Đưa ra phản hồi là một phương pháp hữu hiệu để quản lý công việc của đội ngũ nhân viên mà các nhà quản trị nên làm thường xuyên.
Christopher D. Lee – chuyên gia nhân sự – diễn giả, đồng thời là tác giả một số đầu sách hay về quản trị nhân sự cho rằng, nhà quản trị sau khi nắm bắt được thông tin về tình trạng và chất lượng công việc của các nhân viên dưới quyền cần sớm nêu ý kiến phản hồi của mình để động viên, hỗ trợ, định hướng, điều chỉnh… nhằm giúp đội ngũ nhân viên nâng cao kết quả và hiệu quả làm việc, đồng thời bảo đảm là cấp quản lý và nhân viên đồng bộ và thống nhất với nhau về tiêu chuẩn và kỳ vọng cho công việc.
Vậy, câu hỏi đặt ra là cần đem ra phản hồi như thế nào để nhân viên phát huy tối đa năng lực làm việc?
1. Phân biệt được phản hồi và đánh giá công việc
Nên phân biệt rõ sự khác nhau giữa phản hồi và đánh giá công việc, cho dù chúng có một số điểm tương đồng. Nếu đánh giá công việc là sự nhìn nhận lại quá trình thực hiện công việc của nhân viên, có liên quan tới việc khen thưởng hoặc kỷ luật và ý kiến đánh giá có thể mang tính chủ quan, khiến một số nhân viên lo ngại và có phản ứng tiêu cực thì phản hồi là sự cung cấp thông tin tức thời về các hoạt động đang diễn ra, nói chung các ý kiến đều được xem là khách quan nên nhân viên lắng nghe và tuân thủ, không có những biểu hiện tiêu cực.
2. Thăm dò nhân viên về mục tiêu của họ
Các nhà lãnh đạo thường nắm rất rõ về chỉ tiêu công việc của nhân viên: doanh thu kinh doanh mà nhân viên cần đạt được, lượng hồ sơ nhân viên cần xử lý trong ngày, lượng báo cáo mà nhân viên cần hoàn thành,… Tuy nhiên, để đem ra những phản hồi cho nhân viên, các nhà lãnh đạo cần quan tâm đến cả mục tiêu cá nhân của họ, từ đó giúp nhân viên hình thành những nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu.
Ví dụ, nếu mục tiêu một nhân viên là “có phần thuyết trình tốt hơn trong cuộc họp sắp tới”, nhà quản trị cần đem ra lời khuyên cho họ về những kỹ năng cần thiết để đạt được mục tiêu như:
- - Luyện tập kỹ năng nói tự tin và rõ ràng.
- - Học cách làm Slide truyền tải nội dung tốt.
- - Hiểu sâu vấn đề để có thể giải đáp các câu hỏi từ người nghe.
- - Luyện cách giữ cho người nghe sự tập trung thông qua việc thuyết trình vào trọng tâm vấn đề, v.v
Nắm được mục tiêu của nhân viên cho phép nhà quản lý đưa ra hồi đáp cho nhân viên một cách thiết thực hơn. Thay vì nói “Tốt lắm”, có thể động viên họ bằng những lời đánh giá như “Truyền tải nội dung rất tốt”, “Phần slide được thiết kế rất dễ hiểu và súc tích” hay đóng góp ý kiến như “Lần sau sẽ tốt hơn nếu phần biểu đồ và số liệu được phân tích chi tiết hơn”.
Một điều lưu ý cho các nhà lãnh đạo là những lời góp ý không những phải cụ thể, mà cần nhấn mạnh vào những kỹ năng có thể giúp nhân viên phát triển.
Xem thêm: Bí quyết đào tạo để khuyến khích nhân viên phát triển
3. Thường xuyên có những cuộc đối thoại trực tiếp
Những cuộc nói chuyện “một-một” là cách trao đổi thông tin hiệu quả, đặc biệt nên được áp dụng một cách thường xuyên. Sự phản hồi liên tục của nhà quản trị là rất cần thiết, có thể giúp nhân viên nắm bắt kịp thời những vấn đề họ đang cần thay đổi, những kỹ năng cần bổ sung cũng như những lợi thế mà họ nên áp dụng đối với những nhiệm vụ khác. Nhìn nhận sâu sắc được bản chất vấn đề, nhân viên của bạn sẽ không ngừng cải thiện, đổi mới và nâng cao năng suất làm việc.
4. Đem ra phản hồi kèm với hướng giải quyết
Nhân viên muốn phản hồi của nhà quản trị được đưa ra cùng với hướng cải tiến cụ thể. Nếu phản hồi chỉ nêu ra một thực trạng yếu kém nào đó mà không có phân tích để giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề và chủ động tự điều chỉnh thì nội dung phản hồi chỉ tạo thêm thách thức cho nhân viên mà thôi. Điều quan trọng là phản hồi của nhà quản trị giúp nhân viên nhanh chóng cải thiện được năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc, còn việc đánh giá năng lực và thành tích của nhân viên là việc khác, được thực hiện ở những thời điểm khác. Phản hồi thường xuyên sẽ làm giảm đi độ tiêu cực của đánh giá cuối năm và giúp điều chỉnh chất lượng công việc gần như tức thời.
5. Phản hồi theo kiểu “bánh sandwich” - nên hay không?
Các nhà quản trị thường có khuynh hướng đưa ra phản hồi về kết quả làm việc của nhân viên một cách nhẹ nhàng, lịch sự và cố gắng thể hiện mình là vị sếp tốt bụng. Nhiều khóa đào tạo về kỹ năng quản lý, tư vấn cũng khuyên họ đưa ra phản hồi theo kiểu “bánh sandwich” với mục đích cải thiện kết quả làm việc của nhân viên.
Phản hồi kiểu “bánh sandwich” có cấu trúc là “khen-chê-khen”, nhà quản trị sẽ đưa ra lời “khen” trước và sau những lời “chê” với nhân viên. Tuy nhiên, theo nhiều chuyên gia trong lĩnh vực, phương pháp này không có nhiều tác dụng trong việc cải thiện kết quả làm việc của nhân viên.
Những lời động viên khi họ hoàn thành tốt công việc hay những phản hồi đóng góp lúc cần thiết là điều nhân viên của bạn cần để họ nhìn ra được vấn đề hiệu quả nhất.
Mong rằng bài viết này cung cấp kiến thức bổ ích cho nhà quản trị trong việc đem ra phản hồi nhằm truyền thông điệp đến với nhân viên theo cách phù hợp nhất.
Xem thêm: Bài toán "làm sao để tăng động lực làm việc cho nhân viên?"
Tham khảo ngay Bộ chương trình chuẩn phát triển Năng lực đội ngũ
Tham khảo khóa đào tạo “Hệ thống BSC - KPIs: Từ chiến lược đến quản trị hiệu quả công việc"
Nguồn: Internet
Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY