6 nguyên tắc nền tảng trong giải quyết vấn đề (Phần 1)

Một trong những thang đo rõ ràng nhất cho sự phát triển bản thân chính là cách thức bạn không ngừng nâng cao khả năng giải quyết vấn đề của mình, cụ thể là khi gặp phải một vấn đề rắc rối hoặc có một nguy cơ nào đó xuất hiện, bạn sáng suốt phân tích nguyên nhân sâu xa và đề ra hành động để loại bỏ nguồn gốc tiêu cực ấy chứ không chỉ đơn thuần là xử lý hậu quả hiện tại. Nếu một tổ chức luôn nỗ lực để phân tích và triệt tiêu mọi vấn đề theo một quy trình bài bản như vậy thì tổ chức ấy chắc chắn sẽ phát triển không ngừng. Thật tự nhiên và đơn giản!

Việc xác định khả năng giải quyết vấn đề là điểm mấu chốt bảo đảm sự phát triển liên tục của tổ chức nghe có vẻ dễ dàng, nhưng để thực thi lý thuyết đó một cách hệ thống và hiệu quả thì khó khăn hơn nhiều. Kỹ năng giải quyết vấn đề không phải bẩm sinh mà có, ngược lại đòi hỏi người ta phải trau dồi và rèn luyện ngày ngày. Không chỉ các cá nhân mà cả các tổ chức đều có thể thiết lập và phát triển những công cụ để chinh phục kỹ năng này.

Sau nhiều năm nghiên cứu và trải nghiệm những cách thức giải quyết vấn đề hiệu quả và bền vững nhất tại nhiều tổ chức khác nhau, tôi đã đúc kết 6 bước nền tảng thống nhất với nhau thành một quy trình giải quyết vấn đề chặt chẽ. Nếu bạn kết hợp 6 bước này vào chiến lược giải quyết vấn đề của công ty mình thì sự phát triển liên tục chắc chắn sẽ xảy ra như một kết quả tất yếu. 6 bước nền tảng cụ thể như sau:

Bước 1: Sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề có hệ thống 

Mặc dù hầu hết mọi người đều ý thức rằng việc giải quyết vấn đề cần phải được hệ thống thành một phương pháp rõ ràng, nhiều tổ chức vẫn lao vào xử lý vấn đề theo kiểu đụng đâu thì làm đó rất thiếu khoa học. Họ thường bám chặt vào một cách giải thích nào đó có vẻ rõ ràng hiển hiện nhất mà không hề đào sâu tìm hiểu cội rễ vấn để. Họ chạy bổ đến giải quyết nguyên nhân đó và khấp khởi hy vọng rằng họ đã chặt đứt hoàn toàn vòi bạch tuộc chính. Tuy nhiên, ở đây phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả thật ra lại rất đơn giản, đó là một bản đồ hành trình gồm từng bước nối tiếp nhau chặt chẽ nhằm phát triển giải pháp cho vấn đề. Có vô số lợi ích khi sử dụng một phương pháp chính thức như cậy: có thể liệt kê ở đây một số như sau:

- Hạn chế việc vội vàng đi đến quyết định: Dường như ai cũng có xu hướng xắn tay áo nhảy ngay vào việc thu dọn đống hỗn độn trước khi quan sát tổng thể vấn đề và xác định nguyên nhân gốc rễ thực sự. Việc áp dụng một phương pháp giải quyết vấn đề theo quy trình chặt chẽ sẽ hạn chế những phán đoán hấp tập như vậy và bảo đảm những người trong cuộc thực hiện tuần tự từng bước, hợp lý để thấu suốt vấn đề cùng mọi khả năng liên quan.

- Bảo đảm phân tích gốc rễ vấn đề: Việc bạn không thể hoặc không muốn nhìn thẳng vào nguyên nhân sâu xa có thể được coi là cản trở lớn nhất trong quá trình giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, một khi bạn áp dụng phương pháp giải quyết theo hệ thống, trong đó khâu xác định nguyên nhân hiển hiện trước mắt.

- Làm rõ quy trình giải quyết vấn đề: Khi tất cả những ai có liên quan đều đã thống nhất và thấu đáo về từng bước trong quy trình, mọi người sẽ có cơ hội đóng góp nhiều hơn cũng như cùng thiết lập nên một cách thức tiếp cận, xử lý vấn đề mang tinh thần đội nhóm cao hơn, tận dụng triệt để sức mạnh của tập thể.

- Xác định công cụ phân tích thích hợp cũng như cách thức ứng dụng trong thực tế: Hiện nay có vô số những công cụ phân tích khác nhau nhan nhản trên thị trường và thật khó để xác định công cụ nào sẽ thích hợp trong trường hợp nào. Một phương pháp giải quyết vấn đề hệ thống sẽ hướng dẫn cho bạn chọn lựa và sử dụng công cụ thích hợp.

Song hành với vô số những công cụ phân tích hiện có trên thị trường là rất nhiều các phương pháp giải quyết vấn đề theo một quy trình nhất định. Một số phương pháp có đăng ký bản quyền, một số cho phép sử dụng rộng rãi; một số phương pháp rất phức tạp trong khi một số lại khá đơn giản. Các quy trình có thể chia làm 4 - 8  bước; nhưng nhìn chung đều có chung nền tảng cơ bản. Vì vậy không quan trọng bạn lựa chọn phương pháp nào mà quan trọng là bạn có thực sự áp dụng và tuân thủ quy tắc đó hay không, Thậm chí bạn có thể tự phát triển phương pháp riêng cho bản thân và tổ chức của mình, nhưng nếu bạn không tự tin lắm vào khả năng sáng tạo của mình thì bạn có thể áp dụng chiến lược được nêu ra dưới đây. Đây là phương pháp của riêng tôi và hy vọng chúng có thể áp dụng cho hầu hết mọi vấn đề của các cá nhân lẫn các tổ chức khác.

1. Xác định vấn đề cần chuyên tâm theo đuổi

Vì một lý do nào đó, bước này thường bị loại ra khỏi nhiều quy trình giải quyết vấn đề. Có thể vì người ta cứ giả định rằng những người trong cuộc chắc chắn phải tự động hiểu rõ vấn đề cần phải giải quyết. Nhưng trong thực tế, mọi chuyện không đơn giản như vậy. Trong mọi tổ chức đều có vô số đòi hỏi cho những cải tiến, thay đổi, sửa chữa; tuy nhiên nguồn lực lại luôn giới hạn. Các tổ chức cần sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân bổ các nguồn lực theo thứ tự đó. Những công cụ thích hợp cho bước này bao gồm động não, biểu đồ Pareto, biểu đồ Run, biểu đồ tròn, biểu đồ cột và bỏ phiếu.

2. Nhận diện vấn đề

Bằng cách diễn đạt rõ ràng và cô đọng nhất, hãy chỉ ra vấn đề thực sự là gì? Cung cấp chi tiết ai, cái gì, ở đâu và khi nào. Chẳng hạn “Khách hàng phàn nàn rằng những bộ phận này không hoạt động tốt” là một câu xác định vấn đề hoàn toàn vô nghĩa. Bạn phải thật cụ thể, chi tiết. Hãy luôn nhớ rằng việc xác định vấn đề cụ thể là tiền đề tiên quyết để truy tìm chính xác gốc rễ vấn đề. Công cụ thích hợp ở đây là động não, biểu đồ Pareto danh sách kiểm tra và biểu đồ cột.

3. Xác định nguyên nhân gốc rễ

Việc nhận diện chính xác vấn đề tự động sẽ dẫn đến việc xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Cản trở lớn nhất trong bước này chính là bạn rất dễ nhầm lẫn giữa nguyên nhân gốc và những thứ có vẻ đại loại như vậy. Thông thường thì những thứ “có vẻ“ như là nguyên nhân gốc chẳng có gì khác hơn là việc lặp lại chính vấn đề. Trước khi các thành viên tham gia vào nhóm giải quyết vấn đề, họ cần phải được đào tạo để phân biệt rõ giữa nguyên nhân gốc và những nguyên nhân “có vẻ” như nguyên nhân gốc. Công cụ thích hợp cho bước này bao gồm phỏng vấn, động não, biểu đồ nguyên nhân - kết quả và bỏ phiếu.

4. Đưa ra nhiều giải pháp và chọn lựa giải pháp khả thi nhất

Bước này được thực hiện rất hiệu quả theo hình thức làm việc nhóm vì bạn sẽ thu được rất nhiều giải pháp đề nghị khác nhau. Thách thức là sau khi thu thập được một mạng lưới ý tưởng rộng lớn thì bạn phải thu hẹp và biến những ý tưởng này thành những giải pháp hữu dụng, đáp ứng những tiêu chuẩn sau: các biện pháp được chọn phải có tính khả thi cao, khả năng được đông đảo các bên liên quan chấp thuận và thực sự giải quyết được nguyên nhân gốc đã được xác định trong bước trước đó. Quyết định cuối cùng sẽ do tất cả mọi người cùng biểu quyết hoặc được ban lãnh đạo cao cấp đưa ra. Công cụ thích hợp ở giai đoạn này bao gồm động não, biểu đồ Pareto và bỏ phiếu.

5. Lập kế hoạch và thực thi giải pháp

Dù cho ý tưởng về giải pháp của bạn rất xuất sắc nhưng nếu ý tưởng này không được chu đáo chuyển tải thành một kế hoạch chi tiết và được tiến hành cẩn thận thì nguy cơ thất bại hoàn toàn có thể xảy ra. Quy trình này bao gồm 2 bước riêng biệt: trình bày và thuyết phục những đối tượng liên quan nhất trí với giải pháp bạn đưa ra và lập kế hoạch một cách cụ thể. Đồng thời bạn cũng nên thông báo với các khách hàng của công ty, những người sẽ chịu ảnh hưởng từ việc thực thi giải pháp. Hành động này càng chứng tỏ bạn thực sự quan tâm đến nhu cầu và sự hài lòng của khách hàng cũng như luôn phấn đấu để khắc phục những nhược điểm, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ của công ty. Công cụ thích hợp ở đây bao gồm lập kế hoạch dự án, kỹ năng thuyết trình và kỹ năng bán hàng và sản xuất thử nghiệm.

Xem thêm: 5 bước lập kế hoạch chiến lược cho các nhà quản trị 

6. Đánh giá mức độ hiệu quả

Sau khi bạn đã thực thi giải pháp, phải có một việc khác xem xét đánh giá tính hiệu quả của hoạt động này. Việc đánh giá này ngày càng khách quan thì tốt; bạn không nhất thiết phải nhờ một người bên ngoài nhóm làm việc đánh giá kết quả hoạt động nhưng nếu làm được như vậy bạn sẽ tránh bị ảnh hưởng hoặc tác động và thu được những phản hồi khách quan, hữu ích hơn. Dù là khách hàng bên ngoài hay khách hàng nội bộ thì đó thực sự là những chuyên gia đáng tin cậy trong việc đánh giá. Nếu khách hàng không nhận thấy sự tiến bộ nào tức là bạn vốn dĩ bạn đã không tạo ra sự tiến bộ nào. Các công cụ thích hợp bao gồm kiểm toán, thu thập tài liệu kiểm chứng, các biểu đồ kiểm soát và năng lực quy trình.

7. Truyền thông và biểu dương

Bước này thường bị tảng lờ bởi nhiều tổ chức. Nhiều phương pháp giải quyết vấn đề khác không được đề cập đến bước này, mặc dù chính việc truyền thông là công cụ không thể thiếu trong việc tạo ra thành công cho những bước trước đó. Mọi người cần nắm thông tin về cách thức xác định và giải quyết vấn đề. Thông tin này cần được xây dựng cảm giác an toàn, tin tưởng trong tập thể và từ đó thiết lập nên nền văn hóa liên tục cải tiến. Sự công nhận cũng hết sức quan trọng, một người đã đóng góp để mang đến giải pháp cho vấn đề nên được đại diện của ban giám đốc cấp cao tuyên dương một cách trang trọng trước tập thể. Công cụ thích hợp này bao gồm khả năng thấu hiểu, kỹ năng giao tiếp và viết lách hiệu quả cũng như tính chính trực.

Mặc dù nhận thức xã hội còn lảng tránh chuyện xác định và thực thi một phương pháp giải quyết vấn đề theo hệ thống, những thách thức trong nền kinh doanh ngày nay không cho phép các doanh nghiệp khoanh tay làm ngơ trước việc thiết lập một hệ thống giải quyết vấn đề. Hãy nghiên cứu chọn lựa một phương pháp tối ưu và cam kết áp dụng nó tại mọi cấp độ trong tổ chức. Sau đó, tiến hành đào tạo tất cả nhân viên để đảm bảo thực hiện công cụ này trong toàn bộ tổ chức. Việc thực tập mài giũa thường xuyên sẽ giúp bạn sử dụng thuần thục hơn và tận dụng triệt để công cụ này, vì thế hãy tranh thủ áp dụng phương pháp này mọi lúc mọi nơi.

Những yếu tố nền tảng sau đây cũng là những yếu tố cấu tạo nên phương pháp giải quyết vấn đề vừa được phân tích ở trên. Việc quan sát tìm hiểu kỹ hơn về 5 yếu tố còn lại chắc chắn sẽ đem lại cho bạn nhận thức rõ ràng hơn.

Bước 2: Chỉ định cụ thể trách nhiệm giải quyết vấn đề 

Dù công ty bạn có sử dụng chiến lược đội nhóm trong giải quyết vấn đề đi chăng nữa thì bạn cũng nên giao phó mọi vấn đề cho từng cá nhân cụ thể. Phải đảm bảo là cá nhân đó đồng ý nhận nhiệm vụ này. “Chủ Nhân” được chỉ định ở đây đơn giản sẽ là người quản lý dự án giải quyết vấn đề. Phải chắc chắn là người đó không hề suy luận rằng việc chỉ định này là một cách đùn đẩy trách nhiệm, biến họ thành kẻ giơ đầu chịu hàng nếu kết quả không như mong đợi. Phải truyền thông rõ ràng để họ hiểu rằng đây là kết quả lựa chọn của tập thể dựa trên sự tín nhiệm đặt vào năng lực lãnh đạo quản lý của người đó.

Trong một xã hội lý tưởng, sự đồng tâm hiệp lực của tập thể luôn mang lại sức mạnh giải quyết mọi vấn đề dù là nan giải nhất. Đôi khi chúng ta cũng có thể thấy điều này trong xã hội hiện thực. Tuy nhiên, các cá nhân được giao trọng trách dẫn dắt dự án mới có động lực để toàn tâm toàn ý cống hiến cho sự thành bại của dự án đó. Đừng bao giờ xem nhẹ thực tế này, tin tưởng trao gửi quyền làm chủ cho ai đó có thể đem lại hiệu quả đáng kinh ngạc.

Xem thêm6 nguyên tắc nền tảng trong giải quyết vấn đề (Phần 2)

(Còn nữa)

Theo Craig Cachran

Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY 

 

 

Viết bình luận của bạn:
Hotline: 097 345 2082