Kĩ năng thuyết trình: 10 rủi ro có thể xảy ra và cách ứng phó chuyên nghiệp

Hãy tưởng tượng bạn vừa chân ướt chân ráo vào công ty và chưa có chút kinh nghiệm quản lý nào; tuy nhiên thử thách đầu tiên được chính vị chủ tịch công ty giao phó cho bạn là thực hiện một bài thuyết trình tại một sự kiện quan trọng quy tụ hầu hết các công ty sừng sỏ trong ngành và các khách hàng tiềm năng. Đây thực sự là một cơ hội có một không hai để bạn nâng cấp hình ảnh của mình từ một nhân viên bán hàng bình thường trở thành một nhà lãnh đạo thực thụ, một nhà cải cách và một tài năng trẻ đầy hứa hẹn.

Đêm trọng đại đó diễn ra vào thứ năm. Mọi thứ diễn ra thật ồ ạt và choáng ngợp, cả một ngày dài họp hành, làm quan trao đổi với đủ mọi thành phần và di chuyển bằng nhiều phương tiện đến đủ mọi địa điểm khác nhau. Trong trường hợp của tôi, tuy tôi đã có kinh nghiệm hơn 3 năm làm việc trong ngành, nhưng đây là bài thuyết trình đầu tiên trước đông đảo công chúng như vậy. Trong các cuộc làm việc, tôi đã tiến hành những cuộc gặp gỡ khá thành công và đem về nhiều lợi nhuận cho công ty. Tất cả những thành tích đó được ngài chủ tịch ghi nhận và ông rất kỳ vọng về một tương lai rộng mở cho tôi. Bình thường, tôi thảo luận rất bình tĩnh và tự tin với các đối tác, khách hàng, nhưng đêm nay lại hoàn toàn khác vì mọi thứ có thể không giống như những không gian trao đổi quen thuộc; hầu hết các khách hàng đều đi cùng với vợ chồng của mình. Tất cả chúng tôi lên thuyền hướng về buổi dạ tiệc tổ chức tại đảo Ellis – một địa điểm lịch sử đêm nay sẽ chứng kiến bước ngoặt lịch sử trong sự nghiệp và cuộc sống của tôi.

Đặt chân lên đảo, tôi lang thang thưởng ngoại những toà nhà uy nghiêm tráng lệ, lòng ngây ngất chìm đắm trong biết bao hi vọng và ước mơ của một kẻ vừa chập chững bước và thế giới xa hoa này. Từ xa tôi quan sát toàn cảnh không gian khán phòng chính nơi mà tất cả mọi người tập chung dự tiệc và cũng chính là nơi một chút nữa tôi đứng lên một mình và dõng dạc trình bày. Tôi bỗng cảm thấy lo lắng, nhưng ngay lập tức tự chấn an mình đã chuẩn bị rất kỹ lưỡng rồi. Tôi nắm rõ từng chi tiết như lòng bàn tay và chắc chắn trong 45 phút lịch sử ấy sẽ không có gì có thể ngăn cản tôi thực hiện giấc mơ cuộc đời mình. Nhưng bao giờ cũng vậy, như nhiều giấc mơ khác trong cuộc đời, mọi thứ không hoàn toàn diễn ra đúng như tôi tưởng tượng.

Người thuyết trình đầu tiên được giới thiệu và trang trọng bước lên, tuy nhiên hệ thống âm thanh quả là một cơn ác mộng vì những âm thanh chói tai không ngừng vang vọng khắp khán phòng. Hầu như không có ai có thể hiểu bất cứ từ nào, những diễn giả này vẫn cứ huyên thuyên không ngừng, mặc cho những cái nhìn bực bội từ phía khán giả không ngừng ném vào anh ta. Người thuyết trình ngay trước tôi lại chọn giải pháp hét ầm lên vào micro để át tiếng trò truyện bên dưới, và không gian trở lên hoàn toàn kinh khủng với những âm thanh dội ẩm ầm vào tai người nghe. Tôi đứng đó lạnh toát người. Công ty tôi đã bỏ tới 15 000 đô la chỉ để tôi đến đây thực hiện bài thuyết trình này và giờ đây tôi phải quyết định cách thức tiến hành mọi việc để ứng phó với tình huống bất ngờ. Đó là lý do vì sao từ kinh nghiệm bản thân, bài viết dưới đây tổng kết 10 rủi ro hoàn toàn có thể xảy ra và phá huỷ bài thuyết trình công phu của bạn; đồng thời đề xuất giải pháp để bạn vẫn tạo ra một bài thuyết trình thu hút ấn tượng trong những hoàn cảnh không thuận lợi đó.

