Xem trước: 6 nguyên tắc nền tảng trong giải quyết vấn đề (Phần 1)
Bước 3: Tìm đến những người có kinh nghiệm
Bạn nên tham khảo ý kiến của tất cả các đối tượng có liên quan đến mọi khâu dù là nhỏ nhặt nhất của các vấn đề. Những người này không phải là các giám đốc, các quản lý hay các giám sát mà là nhân viên nhận đơn hàng, lập trình, nhân viên đứng máy, tài xế hoặc nhân viên bảo trì. Tổ chức cần xây dựng một văn hóa khuyến khích tất cả mọi nhân viên dù ở cấp bậc nào cũng có thể tích cực đóng góp vào quy trình xử lý vấn đề.
Một trong những công việc quan trọng nhất của người điều hành dự án là chọn lựa đúng người vào nhóm làm việc của mình. Bạn phải cho họ biết lý do tại sao họ lại được mời tham dự nhóm này (họ có chuyên môn, quen thuộc với quy trình hoặc nắm rõ bộ phận liên quan,…). Các thành viên cần được truyền lửa để cảm thấy hăng hái, nhiệt tình và tự hào khi được kết nạp vào nhóm.
Bước 4 : Áp dụng những kỹ thuật quản lý dự án
Quản lý dự án là một khái niệm rất căn bản, đơn giản bao gồm các bước: giao phó trách nhiệm, chỉ định thời gian, đưa ra các cột mốc, nhắc nhở và sau đó là đôn thúc,theo dõi đến khi dự án hoàn thành. Nếu bạn hăm hở lao vào giải quyết các vấn đề hóc búa nhưng thiếu các bước trong quy trình nêu trên thì hầu như lúc đó bạn chỉ biết trông cậy vào may mắn. Một người thông minh không bao giờ hành động thiếu sắp xếp như vậy.
Một hệ thống những hoạt động phòng ngừa và khắc phục hậu quả được kết cấu chặt chẽ chính là biểu hiện cơ bản nhất của công cụ quản lý dự án. Nếu bạn đã xây dựng được một hệ thống đơn giản nhưng đắc lực thì bạn có thể an tâm sử dụng hệ thống này như một công cụ quản lý dự án để giải quyết vấn đề. Nhưng nếu hệ thống của bạn chưa thích hợp thì bạn cần nhanh chóng xây dựng lại hệ thống này. Cần lưu ý là các hệ thống này nên được thiết kế đơn giản, rõ ràng. Hãy nghiên cứu hệ thống của các công ty khác và đừng ngần ngại ứng dụng những tinh hoa của các hệ thống này vào việc thiết kế cho công ty bạn.
Xem thêm: Áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý dự án như thế nào?
Bước 5: Kiên quyết bám chắc nguyên nhân gốc rễ vấn đề
Việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề vốn là một bước tất yếu, nhưng trong nhiều trường hợp người ta vẫn cố tình tảng lờ đi. Nhiệm vụ của người lãnh đạo dự án là phải đảm bảo nhất thiết tiến hành công tác này.
Việc xác định gốc rễ vấn đề không hề đơn giản mà đòi hỏi phải tiến hành xem xét phân tích kỹ lưỡng mọi khía cạnh. Hãy luôn nhớ rằng nguyên nhân sâu xa này hiếm khi là thứ ấp đến đầu tiên trong tâm trí bạn.
Hãy cân nhắc một số những nguyên nhân gốc rễ phổ biến sau:
- Sai sót của nhân viên: Có thể sai sót của nhân viên là nguyên nhân trực tiếp gây ra những vấn đề, nhưng đó thực sự là nguyên nhân gốc rễ hay không? Chính xác thì tại sao nhân viên lại gây ra sai sót như vậy? Tại sao sự việc lại chuyển hướng thất bại như vậy? Trong đa số các trường hợp thì sai sót của nhân viên không phải là nguyên nhân sâu xa gây nên vấn đề; khi đó dù bạn có thực hiện rốt ráo những giải pháp khắc phục các sai sót thì vấn đề cũng không bị triệt tiêu hoàn toàn.
- Không tuân thủ theo quy trình: tại sao nhân viên không thực hiện theo đúng quy trình? Liệu anh ta có biết là có sẵn một quy trình như vậy tồn tại hay không? Liệu có tác động nào khác chi phối, chẳng hạn một động lực đó khiến nhân viên muốn phá vỡ quy định đề ra? Một số công ty giải quyết “Không tuân thủ quy định” bằng phương pháp xưa cũ là “Khiển trách nhân viên”. Liệu có công ty nào thực sự tin rằng việc khiển trách sẽ mang đến sự phát triển liên tục? Nếu có công ty nghĩ vậy tôi chẳng bao giờ muốn đầu quân cho tổ chức kém sáng tạo như vậy.
- Nhân viên không được đào tạo bài bản: Nếu công ty có một chương trình đào tạo thực sự thì tại sao nhân viên này lại không được tham gia? Giải pháp khắc phục hiệu quả nhất trong trường hợp này chính là tiến hành đào tạo cho nhân viên đó. Tuy nhiên nếu như hệ thống này vốn dĩ có sai sót thuộc về bản chất thì dù bạn có cố công đào tạo như thế nào cũng không thể nào bù đắp được. Trên thực tế, nếu bạn đào tạo một người theo quy trình sai thì chỉ góp phần củng cố thêm cái sai đó và tạo cơ hội cho nhiều sai sót khác sau này.
Ví dụ trên đây mô tả bản chất phức tạp của việc xác định nguyên nhân gốc. Một khi bạn nghĩ bạn đã khám phá ra nguyên nhân gốc, hãy tự kiểm tra lại một lần nữa. Nhiều khi bạn sẽ hết sức ngạc nhiên khi bóc tách ra thêm một tầng mới trong vấn đề nhiều tầng lớp nguyên nhân này.
Bước 6 : Truyền thông, truyền thông và truyền thông
Hãy biến những câu chuyện giải quyết vấn đề thành công thành những đầu đề để bàn tán sôi nổi trong công ty bạn. Nếu khiếu nại nào đó của khách hàng được giải quyết nhanh chóng, hãy kể câu chuyện đó trong newsletter nội bộ. Nếu một nhóm nhân viên phát minh ra những cách thức để giảm tỉ lệ sai sót, hãy gửi email cho toàn công ty tuyên truyền về thành tích này. Nếu phòng đảm bảo chất lượng đã tham gia hỗ trợ các nhà cung cấp trong việc nâng cao tính đồng nhất của nguồn nhiên liệu đầu vào, hãy nhờ báo chí địa phương lăng-xê ý nghĩa của công việc đó. Luôn luôn truyền thông về bất ký thành công nào của tổ chức bạn trong việc giải quyết hoặc ngăn chặn những vấn đề. Khi các nhân viên thẩm thấu càng nhiều về những thành công thì họ càng cảm thấy thôi thúc đóng góp và tạo ra những thành công mới. Dĩ nhiên việc công nhận trước tập thể cũng là một hình thức truyền thông nhưng điều này sẽ hứa hẹn mang đến những lợi ích to lớn. Thông điệp gửi đi qua hành động đó rất rõ ràng: "Công ty đánh giá cao những nỗ lực của các bạn, và chúng tôi hết sức hy vọng những nhân viên khác cũng sẽ học tập tinh thần của các bạn”. Như vậy thì mà chẳng muốn học tập theo thành công đó và được tổ chức tuyên dương kính trọng như vậy?
(Hết)
Tác giả: Craig Cachran
Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY