Rất nhiều người đã thử các cách quản lý thời gian khác nhau, như lập danh sách các việc cần làm hoặc viết ra lịch trình của họ vào ngày hôm trước. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, mọi người thường choáng ngợp trước danh sách công việc ấy và dường như hoàn toàn loại bỏ nó hoặc cuối cùng chỉ hoàn thành "nhiệm vụ dễ dàng hơn" trong khi bỏ qua "những việc quan trọng nhất".
Elon Musk là một trong những người có cách quản lý thời gian vô cùng hiệu quả, ông có thể làm việc lên đến 100 giờ một tuần nhưng vẫn luôn có thể dành thời gian cho sở thích, gia đình và thể dục của mình. Làm sao vị tỉ phú này có thể quản lý thời gian và công việc của mình một cách hiệu quả như vậy?
Thực ra Elon Musk lên kế hoạch của một ngày của mình theo từng quãng thời gian nhất định cho từng công việc nhất định và mọi thứ đều được ông lên kế hoạch từ trước. Phương pháp này có tên Timeboxing và trên thực tế nó được rất nhiều người khác sử dụng để quản lý thời gian hiệu quả.
1. Timeboxing là gì?
Về cơ bản Timeboxing là hành động đặt ra những khoảng thời gian nhất định cho mỗi công việc mà bạn phải làm và thiết lập chúng vào lịch trình làm việc hàng ngày của bạn.
Lợi ích tuyệt vời mà phương pháp này mang lại cho bạn:
- Vì bạn hợp nhất các nhiệm vụ với lịch trình làm việc của mình, bạn sẽ luôn nắm rõ các nhiệm vụ của mình trong ít nhất hai ngày tới hoặc đôi khi hơn thế nữa. Và do đó, bạn có thể quản lý thời gian của bạn tốt hơn nhiều.
- Nếu nhiệm vụ của bạn cần sự cộng tác của đồng nghiệp khác, thì phương pháp này sẽ giúp bạn tổ chức công việc tốt hơn.
- Bạn luôn có một báo cáo riêng cho mình; vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi ngày, bạn sẽ biết chính xác mình đã hoàn thành bao nhiêu công việc.
- Phương pháp này cho phép bạn làm chủ công việc hơn và kiểm soát thời gian của bạn tốt hơn để bạn có thể lập kế hoạch cho cả công việc chính thức và không chính thức tốt hơn.
- Nâng suất của bạn sẽ được cải thiện và phương pháp Timeboxing sẽ tạo cho bạn cảm giác tích cực hơn về nhiệm vụ và thành tích của bạn.
Theo Định luật Parkinson, công việc sẽ luôn mở rộng ra theo tổng thời gian mà bạn dành cho nó. Ví dụ: Nếu bạn đã chỉ định hai phút để viết và gửi email, cuối cùng bạn sẽ gửi email quan trọng đó trong vòng hai phút. Tuy nhiên, nếu bạn có cả ngày để viết email đó thì có thể bạn sẽ mất cả ngày.
Do đó, nếu bạn áp dụng phương pháp Timeboxing, nó sẽ tự động làm cho bạn năng suất hơn.
2. Elon Musk đã áp dụng phương pháp này như thế nào?
Vào mỗi buổi sáng, Elon Musk lập kế hoạch và chỉ định mỗi khoảng thời gian nhất định cho một nhiệm vụ nhất định mà ông ấy cần phải hoàn thành. Phương pháp quản lý thời gian Timeboxing này có thể được sử dụng cho bất kỳ nhiệm vụ nào, từ việc ăn uống, viết email, lên lịch họp hoặc bất cứ điều gì bạn muốn làm vào một ngày cụ thể.
Sau đây là hướng dẫn giúp bạn có thể sử dụng "Timeboxing" để quản lý thời gian của mình:
Chia trang giấy ra làm 2 cột và cột thứ nhất là để ghi lại kế hoạch ban đầu. Sau đó, nếu kế hoạch thay đổi hay có điều gì gián đoạn trong ngày, bạn sẽ xem lại kế hoạch ở cột bên cạnh và sau đó tiếp tục công việc từ thời điểm đó.
Ước lượng thời gian cho từng kế hoạch cụ thể. Bạn cũng nên thiết lập một số khung thời gian ngắn giữa những kế hoạch đã vạch ra để giải quyết những việc xảy ra ngoài kế hoạch. Đôi khi những việc đột xuất bạn phải giải quyết ngay lập tức và có thể nằm trong khung thời gian đã được lên kế hoạch trước cho việc khác. Trong trường hợp như vậy, khung thời gian dự phòng sẽ giải quyết được vấn đề.
Sử dụng phương pháp quản lý thời gian của Elon Musk có thể giúp bạn tăng năng suất và quản lý thời gian của mình tốt hơn nhiều khi bạn luôn có một nhiệm vụ được phân bổ cho mỗi giờ trong ngày của bạn. Bên cạnh đó, áp dụng Timeboxing cũng giúp bạn tạo danh sách nhiệm vụ hàng ngày thực tế hơn đồng thời tránh những mục tiêu không khả thi.
Nguồn: Internet
Chuyển ngữ và biên soạn bởi Học viện quản trị HRD Academy
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY