5 bước lập kế hoạch chiến lược cho các nhà quản trị

Các nhà lãnh đạo luôn là người đi tiên phong. Họ tạo điều kiện cho sự thay đổi diễn ra, thay vì phản ứng với thay đổi. Tương lai cần đến sự lãnh đạo công ty với các kỹ năng lồng ghép nhiều sự kiện không lường trước và có vẻ đa dạng vào trong quá trình lập kế hoạch. Mỗi một tổ chức phải lập kế hoạch cho các thay đổi cần thiết để đạt được mục tiêu cuối cùng của mình. Lập kế hoạch một cách hiệu quả sẽ giúp cho tổ chức thích ứng với thay đổi nhờ xác định được các cơ hội và ngăn ngừa được các vấn đề vướng mắc. Lập kế hoạch sẽ định hướng cho các chức năng quản lý khác và định hướng để làm việc theo nhóm. Lập kế hoạch sẽ giúp cải thiện quá trình ra quyết định. Tất cả các cấp quản lý đều phải tham gia vào quá trình lập kế hoạch.

Lập kế hoạch chiến lược là gì?

Lập kế hoạch chiến lược sẽ tạo ra các quyết định và hành động mang tính cơ bản có tác dụng định hình và chỉ dẫn “tổ chức là gì”, “tổ chức làm gì” và “tại sao tổ chức lại làm như vậy”. Để lập kế hoạch chiến lược, cần tổng hợp thông tin ở phạm vi rộng, nghiên cứu các phương án khác nhau, và nhấn mạnh ý nghĩa tương lai của các quyết định hiện tại. Các nhà quản lý cấp cao chủ yếu sẽ tham gia vào việc lập kế hoạch chiến lược hoặc lập kế hoạch dài hạn, và trả lời các câu hỏi như “Mục đích của tổ chức là gì?”, “Tổ chức cần phải làm gì trong tương lai để giữ được thế cạnh tranh?” Các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ làm rõ sứ mệnh của tổ chức và xác định các mục tiêu cho tổ chức. Các cấp quản lý cao nhất cần có để lập kế hoạch dài hạn là các báo cáo tổng hợp về tình hình tài chính, hoạt động và môi trường bên ngoài.

Lập kế hoạch chiến lược là quá trình phát triển và phân tích sứ mệnh, các mục tiêu chung, các chiến lược tổng quát, và việc phân bổ nguồn lực của tổ chức. Chiến lược là một loạt các hoạt động được định ra để đạt đến một mục tiêu dài hạn. Thời hạn của chiến lược có thể tùy ý, có thể là hai, ba, thậm chí năm năm. Nói chung, thời hạn thường được quyết định trên cơ sở mức độ cam kết của tổ chức về các nguồn lực của mình trong tương lai. Các mốc mục tiêu thường tập trung vào những thay đổi mong muốn, và là cái đích mà tổ chức cố gắng đạt được. Trước đây, việc lập kế hoạch chiến lược thường được tiến hành mỗi năm một lần. Tuy nhiên, nhiều công ty hiện không còn lập các kế hoạch kinh doanh hàng năm nữa mà chuyển sang một hệ thống lập kế hoạch liên tục, cho phép ứng phó nhanh hơn với các điều kiện luôn luôn thay đổi. Do đó, kế hoạch chiến lược bao gồm cả việc làm cho tổ chức thích ứng được và tận dụng được các cơ hội trong môi trường hoạt động luôn luôn thay đổi.

Xem thêm: 4 bước từ John Maxwell giúp nhà lãnh đạo quản trị thay đổi hiệu quả

Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược

1. Xác định sứ mệnh

Sứ mệnh là mục đích của tổ chức, là lý do để tổ chức tồn tại. Do đó, việc lập kế hoạch sẽ bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng sứ mệnh của tổ chức. Tuyên bố sứ mệnh của tổ chức phải bao quát nhưng vẫn rõ ràng và ngắn gọn, tóm lược được những hoạt động của tổ chức. Tuyên bố này sẽ chỉ hướng cho tổ chức cũng như các chức năng và hoạt động chính của tổ chức để đến được các cơ hội tốt nhất. Sau đó, tuyên bố này cũng hỗ trợ các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch hoạt động; đến lượt mình, các kế hoạch này lại hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức. Tuyên bố sứ mệnh cần ngắn gọn và phải dễ hiểu để bất kỳ nhân viên nào của công ty cũng có thể ghi nhớ và trích dẫn. Sứ mệnh rõ ràng sẽ hướng dẫn cho các nhân viên làm việc một cách độc lập, đồng thời vẫn đảm bảo tính tập thể trong công việc để hướng tới khai thác hết tiềm năng của tổ chức. Tuyên bố sứ mệnh có thể đi kèm với một tuyên bố bao trùm về triết lý hoặc mục đích chiến lược của tổ chức, nhằm xác định được tầm nhìn về tương lai và nhận thức các thách thức của lãnh đạo tổ chức.

2. Phân tích và đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu và xác định các cơ hội và nguy cơ bằng SWOT

Phân tích SWOT được sử dụng làm cơ sở cho những phát triển trong tương lai cũng như để phân tích khoảng cách. So sánh tổ chức với các Tiêu chí chuẩn bên ngoài (các thông lệ tốt nhất) thường được dung để đánh giá các năng lực hiện tại. Xác định các tiêu chí chuẩn một cách có hệ thống sẽ giúp so sánh lượng hóa hiệu quả hoạt động của một tổ chức, ví dụ như hiệu suất, hiệu quả, hoặc các ảnh hưởng tác động của tổ chức mình, so với các tiêu chí tương tự của các tổ chức khác bên trong hoặc bên ngoài. Phân tích này sẽ giúp khám phá ra các thông lệ tốt nhất có thể áp dụng để cải tiến. So sánh tiêu chí chuẩn với các tổ chức khác có thể giúp xác định khoảng cách. Phân tích khoảng cách sẽ giúp xác định tiến độ cần thiết nhằm đưa tổ chức từ mức độ năng lực hiện tại đến trạng thái mong muốn cho tương lai. Bằng cách này, tổ chức có thể thích ứng với các thông lệ tốt nhất nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.

SWOT là các giả định và sự kiện làm cơ sở cho một kế hoạch. Phân tích điểm mạnh và điểm yếu bao gồm việc đánh giá nội bộ tổ chức. Đánh giá các điểm mạnh của tổ chức. Điều gì là đặc trưng của tổ chức? (Hoạt động chế tạo của tổ chức chúng ta hiệu quả đến đâu? Mức độ lành nghề của đội ngũ công nhân? Thị phần của chúng ta đạt bao nhiêu? Có các nguồn tài chính nào? Uy tín của chúng ta có mạnh hơn các công ty khác hay không?). Đánh giá các điểm yếu của tổ chức. Đâu là các lĩnh vực dễ bị tổn thương và có thể bị khai thác? (Trang thiết bị, máy móc của chúng ta đã lạc hậu chưa? Hoạt động nghiên cứu và phát triển đã phù hợp chưa? Các công nghệ chúng ta sử dụng đã lỗi thời chưa?) Điều gì dẫn đến cạnh tranh tốt?

Phân tích các cơ hội và nguy cơ bao gồm việc đánh giá môi trường bên ngoài. Xác định các cơ hội. Trong lĩnh vực nào cạnh tranh chưa đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng? (Các thị trường tiềm năng mới là thị trường nào? Điểm mạnh của nền kinh tế là gì? Các đối thủ của chúng ta yếu hay mạnh? Các công nghệ mới xuất hiện là công nghệ nào? Thị trường hiện nay có khả năng phát triển hay không?). Xác định các nguy cơ. Trong lĩnh vực nào cạnh tranh cần đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả hơn? (Có các đối thủ cạnh tranh mới không? Các nguồn lực hiện nay có thiếu thốn không? Thị hiếu trên thị trường có thay đổi không? Có các chế định mới nào? Có các sản phẩm mới nào xuất hiện chưa?). Chiến lược tốt nhất là chiến lược có thể làm cho các điểm mạnh của tổ chức phù hợp với các cơ hội của môi trường bên ngoài.

3. Đặt ra các mốc mục tiêu và mục tiêu

Các mốc mục tiêu và mục tiêu chiến lược được xây dựng để thu hẹp khoảng cách giữa năng lực hiện tại và sứ mệnh của tổ chức. Các mốc mục tiêu và mục tiêu này phải phù hợp với sứ mệnh và tạo ra cơ sở cho các kế hoạch hành động. Đôi khi các mục tiêu có thể được đề cập đến như các mốc mục tiêu về hiệu quả hoạt động. Nói chung, các tổ chức thường có các mục tiêu dài hạn cho những yếu tố như hoàn vốn đầu tư, lãi cổ phần, hoặc quy mô hoạt động. Hơn nữa, họ còn xác định mức chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được, hoặc mức tối thiểu hợp lý. Ngoài ra, còn có thể có những giới hạn nhất định, dù được biểu lộ rõ ràng hoặc ngầm hiểu, ví dụ như “phải cung cấp đủ việc làm cho số nhân viên hiện thời”. Các mục tiêu được cụ thể hóa trên cơ sở tuyên bố sứ mệnh của tổ chức, và là một tập hợp gồm các mục tiêu cụ thể về chính sách, tiến độ hoặc quản lý cho các chương trình và các hoạt động sẽ được nêu trong kế hoạch chiến lược. Các mục tiêu này được biểu hiện theo cách thích hợp để sau này có thể đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu.

4. Xây dựng các chiến lược liên quan (chiến lược chung và các chiến lược hoạt động)

Các chiến lược chung của Công ty dựa trên sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức. Còn các chiến lược hoạt động lại dựa trên các chiến lược chung. Đây là các chiến lược cụ thể và cần thiết cho từng nhiệm vụ hoặc từng hoạt động hỗ trợ tạo nên một kế hoạch tổng thể. Việc xây dựng kế hoạch chiến lược và hoạt động cần đi kèm với việc kiểm tra. Theo dõi hoặc tạo điều kiện cho các hoạt động tiếp theo nhằm mục đích đảm bảo cho các chiến lược được thực hiện nghiêm chỉnh và kịp thời. Đôi khi cần có những điều chỉnh để phù hợp với những thay đổi của môi trường bên ngoài và/hoặc bên trong tổ chức. Có thể thu được lợi thế cạnh tranh từ việc thích ứng với những thách thức này.

5. Theo dõi kế hoạch

Cần áp dụng một phương pháp theo dõi môi trường hoạt động một cách có hệ thống nhằm mục đích liên tục cải tiến quy trình lập kế hoạch chiến lược. Để xây dựng được một quy trình thủ tục theo dõi môi trường, cần phải thiết lập các tiêu chuẩn ngắn hạn cho các biến số chủ yếu có thể chứng thực các ước tính cho thời gian dài hạn. Kể cả khi các giá trị ước tính cho thời gian dài hạn là có lợi thì vẫn phải có các hướng dẫn cho thời gian ngắn hạn để đề phòng trường hợp kế hoạch không diễn ra như dự tính. Tiếp đó, cần phải thiết lập các tiêu chí để quyết định khi cần thay đổi chiến lược. Nên thu thập và tổng hợp các ý kiến phản hồi để xác định xem các mục đích và mục tiêu có thật sự khả thi hay không. Kết quả rà soát này sẽ được sử dụng cho chu kỳ lập kế hoạch và rà soát lần tới.

Xem thêm: Quản trị nhân sự bằng công cụ DISC

Tham khảo ngay Bộ chương trình chuẩn phát triển Năng lực đội ngũ

Tham khảo khóa đào tạo “Hệ thống BSC - KPIs: Từ chiến lược đến quản trị hiệu quả công việc"

 

HRD Academy - Học viện Nhân sự và Quản trị

Hotline: 097 345 2082