Phương pháp Kaizen - Cải tiến nhỏ thành công lớn

“Kaizen” là một thuật ngữ quản lý của người Nhật được ghép từ “Kai” nghĩa là thay đổi, “Zen” nghĩa là tốt hơn. Phương pháp Kaizen được biết đến như là chìa khóa thành công của nhiều ngành công nghiệp Nhật Bản từ ngành công nghiệp xe hơi đến ngành công nghiệp game, đồng thời tạo nên một nét văn hóa đặc trưng của các doanh nghiệp Nhật.

1. Tổng quan về Kaizen

Ngày nay, Kaizen được nhắc tới như một triết lý kinh doanh, phương pháp quản lý hữu hiệu làm nên thành công của các công ty Nhật Bản. Tuy vậy, những cải tiến trong Kaizen là những cải tiến nhỏ, mang tính chất tăng dần và quá trình Kaizen mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài.

Phân biệt Kaizen và Đổi mới (Innovation)

Đây là hai khái niệm đã bị khá nhiều người hiểu lầm. Kaizen lý giải vì sao các công ty Nhật Bản không thể duy trì mãi một trạng thái trong một thời gian dài. Trong khi đó, cách quản lý của phương Tây lại sùng bái Đổi mới: tạo ra những thay đổi lớn sau những đột phá về công nghệ, những tư tưởng quản lý và kỹ thuật sản xuất mới nhất. Nếu Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời. Thực hiện Kaizen cũng ít tốn kém hơn đổi mới bởi nó nâng cao chất lượng công việc, ghi nhận sự tham gia của của nhà quản lý cũng như mọi nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Đây chính là một điểm hấp dẫn của Kaizen vì nó không đòi hỏi các kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới. Để thực hiện Kaizen, bạn chỉ cần các kỹ thuật thông thường, đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng (biểu đồ Pareto, nhân quả, tổ chức, kiểm soát, phân tán, các đồ thị và phiếu kiểm tra).

Nội dung

Kaizen

Đổi mới

Tính hiệu quả

Dài hạn nhưng không gây ấn tượng

Ngắn hạn nhưng gây ấn tượng

Nhịp độ

Các bước nhỏ

Các bước lớn

Khung thời gian

Liên tục và gia tăng

Cách quãng

Thay đổi

Dần dần và nhất quán

Đột ngột và dễ thay đổi

Cách tiếp cận

Nỗ lực tập thể

Ý tưởng và nỗ lực cá nhân

Liên quan

Tất cả mọi người

Một vài người được lựa chọn

Cách thức tiến hành

Duy trì và cải tiến

Đột phá và xây dựng

Bí quyết

Bí quyết truyền thống

Đột phá kỹ thuật

Yêu cầu thực tế

Đầu tư chút ít nhưng cần nỗ lực lớn để duy trì

Đầu tư lớn nhưng ít nỗ lực để duy trì

Định hướng

Con người

Công nghệ

Đánh giá

Quá trình và nỗ lực

Kết quả đối với lợi nhuận

Hai yếu tố cơ bản của Kaizen

Kaizen được xây dựng trên hai yếu tố cơ bản là: sự cải tiến (thay đổi để tốt hơn) và sự liên tục (mang tính duy trì) . Thiếu một trong hai yếu tố trên thì không thể coi là Kaizen. Ví dụ, thành ngữ phương Tây có câu “business as usual” nghĩa là “mọi việc sẽ đâu vào đấy” hàm chứa sự liên tục mà không có sự cải tiến; “breakthrough” nghĩa là “đột phá” hàm chứa sự thay đổi hoặc sự cải tiến mà không có sự liên tục. Kaizen chứa đựng cả hai yếu tố trên.

Xem thêm: Áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý dự án như thế nào?

2. Các bước triển khai Kaizen

Kaizen được thực hiện theo 8 bước, tuân thủ theo vòng tròn quản lý chất lượng PDCA (Plan, Do, Check, Act) của William Edwards Deming được giới thiệu từ năm 1950. Từ bước 1 đến bước 4 là Plan (lập kế hoạch), bước 5 là Do (thực hiện), bước 6 là Check (kiểm tra) và bước 7, 8 là Act (hành động khắc phục hay cải tiến). Dựa trên việc phân tích dữ liệu, chúng ta sẽ giải quyết được vấn đề thông qua 8 bước được tiêu chuẩn hóa như sau:

- Bước 1: Lựa chọn chủ đề (cho công việc, bộ phận…). Việc lựa chọn được bắt đầu với lý do tại sao chủ đề trên được lựa chọn. Thông thường, chủ đề được quyết định cùng với các chính sách quản lý hay dựa trên mức độ ưu tiên, tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp hoặc tình hình kinh tế hiện tại.

- Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu. Trước khi bắt đầu một dự án, các trạng thái hiện tại phải được hiểu và xem xét lại. Một cách để thực hiện những điều trên là con người trực tiếp đến nơi làm việc (tức là Gemba)  và tuân theo 5 nguyên tắc cơ bản của Gemba. Một cách khác là thu thập dữ liệu.

- Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ

- Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu

- Bước 5: Thực hiện biện pháp

- Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

- Bước 7: Xây dựng hoặc sửa lỗi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn

- Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định các dự án tiếp theo

Các bước trên sẽ giúp nhà quản lý hình dung và tiếp cận được với quá trình giải quyết các khó khăn. Đây cũng là một cách hiệu quả để ghi lại các hoạt động Kaizen.

Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen

Năm 1950, Toyota đang ở trong tình trạng phá sản. Khoảng năm 1960, họ gửi hàng trăm chiếc xe tới bán ở Mỹ và bị gửi trả lại 60 chiếc để sản xuất lại. Vào lúc đó, người Mỹ đều coi hàng hóa sản xuất tại Nhật Bản là hàng kém chất lượng. Vậy làm thế nào mà Toyota  tiếp tục sản xuất xe Lexus hạng sang và trở thành một trong những hãng sản xuất xe hơi lớn nhất, thành công nhất thế giới? Bởi họ đã cải tiến từng ngày, cải tiến liên tục trong thời gian qua. Chủ tịch tập đoàn Toyota đã thể hiện thông điệp trên bằng câu nói: “Tôi muốn mọi người trong Toyota thay đổi và ít nhất họ không gây cản trở cho ai đó muốn sự thay đổi”.

Muốn Kaizen thành công thì thái độ của người lao động – từ nhà quản lý cấp cao đến những nhân viên cấp dưới sẽ cần phải thay đổi. Kaizen cần trở thành điều mà tất cả nhân viên đều thực hiện bởi họ muốn làm và bởi họ biết triết lý này không chỉ tốt cho họ mà cho cả công ty của họ. Kaizen không thể là điều mà người lao động thực hiện khi lãnh đạo ra lệnh. Điều này có nghĩa là nếu nhà lãnh đạo không sẵn sàng thực hiện Kaizen làm gương thì nó không được triển khai có hiệu quả. Do đó, người lãnh đạo cao nhất phải hiểu Kaizen và thể hiện cam kết mạnh mẽ về việc áp dụng Kaizen tại công ty. Đa số các nhân viên đều ngại thay đổi nên người lãnh đạo, chính là ông chủ cần có ảnh hưởng và quyền lực hơn đối với họ. Việc nhà quản lý cấp cao nhất của Toyota thường xuyên có mặt tại khu vực sản xuất trong nhà máy để giải quyết các vấn đề chính là Gemba Kaizen. Người lãnh đạo hàng đầu phải nghiêm chỉnh tham gia Gemba Kaizen – Cải tiến liên tục tại nơi làm việc. Nếu không, lợi ích thu được sẽ chỉ là nhỏ bé và rốt cuộc thì họ sẽ than phiền Kaizen chẳng đem lại kết quả gì. Nhiệm vụ của người làm quản lý là tạo nên cơ cấu và thúc đẩy sự thay đổi.

Xem thêm: Mô hình 5S - Nền tảng quản lý hệ thống sản xuất hiệu quả

3. Lợi ích của hệ thống Kaizen

Vào những năm 1980 và đầu những năm 1990, rất nhiều các công ty lớn của Nhật thiết lập cơ sở sản xuất tại miền Bắc nước Mỹ. Khi họ giành được các công ty lớn ở Bắc Mỹ (như Bridgestone tiếp quản Firestone, Sony tiếp quản hãng phim Columbia Pictures) cũng là lúc nhà lãnh đạo các tập đoàn của Nhật truyền bá phương thức quản lý của họ đối với các công ty con và các công ty nước ngoài khác. Chính thời điểm này, Kaizen cũng được biết đến như chìa khóa thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản trong chiến lược cạnh tranh toàn cầu. Hiện tại có rất nhiều công ty trên thế giới đang cố gắng áp dụng hiệu quả triết lý cải tiến liên tục của người Nhật nhằm đối phó với những thách thức về môi trường cạnh tranh khắc nghiệt, khó khăn kinh tế tăng lên, sự phát triển liên tục của công nghệ và các thay đổi về văn hóa – xã hội.

Có thể nghiên cứu một ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn tác động tích cực của Kaizen đối với doanh nghiệp. Toyota là công ty dẫn đầu trong việc áp dụng Kaizen trong chiến lược kinh doanh. Toyota có khoảng 9 nhà máy tại Bắc Mỹ và cuối năm 2007 hãng tiếp tục mở một nhà máy mới ở Mississipi, sản xuất xe ô tô với đội ngũ công nhân người Mỹ có mức lương ngang bằng hoặc hơn so với các công ty sản xuất xe ô tô khác. Trong số đó, 75% các xe ô tô được lắp ráp tại Bắc Mỹ có bộ phận và nguyên liệu được sản xuất tại đây. Chỉ có khoảng 25% xe ô tô là nhập từ Nhật và các nơi khác. Vậy mà, Toyota vẫn kiếm hơn 14 tỉ USD vào năm 2006 trong khi các nhà sản xuất xe ô tô của Mỹ phải chuyển tới Trung Quốc và Ấn Độ để tiết kiệm chi phí?

Bí quyết của Toyota ở đây chính là Kaizen – giảm lãng phí trong các khu vực như hàng hóa tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, đi lại của người công nhân, kỹ năng của người lao động và sản xuất dư thừa. Với hệ thống Kaizen, mỗi công nhân trong nhà máy luôn thực hiện công việc một cách dễ dàng, đơn giản. Bằng việc dùng giỏ nhựa để phân loại các bộ phận phụ tùng theo mẫu xe, người công nhân không mất thời gian phân loại theo đặc tính. Bằng cách tự chế tạo xe chuyên chở trong nội bộ nhà máy từ các bộ phận có sẵn trên dây chuyền và lắp thêm động cơ, Toyota có thể tiết kiệm gần 3.000 USD cho chi phí mua sắm xe chở hàng. Việc áp dụng Kaizen giúp cung cấp nguyên liệu hợp lý tùy thuộc vào khối lượng được tiêu thụ, giảm thiểu công việc  trong quy trình và  sự sắp xếp hàng hóa tồn kho. 

Học viên Nhân sự & Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn đang phụ trách công tác Đào tạo tại Doanh nghiệp của mình? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại, thực tiễn. Vui lòng xem chi tiết tại https://hrd.com.vn/bo-chuong-trinh-huan-luyen.

Hotline: 097 345 2082