Giải mã quy trình kiểm soát cho các nhà quản lý

Kiểm soát có liên quan trực tiếp đến việc lập kế hoạch. Kiểm soát quy trình sẽ đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện chính xác. Trong các chức năng của chu trình quản lý, cụ thể là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát, lập kế hoạch đi trước tất cả các chức năng còn lại, và kiểm soát được thực hiện sau cùng.

Kiểm soát là gì?

Kiểm soát là mắt xích cuối cùng trong dây chuyền chức năng của các hoạt động quản lý và làm cho các chức năng của chu trình quản lý trở thành một chu trình đầy đủ. Kiểm soát là quy trình mà thông qua các tiêu chuẩn kết quả hoạt động của nhân viên và các quy trình được thiết lập, phổ biến và áp dụng. Các hệ thống kiểm soát hiệu quả sử dụng các cơ chế để giám sát hoạt động và tiến hành các biện pháp điều chỉnh sai sót, nếu cần thiết. Người giám sát quan sát những gì xảy ra và so sánh với những gì được dự kiến. Người giám sát cần phải sửa chữa các điều kiện chưa đạt tiêu chuẩn để nâng lên mức mong đợi. Các hệ thống kiểm soát hiệu quả sẽ cho phép người giám sát biết việc thực hiện đang diễn ra như thế nào. Kiểm soát sẽ hỗ trợ việc phân giao hoạt động cho nhân viên. Với tư cách là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả hoạt động của nhân viên, người giám sát cần có ý kiến phản hồi kịp thời về hoạt động của nhân viên.

Xem thêm: Ngụ ngôn ngành nhân sự: Con quay và bánh xe

Quy trình kiểm soát

Quy trình kiểm soát là một dòng hoạt động liên tục từ đánh giá đến so sánh và hành động. Có bốn bước trong quy trình kiểm soát: thiết lập các tiêu chuẩn kết quả hoạt động, đánh giá kết quả hoạt động thực tế, so sánh kết quả hoạt động đã đánh giá với các tiêu chuẩn, và tiến hành hoạt động sửa chữa/điều chỉnh.

Bước 1. Thiết lập các tiêu chuẩn kết quả hoạt động

Tiêu chuẩn được tạo ra khi thiết lập các tiêu chí trong quá trình lập kế hoạch. Tiêu chuẩn là bất kỳ hướng dẫn nào được thiết lập làm cơ sở đánh giá. Đây là một tuyên bố rõ ràng và chính xác về các kết quả mong đợi từ một sản phẩm, dịch vụ, thiết bị máy, cá nhân hoặc đơn vị của tổ chức. Tiêu chuẩn thường được biểu đạt bằng số và được xác lập cho các khía cạnh khối lượng, chất lượng và thời gian. Dung sai là sai số cho phép so với tiêu chuẩn. Kết quả mong đợi là gì? Sai số cho phép là bao nhiêu?

Các phương pháp kiểm soát hoạt động sẽ đánh giá mức độ hiệu quả và hiệu suất trong các quy trình chuyển đổi của tổ chức nhằm tạo ra hàng hóa và dịch vụ. Các phương pháp kiểm soát sự chuyển đổi gồm có kiểm soát quy trình thống kê Quản lý chất lượng tổng thể (TQM) và kiểm soát quản lý hàng tồn kho. Kiểm tra quy trình thống kê là việc sử dụng các phương pháp và thủ tục thống kê để xác định xem hoạt động sản xuất có diễn ra chính xác hay không, phát hiện các sai khác, tìm ra và xóa bỏ nguyên nhân. Sơ đồ kiểm soát trình bày kết quả đánh giá theo thời gian và là phương tiện hỗ trợ thị giác để xác định xem một quy trình cụ thể đang diễn ra có nằm trong các giới hạn đã xác định trước hay không. Các biến số của quy trình nằm trong giới hạn cho phép nghĩa là hệ thống vẫn đang được kiểm soát. Các trị số nằm ngoài giới hạn sẽ không được chấp nhận và có nghĩa là hệ thống đang không được kiểm soát. Tăng cường chất lượng thông qua điều chỉnh hoặc thiết kế lại hệ thống sẽ giúp loại bỏ các nguyên nhân phổ biến gây ra thay đổi.

Bước 2. Đánh giá kết quả hoạt động thực tế.

Người giám sát thu thập số liệu để đánh giá kết quả hoạt động thực tế và xác định sự sai khác so với tiêu chuẩn. Số liệu được ghi lại bằng văn bản có thể gồm thẻ bấm giờ, thẻ sản xuất, báo cáo thanh tra, phiếu bán hàng. Các quan sát của cá nhân, báo cáo thống kê, báo cáo miệng và báo cáo viết có thể được sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động. Quản lý bằng cách đi ngó quanh để quan sát nhân viên làm việc sẽ cung cấp các thông tin chưa được sàng lọc, thông tin bao quát, và khả năng xem xét giữa các chuyên môn. Tuy nhiên, nếu xét kỹ thì phương pháp này có thể bị nhân viên hiểu nhầm là sự thiếu tin cậy. Các báo cáo miệng cho phép nhận được ý kiến phản hồi nhanh chóng và bao quát.

Máy tính tạo cho người giám sát điều kiện truy cập trực tiếp vào các số liệu và thông tin theo thời gian thực và chưa bị thay đổi. Trên thực tế, nhiều quy trình hoạt động phụ thuộc vào các hệ thống kiểm soát tự động hoặc kiểm soát dựa vào máy tính. Các đánh giá chung, không liên quan đến riêng cá nhân nào có thể giúp đo lường, tính thời gian và ghi nhận kết quả hoạt động của nhân viên.

Bước 3. So sánh kết quả hoạt động đã đánh giá với các tiêu chuẩn đã thiết lập.

So sánh kết quả với tiêu chuẩn sẽ giúp xác định sự sai khác. Có thể dự kiến một số sai khác có khả năng xảy ra cho tất cả các hoạt động, và cần xác định giới hạn sai khác, tức là sai số được chấp nhận. Quản lý theo ngoại lệ cho phép các hoạt động tiếp tục chừng nào vẫn thuộc giới hạn kiểm soát đã quy định. Sự sai khác hoặc khác biệt vượt quá giới hạn này sẽ là hồi chuông cảnh báo cho người giám sát biết có vấn đề.

Bước 4. Tiến hành hoạt động chấn chỉnh khắc phục.

Người giám sát phải tìm ra nguyên nhân gây nên sự khác biệt so với tiêu chuẩn. Sau đó, người giám sát sẽ tiến hành hoạt động để xóa bỏ hoặc hạn chế tối đa nguyên nhân đó. Nếu nguồn gốc sự sai khác xuất phát từ một thiếu sót trong hoạt động của tổ chức thì người giám sát phải tiến hành ngay biện pháp khắc phục để khôi phục kết quả hoạt động như cũ. Ngoài ra, người giám sát có thể chọn cách tiến hành biện pháp khắc phục cơ bản, nghĩa là xác định nguyên nhân tại sao có sự khác biệt trong kết quả hoạt động và sự khác biệt xảy ra như thế nào, sau đó điều chỉnh nguồn gốc gây ra sự khác biệt. Hành động khắc phục tức thời có hiệu suất cao hơn; tuy nhiên hành động khắc phục cơ bản đem lại hiệu quả lâu dài hơn.

Một ví dụ về quy trình kiểm soát là bộ điều ổn nhiệt.

  • - Tiêu chuẩn: Bộ điều ổn nhiệt độ phòng được đặt ở 68 độ F.
  • - Đánh giá: Đo nhiệt độ trong phòng.
  • - Hành động khắc phục: nếu trong phòng quá lạnh, nút nhiệt độ sẽ bật lên. Nếu trong phòng quá nóng, nút nhiệt độ sẽ tắt.

Xem thêm: Sức mạnh bất ngờ đến từ những phản hồi của lãnh đạo

Các loại hình kiểm soát

  • - Kiểm soát có hiệu quả nhất khi được áp dụng ở những nơi chủ yếu. Người giám sát có thể thực hiện kiểm soát từ trước khi quy trình bắt đầu (kiểm soát trước), trong quy trình (đồng thời), hoặc sau khi kết thúc quy trình (phản hồi).
  • - Kiểm soát trước chú trọng vào các hoạt động từ trước khi chúng được bắt đầu. Mục đích của kiểm soát trước là ngăn ngừa các vấn đề đã tiên lượng trước. Một ví dụ về kiểm soát trước là bảo dưỡng ô tô và máy móc theo kế hoạch. Bảo dưỡng thường xuyên ngăn không cho vấn đề xảy ra. Các ví dụ khác bao gồm các hệ thống an toàn, chương trình đào tạo và ngân sách.
  • - Kiểm soát đồng thời áp dụng cho các quy trình đang diễn ra, nếu công việc được thực hiện bao gồm bất kỳ cơ chế chỉ đạo hoặc hướng dẫn nào như giám sát trực tiếp, các hệ thống được tự động hóa (ví dụ các máy tính được lập trình để thông báo cho người sử dụng khi họ đưa ra một lệnh sai) và các chương trình chất lượng của tổ chức.
  • - Kiểm soát phản hồi tập trung vào kết quả của hoạt động. Hình thức kiểm soát này giúp định hướng các hoạt động lập kế hoạch trong tương lai, các đầu vào và thiết kế quy trình. Ví dụ về kiểm soát phản hồi gồm có các báo cáo kịp thời (báo cáo tuần, tháng, quý và năm) để có thể tiến hành hầu hết các điều chỉnh tức thời.

Tiêu chí đánh giá mức độ hiệu quả của hoạt động kiểm soát

Các hệ thống kiểm soát cần được thiết kế hợp lý để đảm bảo hiệu quả. Nếu các tiêu chuẩn kiểm soát không mềm dẻo hoặc phi thực tế, nhân viên sẽ không thể tập trung vào các mục đích của tổ chức. Các hệ thống kiểm soát cần ngăn chặn vấn đề, không tạo ra vấn đề, theo chức năng phát hiện vấn đề mà hệ thống được thiết kế.

Sự khác biệt trong kết quả hoạt động cũng có thể là kết quả của các tiêu chuẩn phi thực tế. Đương nhiên là những nhân viên có kết quả hoạt động kém sẽ đổ lỗi cho tiêu chuẩn hoặc cho người giám sát. Nếu xét thấy tiêu chuẩn thích hợp thì khi đó người giám sát phải giữ vững lập trường của mình và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết.

Có thể lấy cái bảng đồng hồ của xe ô tô làm ví dụ về kiểm soát có hiệu quả. Trong một cái xe, nhiều thứ có thể bị hỏng. Tuy nhiên, chỉ những điểm quan trọng nhất đối với hoạt động của xe mới được hiển thị tập trung trên bảng đồng hồ (ví dụ như mức dầu xe, nhiệt độ động cơ, đo nhiên liệu, v.v). Những thay đổi trong các điểm này hầu như có thể tạo ra những hỏng hóc nghiêm trọng nhất đối với chiếc xe. Những nội dung quan trọng trên bảng đồng hồ rất dễ hiểu và có ích cho người lái xe. Chúng chỉ ra vấn đề ở đâu và giải pháp là gì. Chúng thu hút sự chú ý kịp thời của người lái xe để ngăn ngừa những hỏng hóc nghiêm trọng. Tuy nhiên, bảng đồng hồ chưa có nhiều thông tin đến mức có thể lấn át vai trò của người lái xe.

Học viên Nhân sự & Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn đang phụ trách công tác Đào tạo tại Doanh nghiệp của mình? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại, thực tiễn. Vui lòng xem chi tiết tại https://hrd.com.vn/bo-chuong-trinh-huan-luyen.

Hotline: 097 345 2082