Áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý dự án như thế nào?

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tất cả doanh nghiệp nói chung đều có phương pháp quản lý sản xuất khác nhau sao cho phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Từ đó mang lại hiệu quả kinh tế tốt nhất cho doanh nghiệp và tạo được sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường, góp phần củng cố và nâng cao vị thế của doanh nghiệp, trong đó Kanban là có thể được coi là một mô hình quản trị riêng, hoặc là một phần của Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing).

1. Kanban là gì? 

Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác, với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ. Chúng ta có thể gọi tên Kanban theo thuật ngữ chuyên môn kinh tế là “Phương pháp quản lý Kanban”. Nguồn gốc của Kanban xuất phát từ công ty Toyota những năm 40 sử dụng trong sản xuất và kỹ thuật. Những công nhân đã dùng thẻ Kanban để nhắc nhở các nhân viên trong quy trình về công việc cần làm và bộ phận lắp ráp trong dây chuyền.

2. Nguyên lý nền tảng và nội dung chính của phương pháp Kanban

Phương pháp Kanban hoạt động dựa trên 5 nguyên lý nền tảng:

  • - Trực quan hóa công việc và luồng công việc

  • - Giới hạn lượng công việc đang làm (Limit WIP)

  • - Cần chú trọng vào luồng công việc

  • - Cần chú trọng vào cải tiến liên tục

  • - Không sản phẩm nào có bất kỳ lỗi nào.

Xét về ứng dụng trong sản xuất, Kanban là công cụ hữu hiệu kiểm soát chặt chẽ dây chuyền sản xuất, có thể chỉ định nguyên liệu và từng công đoạn khác nhau qua màu sắc thể hiện. Ví dụ, Kanban có thể là phiếu đặt hàng khi ở trạm công việc rồi trở thành phiếu vận chuyển ở trạm kế tiếp. Điều quan trọng nhất là mỗi phiếu Kanban cần thể hiện sự liên kết với luồng công việc trước đó, được ghi rõ phải nhận nguyên liệu nào, bộ phận nào, số lượng bao nhiêu từ trạm trước đó.

Để xây dựng phương pháp Kanban đúng chuẩn trong sản xuất thì cần tuân thủ các nguyên tắc như sau:

  • - Chi tiết luôn được truyền từ công đoạn trước đến công đoạn sau.

  • - Khi không nhận được Kanban thì không bắt đầu sản xuất.

  • - Mỗi thùng hàng trong dây chuyền cần chứa một thẻ Kanban ghi rõ: Chi tiết sản phẩm, nơi sản xuất, nơi chuyển đến, số lượng.

  • - Mỗi thùng, mỗi khay hàng cần chứa đúng số lượng chỉ định, không dư hay thiếu.

  • - Không được giao những chi tiết hay phế phẩm cho công đoạn sau.

  • - Khoảng thời gian giữa các lần giao và số lượng Kanban cần được giảm thiểu.

Xem thêm: Tại sao hệ thống Just-In-Time được các nhà sản xuất trên thế giới ưa chuộng?

3. Lợi ích của phương pháp Kanban

Sử dụng được phương pháp Kanban trong kiểm soát sản xuất và quản lý không phải là điều dễ dàng. Nó đòi hỏi nhiều yếu tố quan trọng không phải tổ chức nào cũng đạt được như: cấu trúc hạ tầng xã hội tốt, hệ thống dây chuyền sản xuất đạt kỷ luật lao động cao, hệ thống bảo mật thông tin kỹ thuật đối với các bộ phận vệ tinh. Tuy vậy, nếu đảm bảo được những yếu tố như trên thì phương pháp Kanban sẽ mang lại cho doanh nghiệp và tổ chức những lợi ích vượt trội như:

  • - Tiết kiệm tối đa nguyên liệu và vật tư trong dây chuyền sản xuất.

  • - Đảm bảo độ chính xác khi sản xuất sản phẩm.

  • - Đảm bảo về thời gian, không bị trễ hợp đồng.

  • - Tối ưu phân công lao động nên vòng đời sản phẩm quay nhanh.

  • - Xây dựng môi trường làm việc kỹ luật cao, liên kết khả năng làm việc của các nhân viên trong dây chuyền sản xuất.

  • - Góp phần hình thành văn hóa doanh nghiệp hiện đại, hiệu quả và kỷ luật cao.

  • - Nâng cao hiệu suất làm việc và ý thức công việc của nhân viên.

4. Ứng dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc

Cách tạo Kanban cá nhân – quản lý kiểu Nhật cho cuộc sống

Không chỉ trong hoạt động sản xuất, Kanban còn có tính ứng dụng rất cao trong quản lý công việc hàng ngày. Bảng Kanban bằng giấy nhớ hay sử dụng các ứng dụng Kanban đều có thể giúp bạn tối đa hóa hiệu suất làm việc của mình, tránh tình trạng xử lý chồng chéo công việc. Dưới đây là những bước đơn giản để tạo Kanban dành cho bạn và đội nhóm:

  • Bước 1: Chuẩn bị tấm bảng có thể ghim nam châm và những tờ giấy ghi nhớ có màu sắc khác nhau.

  • Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm” (To do list). Bạn phân loại nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp theo màu sắc giấy khác nhau rồi dán vào cột đầu tiên.

  • Bước 3: Cột thứ hai là cột “Việc đang làm” (work in progress). Đây là cột thể hiện những việc bạn cần làm trong hiện tại. 

  • Bước 4: Cột thứ ba là “Việc đã hoàn thành” (Done list). Bạn sẽ chuyển mỗi nhiệm vụ làm xong trong cột thứ hai sang cột thứ ba rồi tiếp tục lặp lại các bước 2 đến bước 4.

Một số điều cần chú ý khi thực hành phương pháp Kanban cá nhân

Khi sử dụng Kanban để quản lý công việc và dự án, có một số lưu ý để giúp bạn tối ưu hiệu quả của phương pháp này:

  • - Về màu sắc Kanban: Lựa chọn màu sắc khác nhau để liên tưởng đến các công việc khác nhau, thể hiện mức độ khẩn cấp hay ưu tiên (Ví dụ: Màu đỏ là khẩn cấp, màu vàng là ưu tiên thứ hai, màu xanh là bình thường).

  • - Giới hạn mỗi lần 2-3 công việc cần làm trong cột thứ hai (Việc đang làm) để giúp bạn tập trung tốt hơn, không cảm thấy bị áp lực khi làm quá nhiều việc cùng lúc.

  • - Mỗi cuối tuần thì bạn thu gom những tấm giấy ghi nhớ ở cột “Hoàn Thành” để thấy mình làm việc hiệu quả ra sao đồng thời khích lệ ý chí “chiến đấu” của bạn cho tuần tiếp theo.

Khung làm việc Kanban được yêu thích trong rất nhiều ngành nghề bởi mô hình đơn giản giúp cải tiến liên tục. Với rất nhiều lợi ích mà không phải tuân theo quy trình cứng nhắc hay những chỉ dẫn về nhóm chính thức, Kanban có thể tồn tại lâu hơn nhiều khung làm việc khác, giúp bạn giải quyết những căng thẳng gây ra bởi tình trạng đa nhiệm. Đặc biệt, đối với những người quản lý team, quản lý dự án với nhiều task và nhân lực cùng lúc, Kanban càng chứng minh được hiệu quả rõ rệt của nó.

 

Học viên Nhân sự & Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn đang phụ trách công tác Đào tạo tại Doanh nghiệp của mình? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại, thực tiễn. Vui lòng xem chi tiết tại https://hrd.com.vn/bo-chuong-trinh-huan-luyen.

Hotline: 097 345 2082