1. Trục trặc về các thiết bị âm thanh

Những bài thuyết trình quy mô nhỏ có thể không đòi hỏi hệ thống âm thanh hiện đại, thậm chí không cần cả micro. Tuy nhiên những sự kiện như hội thảo, họp mặt khách hàng hoặc hội trợ thương mại thì bạn phải phụ thuộc nhiều vào những công cụ đắc lực này để thu hút sự chú ý của đám đông. Nếu không gian thuyết trình của bạn là một khán phòng lớn thì bạn nhất thiết phải gặp nhiên viên kỹ thuật âm thanh trước khi bắt đầu. Nếu có micro dự bị thì bạn phải biết vị trí của nó và cách sử dụng nó. Nếu bạn ở trong một phòng họp vừa và nhỏ thì hãy yêu cầu khán giả ngồi dồn lên phía trên, đồng thời bạn nói to hơn, rời khỏi bục diễn giả và đi xuống gần người nghe để tăng hiệu quả tương tác.

2. Các slides bạn công phu chuẩn bị không thể hiển thị

Đừng ngạc nhiên, vì điều đó hoàn toàn có thể xảy ra vì vô vàn lý do từ hợp lý đến hết sức ngớ ngẩn – máy tính hỏng, máy chiếu trục trặc, thiếu thiết bị vì nhân viên kỹ thuật nghĩ bạn không cần đến…

Giải pháp đầu tiên và luôn có đó là luôn chuẩn bị một bản in sẵn bài thuyết trình của bạn. Với một chút dự phòng đơn giản này bạn sẽ có nhiều lựa chọn tuỳ từng tình huống. Với nhóm nhỏ bạn có thể phát slide cho từng người.

Thứ hai là luôn mang theo USB lưu file thuyết trình bên mình. Tôi có một người bạn đi công tác liên tục và anh luôn mang theo 2 USB cùng ổ cứng di động lưu trữ mọi tài liệu cần thiết bên mình. Khi có sự cố bạn chắc chắn bạn sẽ thấm thía giá trị to lớn mà công cụ này mang lại.

3. Một khán phòng lớn nhưng chỉ lưa thưa người tham dự

Một buổi diễn thuyết trong khán phòng lớn nhưng chỉ lác đác vài khán giả, một buổi thuyết trình hội chợ thương mại dành cho 250 người nhưng chỉ có 20 người đến. Nguyên nhân có thể do trùng lặp về thời gian hoặc chủ đề thuyết trình không hấp dẫn. Bạn sẽ làm gì lúc đó? Dĩ nhiên bạn vẫn có thể hoàn toàn tưởng tượng mình như một ngôi sao nhạc rock đứng trước biển người hâm mô và tiến hành bài thuyết trình như không có chuyện gì xảy ra. Nhưng sao không thử một cách khác, như yêu cầu mọi người dồn lên phía trên và bạn rời khỏi sân khấu,  bước xuống gần họ hơn. Tôi thậm chí đã thử chuyển những bài thuyết trình trước đám đông thành cuộc trao đổi bàn tròn theo nhóm. Lúc này hãy điều chỉnh nội dung, giọng điệu để trở thành những cuộc trò chuyện thẳng thắn, thoải mái giữa các cá nhân. Đó quả thực là một cơ hội tuyệt vời để bạn rèn luyện và nâng cao kỹ năng tương tác cá nhân của mình.

4. Chạm trán những khán giả huênh hoang hoặc những người thích bắt bẻ - điều này xảy ra rất thường xuyên

Một khán giả nào đó muốn trở thành ngôi sao thu hút sự chú ý bằng cách đặt ra đặt ra những câu hỏi đầy thách thức, đưa ra những bình luận gây sốc: kéo bạn đi loanh quanh rồi kết thúc trong bế tắc hoặc gần như giật lấy micro và cướp diễn đàn của bạn.

Tuỳ thuộc vào kiểu người gây khó dễ có bạn, kiểu đặt câu hỏi và cả tính chất buổi thuyết trình mà bạn có thể đưa ra đề nghị tiếp xúc trực tiếp với người đó ngay say buổi thuyết trình để trả lời câu hỏi cụ thể cho họ. Nếu đó là một buổi giới thiệu sản phẩm và khách hàng đó quan trọng thì bạn có thể tận dụng cơ hội nhằm khuyến khích sự phản hồi từ khách hàng và xem xét giải quyết từng ý kiến. Còn nếu vị khán giả đó chỉ thuần tuý là thích vặn vẹo thì bạn có thể phúc đáp trực tiếp bằng cách chỉ ra câu hỏi của họ nằm ngoài phạm vi thuyết trình, hoặc có thể trả lời ngắn gọn và đề cập có thể gặp lại sau buổi thuyết trình nếu anh ta cần thêm thông tin chi tiết.

5. Những sự kiện chen ngang

Tôi thực sự hứng thú quan sát muôn hình vạn trạng các loại sự kiện chen ngang. Mọi chuyện rất đa dạng từ việc có người bước vào thông báo con của một khán giả bị bệnh và vị phụ huynh phải về để đưa con đi bệnh viện gấp. Rồi vô số những việc khác như chuông báo chay réo ầm, đủ chuyện thời tiết nắng mưa.

Trong những trường hợp này bạn luôn thể hiện sự thấu hiểu và thông cảm; và nếu đôi khi tình huống không nguy kịch thì bạn có thể đùa tếu một chút để làm sôi nổi bầu không khí. Chính giải pháp chữa cháy linh động này giúp bạn nâng cao khả năng ứng phó nhanh nhạy, giúp bạn thành công trong nhiều cơ hội nghề nghiệp sau này.

6. Những vị thính giả hờ hững

Tôi cảm thấy đây là một thách thức thực sự đối với những diễn giả trong thời gian gần đây khi phải đối mặt với những khán giả đặc biệt – họ ra vô liên tục trong khán phòng và miệt mài nhắn tin trên điện thoại di động. Dù nói gì đi chăng nữa đây vẫn là một hành động thể hiện sự thiếu tôn trọng diễn giả. Sẽ không có gì to tát nếu chỉ lướt đọc tin nhắn và trả lời một cách ngắn gọn; nhưng nếu họ không ngừng cắm cúi vào chiếc điện thoại thì bạn phải có những động thái yêu cầu họ dừng hành động đó lại. Tuy nhiên bạn cũng chỉ có thể làm thế trong buổi thuyết trình nhóm hoặc nội bộ công ty; với những buổi thuyết trình bán hàng thì mọi chuyện lại khác. Nếu là tôi, tôi sẽ suy luận lý do vì sao tôi không được chào đón là vì tôi đã truyền sai thông điệp hoặc tiếp cận sai đối tượng. Nếu đúng là lý do thứ 2 thì tôi nên cân nhắc việc hợp tác với người này. Nếu họ không quan tâm đến chi tiết họ đáng phải quan tâm thì mối quan hệ hợp tác sau này cũng chẳng hứa hẹn lắm. Hãy tìm kiếm những đối tác khác hoặc tiếp cận những khách hàng thật sự quan tâm đến sản phẩm của bạn.

7. Thay đổi địa điểm

Bạn nghĩ sao nếu nhận được thông báo khác giờ là địa điểm chuyển từ phòng họp nhỏ sang phòng làm việc của Phó Giám đốc? Trong trường hợp đó hãy chắc chắn thông tin được thông báo cho mọi đối tượng, phải có bản hướng dẫn cụ thể và bạn cũng nên lùi thời gian bắt đầu lại một chút để mọi người ổn định vị trí tại thời điểm mới.

8. Ban tổ chức yêu cầu bạn điều chỉnh độ dài bài thuyết trình

Chuyện này xảy ra thường xuyên và dù là thuận lợi hay bất lợi thì bạn cũng sẽ có 2 lựa chọn: chấp nhận điều chỉnh độ dài bài thuyết trình ngay lúc đó và yêu cầu dời lại lịch. Nếu bạn chọn cách đầu tiên bạn vẫn phải đảm bảo truyền tải những điểm quan trọng và tạo sự hứng thú, quan tâm lẫn thúc đẩy hành động nơi khán giả. Còn nếu bạn chọn khả năng 2 thì phải chuẩn bị kỹ lưỡng một lần nữa.

9. Đối tượng khán giả thay đổi

Đây là một thách thức thực sự. Nếu bạn đã chuẩn bị để trình bày các thông tin cho phòng kinh doanh nhưng cuối cùng lại là phòng tài chính. Bài thuyết trình ban đầu dự định phục vụ những người ngoài ngành nhưng cuối cùng đối tượng tham dự lại là những chuyên viên trong lĩnh vực đó. Khi đó bạn cần điều chỉnh mức độ cung cấp thông tin trong bài thuyết trình của mình. Với một tập thể khán giả hỗn hợp thành phần thì mọi chuyện càng khó khăn hơn, vì bạn cần đảm bảo dung hoà sao cho ai cũng nhận được giá trị sau bài nói chuyện của bạn. Nhưng cũng hãy nhớ rằng: “bạn không thể làm mọi thứ cho tất cả mọi người”. Hãy tạo ra cho mọi người cảm giác được quan tâm và trân trọng nhưng đừng quên tập trung vào mục tiêu chính và đối tượng chính của mình.

10. Từ trang trọng đến thoải mái và ngược lại

Hãy thực hiện một bài thuyết trình trang trọng nhưng có lúc cũng nên rời khỏi bục diễn giả. Bạn không phải là giáo sư hay một vị chủ tịch nên đừng giấu mình sau bục nữa mà hãy tiến thẳng xuống phía dưới. Nếu bạn chia nhỏ các nhóm thảo luận trong một khán phòng hãy bước xuống ngồi cùng các nhóm. Thậm chí nếu bạn dùng slide cũng không cần chễm chệ suốt buổi trên bục. Hoặc bây giờ thay vì một buổi diễn thuyết trang trọng trong khán phòng sao không tổ chức dưới dạng một buổi ăn trưa thân mật. Khi đó, mọi chuyện càng dễ dàng hơn. Điều chỉnh lại giọng điệu văn phong, phương pháp truyền tải những vẫn bảo đảm những điểm chính yếu nhất.

Bây giờ quay trở lại câu chuyện ở đầu kể, chuyện gì đã xảy ra tại đảo Ellis khi tôi đứng đó, trước hàng trăm con người đầy quyền năng có thể nâng cách tôi bay cao trong sự nghiệp của mình? Tôi đã tiến hành mọi thứ một cách chuyên nghiệp nhất có thể đụng đầu một số chướng ngại và bình tĩnh giả quyết mọi thứ. Sau khi được chủ toạ giới thiệu, tôi bước lến khán đài trung tâm và cất giọng bắt đầu bài trình bày của mình mà không sử dụng micro. Tôi cố gắng nói giọng thật to rõ ràng nhưng tuyệt đối không la hét. Tổng cộng tôi đã trình bày vượt hơn dự định 90 giây so với dự định ban đầu là 45 phút. Tôi cám ơn sự tham gia của tất cả mọi người đặc biệt là những khách hàng lớn của chúng tôi. Tôi đề cập ngắn gọn đến chất lượng sản phẩm dịch vụ của công ty và sau đó xin phép đến từng bàn và giới thiệu về mình. Thay vì độc thoại trong 45 phút như dự định ban đầu, cuối cùng tôi chia nhỏ bài diễn thuyết thành những cuộc trao đổi cá nhân thú vị. Thậm chí sau khi tôi kết thúc bài thuyết trình vẫn có người tìm gặp để hỏi thêm về nó. Những khán giả đánh giá cao nội dung tôi cung cấp cho họ vì điều đó hứa hẹn mang lại các cơ hội hợp tác. Tôi đem về nhiều hợp động cho công ty và được tưởng thưởng xứng đáng. Vậy bài học ở đây là gì khi giải quyết những rủi ro hoặc sự cố khi thuyết trình? Điều quan trọng nhất là luôn sẵn sàng và nhanh nhạy điều chỉnh hành động để thích ứng với hoàn cảnh và bảo đảm khán giả vẫn tiếp nhận thông điệp đúng đắn và cảm thấy được thôi thúc hành động.

Xem thêm: 10 bí mật truyền thông của các nhà lãnh đạo xuất sắc

Nguồn: The Training Times

Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY 

Hotline: 097 345 2082