Tăng hiệu quả làm việc của tổ chức với "đội ngũ siêu sao"

Khi các cá nhất xuất sắc tập hợp lại, hiệu quả sẽ tăng theo cấp số nhân

Tập hợp những người có kỹ năng quan điểm khác nhau hầu như luôn luôn tạo ra kết quả tốt hơn là khi để họ làm việc một mình. Dù sao thì hai cái đầu hầu như luôn luôn tốt hơn một cái. Với những người tài năng, mối quan hệ này còn mạnh mẽ hơn.

Năng suất thực sự tăng theo tỷ lệ thuận với phần trăm nhân viên tài năng có trong đội ngũ. Một team có 5 người, bao gồm toàn những người hạng A, có thể tạo ra kết quả gấp 16 lần – hoặc cho ra hiệu quả tương đương với thời gian chỉ bằng 1/16 – so với 5 người bình thường làm việc riêng lẻ.

Hãy xem ví dụ của đội ngũ sửa chữa xe đua tại NASCAR. Trong nhiều năm, đội ngũ của Kyle Busch được đánh giá là một team “đỉnh của đỉnh” tại NASCAR. Đội ngũ này bao gồm toàn những nhân viên ngôi sao đã từng luyện tập cùng nhau trong vòng nhiều năm. Một lần sửa chữa xe đua tiêu chuẩn tại NASCAR bao gồm 73 hành động khác nhau, ví dụ như thay cả 4 bánh xe hoặc nạp nhiên liệu. Đội ngũ của Busch có thể hoàn thành một lần sửa chữa như vậy với thời gian chỉ 12.12 giây, một thời gian đáng nể. Nếu bạn thay một thành viên trong đội ngũ này bằng một nhân viên bình thường, thời gian để hoàn thành một lần sửa chữa tương tự tăng lên đến 23 giây. Và nếu bạn thay 2 thành viên thành 2 nhân viên bình thường, thời gian này tăng lên đến 45 giây. Có thể thấy rằng, khi số lượng “ngôi sao” trong đội ngũ giảm đi thì năng suất làm việc cũng giảm theo tỷ lệ thuận.

Xem thêm: Top 10 kỹ năng được săn lùng nhất hiện nay

Nhà lãnh đạo tuyệt vời có thể tăng năng suất của đội ngũ tuyệt vời

Không phải nhà lãnh đạo nào cũng giống nhau – cũng như không phải huấn luyện viên nào cũng giống nhau. Những huấn luyện viên vĩ đại có thể giúp team tạo ra hiệu suất cao hơn so với những huấn luyện viên tầm thường. Họ khuyến khích mỗi thành viên của đội ngũ làm tròn vai trò của mình – cùng nâng tầm các thành viên khác trong team – giúp họ khai mở toàn bộ tiềm năng của mình.

Vào năm 2012, Bộ Kinh tế Mỹ đã nghiên cứu sự ảnh hưởng của những người sếp giỏi đến năng suất làm việc của team. Họ phát hiện ra rằng một người lãnh đạo tốt (thuộc top 10% trong những công ty họ nghiên cứu) có thể giúp năng suất của team tăng lên khoảng 10% - gần như tương đương với việc thêm 1 thành viên vào một đội ngũ 9 người. Tuy nhiên, nếu bạn lấy một người sếp giỏi và đặt vào một đội ngũ gồm toàn những ngôi sao, họ có thể giúp tăng năng suất lao động lên trên mức 10%. Và, hãy nhớ rằng, hiệu suất làm việc của một đội ngũ toàn ngôi sao vốn đã cao hơn đáng kể so với bình thường rồi.

Những người lãnh đạo tuyệt vời đóng vai trò giúp cho năng suất làm việc của đội ngũ ngôi sao tăng theo cấp số nhân, trong khi đội ngũ như vậy vốn đã có năng suất tăng theo cấp số nhân. Vậy thì, cần phải làm gì để kích thích năng suất làm việc của những đội ngũ như vậy?

Nghiên cứu của chúng tôi đã nêu bật lên 5 điều bạn có thể làm để quản lý một đội ngũ toàn những ngôi sao.

1. Tìm ra người tài năng

Những người sáng tạo và khéo léo rất hiếm. Thực tế, nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng chỉ có ít hơn 1 trên 7 nhân viên là “ngôi sao” trong phần lớn các tổ chức. Việc sắp xếp, khai thác và chỉ dẫn cho những cá nhân đặc biệt này một cách hiệu quả sẽ là không thể nếu bạn không biết họ là ai, họ đang làm việc ở vị trí nào, họ có thể làm việc tại những vị trí mới và khác biệt hay không. Tiếc rằng, hầu hết các hệ thống HR đều không thể cung cấp cho các nhà quản lý thông tin về vấn đề quan trọng này. Họ có thể xác định được các ngôi sao, nhưng không thể theo dõi được họ đang làm ở vị trí nào. Họ có thể theo dõi được công việc, nhưng bỏ qua cơ hội để đặt những tài năng này vào những vị trí, đội ngũ mới. Cuối cùng, phương pháp tiếp cận mà các công ty dùng để xác định các tài năng hạng A – những người có sự kết hợp giữa “năng suất cao” và “tiềm năng lớn” – thường quá chủ quan đến mức không thể phân biệt được giữa những nhân viên “ngôi sao” và những người làm việc chỉ vừa đủ tốt.

Những công ty hoạt động hiệu quả nhất xem những tài năng có thể tạo ra sự khác biệt là một nguồn lực hiếm có. Họ theo dõi nguồn lực này một cách cẩn thận và đảm bảo rằng nó luôn được sử dụng một cách tốt nhất, đem lại giá trị lớn nhất.

2. Tập hợp đội ngũ ngôi sao

Hầu hết các doanh nghiệp đều hướng đến việc tổ chức các đội ngũ cân bằng, các đội ngũ bao gồm những chuyên gia về vấn đề được giao, hoặc đơn giản là chỉ tập hợp bất cứ người nào có sẵn. Điều này là sự thực đối với những công việc thường ngày và thậm chí cả đối với những công việc mang tính quyết định của công ty. Phương pháp tổ chức đội ngũ cân bằng nhìn có vẻ ổn, thậm chí khá hợp lý, nhưng lại không thể tạo ra được hiệu suất cấp số nhân của đội ngũ ngôi sao và người lãnh đạo tài năng. Nói chung, hầu hết các đội ngũ đều được tập hợp theo những cách thức mà rõ ràng sẽ mang đến hiệu quả tầm tầm.

Những công ty hoạt động hiệu quả nhất có tỷ lệ tạo ra những đội ngũ ngôi sao cao gấp 9 lần so với những công ty khác khi họ cần thực hiện một công việc gì đó tối quan trọng. Khi Chính phủ Mỹ xác định được vị trí của Osama Bin Laden tại Pakistan vào năm 2011, họ không tập hợp một đội ngũ binh lực “cân bằng” để hạ hắn. Thay vào đó, họ cử đi đội ngũ tốt nhất trong số những đội ngũ tốt nhất của Navy SEALs. Tương tự, khi có một công việc thực sự hệ trọng cần được giải quyết, những công ty tốt nhất đều tập hợp những đội ngũ toàn ngôi sao để hoàn thành nhiệm vụ đó.

Xem thêm: Nguyên tắc xây dựng đội nhóm để tối ưu hiệu quả quản trị

3. Sắp xếp công việc ưu tiên

Không phải công việc nào cũng quan trọng như nhau. Một vài vấn đề sẽ cần phải được giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả để giữ và mở rộng vị thế chiến lược của doanh nghiệp. Nhiều công ty thường ngại gọi những công việc này là công việc ưu tiên vì sợ rằng những người không được tham gia sẽ cảm thấy bị xem thường. Nhưng cái giá cho việc xem mọi nhiệm vụ đều bằng nhau là những nhiệm vụ thực sự hệ trọng sẽ không có đủ nguồn lực.

Những công ty tốt nhất có những quy trình mang tính hệ thống trong việc xác định đâu là những vấn đề cấp thiết và có giá trị nhất đối với công ty. Vì vậy, những vấn đề này sẽ nhận được sự chú ý đặc biệt hơn, được dành nhiều thời gian hơn từ những người quản lý cấp cao, đồng thời được xử lý bởi những đội ngũ tốt nhất để đảm bảo hiệu quả.

4. Dẹp bỏ rào cản ngăn việc lập nhóm hiệu quả

Các tổ chức thường xuyên tạo ra rào cản trong việc lập nhóm hiệu quả. Ví dụ, nhiều công ty có hệ thống chế độ thưởng trong đó các cá nhân được thưởng không tương xứng với hiệu suất làm việc, thậm chí là đối với những thành tựu đạt được theo nhóm. Họ có thể có hệ thống phân loại theo cấp bậc, trong đó các thành viên trong nhóm sẽ được xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới, đồng nghĩa với việc chỉ một vài thành viên trong nhóm sẽ được xếp hạng cao. Những hệ thống theo dạng này tạo ra một “cơ chế thị trường”, khiến cho những nhân viên hạng A ngại vào chung nhóm với những nhân viên hạng A khác vì sợ rằng họ sẽ bị đưa lên bàn cân đánh giá với nhau, từ đó có nguy cơ sẽ nhận được ít cơ hội hơn. Nhiều công ty lớn như Microsoft, GE, Amazon... đã ngưng sử dụng hệ thống đánh giá kiểu này.

Những công ty tốt nhất nhận ra rằng những thành tựu lớn thường được làm bởi một nhóm chứ không phải một cá nhân. Theo đó, những công ty này đánh giá hiệu quả công việc theo nhóm cũng quan trọng tương đương (hoặc hơn cả) hiệu quả làm việc cá nhân trong việc xác định mức thưởng, thăng tiến trong công việc. Kết quả là, những công ty này tích lũy càng ngày càng nhiều những đội ngũ “phi thường”, có hiệu quả công việc tăng theo cấp số nhân.

5. Quản lý sự tự tôn của các thành viên trong nhóm

Có lẽ yếu tố lớn nhất cản trở việc tập hợp các đội ngũ toàn ngôi sao chính là niềm tin rằng “sự tự tôn sẽ làm ảnh hưởng hiệu quả làm việc của đội nhóm”. Đúng là vấn đề này có xảy ra trong một số tình huống nhất định, tuy nhiên những công ty tốt nhất sẽ không vì điều này mà bỏ qua việc thành lập các đội ngũ ngôi sao. Thay vào đó, họ sẽ tìm cách để quản lý sự tự tôn của các thành viên.

Công cụ chủ yếu để quản lý lòng tự tôn của các cá nhân đó là để thành công của cả nhóm quyết định cho thành công cá nhân. Khi đội ngũ được gọi là “Dream Team” mang về huy chương vàng tại Olympic Barcelona vào năm 1992, sự tự tôn của các thành viên – toàn những ngôi sao tại giải NBA – đã được kiểm soát vì sự thật là không có thành viên nào có thể mang về huy chương vàng nếu như toàn đội không thi đấu thành công. Điều này cho phép những người từng là đối thủ “sống chết” của nhau hoạt động hiệu quả trong cùng một nhóm. Cơ chế tương tự cũng có thể được áp dụng trong thế giới kinh doanh để giữ lòng tự tôn của các thành viên trong tầm kiểm soát.

Những đội ngũ “phi thường” mang đến tiềm năng tạo ra năng suất và hiệu quả làm việc xuất chúng. Tiếc rằng, hầu hết công ty lại chưa thể nhận ra sự tiềm năng này. Họ xem việc lập nhóm những người giỏi nhất – vốn là những nguồn lực hết sức hiếm hoi – như là một việc cần suy nghĩ lại, đồng thời tuân theo những công thức thành lập nhóm hết sức lỗi thời.

Những công ty tốt nhất, tỏ ra nghiêm ngặt hơn nhiều trong việc này – và đặc biệt là hết sức nghiêm túc trong việc gom những người giỏi nhất của họ thành một nhóm. Họ không ngại việc đưa những người giỏi nhất vào nhóm để giải quyết những vấn đề mang ý nghĩa quyết định cho công ty. Và họ thưởng cho những nhóm làm việc hiệu quả một cách xứng đáng.

Xem thêm: Làm sao để xây dựng sự đồng thuận trong đội nhóm?

Tham khảo ngay Bộ chương trình chuẩn phát triển Năng lực đội ngũ

Tham khảo khóa đào tạo “Hệ thống BSC - KPIs: Từ chiến lược đến quản trị hiệu quả công việc"

Michael Mankins

Trích từ Harvard Business Review

Hotline: 097 345 2082