thành thạo trong công việc của mình. Họ chịu trách nhiệm về các hành động của mình. Không ai có thể chuyển giao hay giao phó trách nhiệm cá nhân cho người khác. Khi chấp nhận làm việc trong tổ chức nghĩa là nhân viên đã đảm nhận trách nhiệm cá nhân. Trái lại, trách nhiệm tập thể đề cập đến trách nhiệm giải trình của tập thể đối với tổ chức và liên quan đến việc các phòng/ban hoàn thành công việc của mình đến mức độ nào. Ví dụ như, người giám sát chịu trách nhiệm về tất cả các nhiệm vụ được giao cho phòng/ban mình, dưới sự chỉ đạo của người quản lý.

Khi một người chịu trách nhiệm về một điều gì đó, anh ta/cô ta có trách nhiệm giải trình lên cấp trên về kết quả. Như vậy, trong tổ chức thì trách nhiệm giải trình đi từ dưới lên trên. Tất cả mọi người đều có trách nhiệm giải trình về hành vi cá nhân của mình. Trách nhiệm giải trình nghĩa là trả lời về kết quả của các hành động hoặc sai sót của ai đó. Đây là phân minh khi một người giải trình các hành động của mình và chấp nhận hậu quả, tốt hoặc xấu. Trách nhiệm giải trình xác định nguyên nhân, động cơ và tầm quan trọng của các hành động trong con mắt của những người quản lý cũng như nhân viên. Trách nhiệm giải trình là việc cuối cùng để xây dựng uy tín của một người. Điều quan trọng cần nhớ là trách nhiệm giải trình sẽ đem lại phần thưởng cho những ai có kết quả hoạt động tốt, và ngược lại sẽ là cơ sở để kỷ luật những ai đạt kết quả kém.

Xem thêm: Những bài học lãnh đạo từ những tài lược xuất thần của Tào Tháo

Quy trình giao phó quyền hạn

Quy trình giao phó quyền hạn gồm 5 giai đoạn (1) chuẩn bị, (2) lập kế hoạch, (3) thảo luận, (4) kiểm tra, và (5) đánh giá. Bước đầu tiên trong quy trình giao phó quyền hạn là xác định nên giao cái gì và không nên giao cái gì. Người giám sát cần giao cho cấp dưới những việc mà cấp dưới thực hiện thì sẽ tốt hơn. Các nhiệm vụ ít quan trọng nhất đối với kết quả hoạt động của người giám sát nên được giao cho cấp dưới thực hiện. Bất kỳ nhiệm vụ nào cung cấp kinh nghiệm quý báu cho cấp dưới cũng nên được giao cho họ thực hiện. Ngoài ra, người giám sát cần giao phó cho cấp dưới thực hiện những công việc mà mình không thích nhất. Tuy nhiên, không nên giao cho cấp dưới những việc có thể ảnh hưởng đến yêu cầu bảo mật.

Bước 1: Chuẩn bị

Gồm có việc xác lập các mục tiêu để giao phó quyền hạn, cụ thể hóa nhiệm vụ cần thực hiện và quyết định ai cần hoàn thành nhiệm vụ.

Bước 2: Lập kế hoạch

Lập kế hoạch là gặp gỡ, làm việc với cán bộ cấp dưới được lựa chọn để mô tả nhiệm vụ và yêu cầu cấp dưới lập ra một kế hoạch hành động. Như Andrew Carnegie đã từng nói “bí quyết thành công không phải ở chỗ mình tự làm lấy công việc mà là ở chỗ mình tìm ra được người phù hợp để làm công việc đó”. Sự tin cậy giữa người giám sát và nhân viên để hai phía cùng thực hiện cam kết là điều quan trọng nhất.

Bước 3: Thảo luận

Thảo luận gồm có rà soát các mục tiêu của nhiệm vụ cũng như kế hoạch hành động của cấp dưới, xem xét các trở ngại tiềm ẩn và cách thức để ngăn ngừa hoặc xử lý trở ngại. Người giám sát cần làm rõ và lấy ý kiến phản hồi về mức độ hiểu biết của nhân viên. Cần giải thích rõ về giao phó quyền hạn, bao gồm kết quả mong muốn (là những kết quả gì, thay vì chỉ nói đến việc đạt kết quả như thế nào), hướng dẫn, các nguồn lực hiện có, và hậu quả/kết quả (tốt và xấu). Giao phó quyền hạn cũng tương tự như việc người giám sát và nhân viên ký hợp đồng với nhau về cách thức và thời hạn để hoàn thành công việc. Các tiêu chuẩn và thời hạn sẽ được thảo luận và thống nhất. Nhân viên cần biết chính xác những kỳ vọng của cấp trên và biết rõ nhiệm vụ sẽ được đánh giá như thế nào.

Bước 4: Kiểm tra

Trong bước này, việc ta cần làm là theo dõi tiến độ của việc giao phó quyền hạn và tiến hành điều chỉnh để ứng phó với những vấn đề không lường trước.

Bước 5: Đánh giá

Đây là giai đoạn rất quan trọng, là việc nghiệm thu nhiệm vụ đã hoàn thành và đánh giá nỗ lực của cấp dưới.

Học viên Nhân sự & Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn đang phụ trách công tác Đào tạo tại Doanh nghiệp của mình? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại, thực tiễn. Vui lòng xem chi tiết tại https://hrd.com.vn/bo-chuong-trinh-huan-luyen.

Hotline: 097 345 2082