Viên đá đỉnh vòm trong tổ chức

Quan điểm về viên đá đỉnh vòm trong tổ chức là quan điểm của nhiều người về công việc của người giám sát. Tổ chức là hai hay nhiều người cùng làm việc trong một môi trường được cơ cấu chính thức nhằm hoàn thành các mục tiêu chung. Các nhà quản lý đưa ra các chỉ dẫn, tổ chức thực hiện và điều phối để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nhà quản lý hiện đại còn huấn luyện nhân viên của tổ chức cách triển khai làm việc theo nhóm để có thể đáp ứng các nhu cầu và hoàn thành các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả. Hiện nay không còn cần đến những tổ chức hoạt động theo kiểu chuyên quyền truyền thống với hệ thống quản lý theo tôn ti trên dưới và với một ông chủ độc đoán, bắt ép nhân viên làm việc. Nhà quản lý hiện đại tạo ra một không khí trao quyền cho nhân viên bằng cách cho phép nhân viên tự quyết định và tạo ra cảm hứng cho nhân viên tăng năng suất. Hãy cùng tìm hiểu cụ thể về các khái niệm liên quan đến quản trị và cách ứng dụng nhé.

1. Các chức năng quản lý

Các nhà quản lý tạo ra và duy trì một môi trường nội bộ, thường được gọi là tổ chức, để những người khác có thể làm việc hiệu quả trong đó. Công việc của một nhà quản lý gồm có lập kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. Các nguồn lực này có thể là con người, công việc hoặc chức vụ, công nghệ, trang thiết bị, vật tư, các nguồn cung ứng, thông tin, và tiền bạc. Các nhà quản lý làm việc trong một môi trường năng động và phải dự đoán trước cũng như biết cách thích ứng với các thách thức.

Công việc của mỗi nhà quản lý bao gồm cái mà người ta thường gọi là các chức năng quản lý: lập kế hoạch, chỉ đạo, tổ chức và kiểm soát. Các chức năng này đều hướng về mục tiêu, liên quan đến nhau và phụ thuộc lẫn nhau. Lập kế hoạch là việc tạo ra một quy trình có tính hệ thống để thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Việc này cũng nhằm mục đích chuẩn bị cho tương lai của tổ chức. Lãnh đạo gồm có hướng dẫn, lãnh đạo và giám sát nhân viên để thực hiện các mục đích của tổ chức. Tổ chức được hiểu là sắp xếp các nguồn lực cần thiết để tiến hành kế hoạch. Đây là quy trình tạo ra cơ cấu, thiết lập các mối quan hệ và phân bổ nguồn lực nhằm hoàn thành các mục đích của tổ chức. Kiểm soát là việc xem xét kết quả hoạt động thực tế có phù hợp với kế hoạch không. Nếu kết quả hoạt động không thống nhất với kế hoạch, sẽ cần đến biện pháp sửa chữa/điều chỉnh.

Xem thêm: Bài học lãnh đạo từ "Lò đào tạo" công dân Mỹ hoàn hảo

2. Các cấp quản lý

Phạm vi để những người quản lý thực hiện các chức năng quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát) khác nhau tùy theo cấp bậc trong hệ thống thứ bậc quản lý. Thuật ngữ “người giám sát” có thể dùng cho tất cả các thứ bậc quản lý trong tổ chức, cụ thể là áp dụng cho những người chỉ đạo công việc của người khác. Tuy nhiên, trong bối cảnh áp dụng chung, chức danh này thường chỉ hay sử dụng cho cấp trực tiếp đầu tiên trong hệ thống thứ bậc quản lý. Nếu một tổ chức chia những người quản lý theo cấp cao, cấp trung và cấp trực tiếp thì thuật ngữ “người giám sát” sẽ được dùng cho người quản lý ở cấp trực tiếp.

Người giám sát là người quản lý chủ yếu thực hiện hai chức năng chỉ đạo và kiểm soát công việc của nhân viên để thực hiện các mục đích của nhóm. Đây là cấp quản lý duy nhất có trách nhiệm quản lý những người không phải là nhà quản lý. Như vậy, phần lớn thời gian của người giám sát được phân bổ cho các chức năng chỉ đạo và kiểm soát. Trái lại, các nhà quản lý cấp cao sử dụng phần lớn thời gian của mình cho các chức năng lập kế hoạch và tổ chức. Nhà quản lý cấp cao xác định sứ mệnh và đặt ra các mục đích cho tổ chức. Chức năng đầu tiên của nhà quản lý cấp cao là lập kế hoạch dài hạn. Nhà quản lý cấp cao chịu trách nhiệm giải trình về công tác quản lý chung trong tổ chức. Nhà quản lý bậc trung thực hiện các mục đích của nhà quản lý cấp cao. Người giám sát chỉ đạo công việc thực tế của tổ chức ở cấp độ hoạt động.

“Viên đá đỉnh vòm” trong tổ chức

Quan điểm về viên đá đỉnh vòm trong tổ chức là quan điểm của nhiều người về công việc của người giám sát. So sánh giữa một kiến trúc cổng vòm với một tổ chức sẽ cho thấy nhiều điểm thú vị. Không có viên đá đỉnh vòm (tức là người giám sát), cái cổng vòm (tức là tổ chức) sẽ sụp đổ. Viên đá đỉnh vòm là viên đá đặt trên cùng và chính giữa của cổng vòm. Đây là bộ phận thiết yếu vì nó chịu áp lực từ cả hai phía cổng vòm, cộng với áp lực của bản thân nó và sử dụng các áp lực này để chống đỡ toàn bộ cổng vòm. Người giám sát cũng là điểm kết nối chính giữa hai bên - các nhà quản lý và nhân viên, để mỗi bên có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Người giám sát là cấp quản lý kết nối hoạt động của từng phòng/ban với phần còn lại của tổ chức. Quan điểm này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển nhân viên ở mọi cấp.

Nhân viên cần việc làm, họ muốn biết những kỳ vọng của tổ chức đối với họ và công việc của họ liên quan như thế nào đến toàn bộ quy trình của tổ chức. Người giám sát là điểm tiếp xúc để đáp ứng nhu cầu này của nhân viên. Bằng các nỗ lực của mình để đạt năng suất và hiệu quả trong công việc, người giám sát giúp cho công ty thành công, và bằng cách đó duy trì và tạo ra việc làm cho nhân viên. Thông qua giải thích các chính sách, đưa ra các chỉ dẫn và thông tin, và thông qua tiếp xúc thông thường hàng ngày với nhân viên, người giám sát đóng vai trò cầu nối giữa nhân viên với lãnh đạo quản lý công ty. “Viên đá đỉnh vòm” phải xác định rằng anh ta/cô ta sẽ kiểm soát công việc thay vì để cho công việc kiểm soát mình. Như vậy, chính sự tự tin vào bản thân sẽ giúp nhà quản lý thành công.

Xem thêm: Là nhà lãnh đạo không thể thiếu kỹ năng ủy thác công việc

3. Vai trò quản lý

Để đáp ứng nhiều yêu cầu về thực hiện các chức năng của mình, nhà quản lý được hiểu là phải đóng nhiều vai trò khác nhau. Vai trò là một tập hợp có tổ chức của các hành vi. Chúng ta có thể xác định được 10 vai trò phổ biến cho công việc của một nhà quản lý. 10 vai trò này được chia thành 3 nhóm: vai trò tiếp xúc giữa người và người, vai trò,thông tin và vai trò quyết định. Các vai trò thông tin kết nối mọi công tác quản lý với nhau. Các vai trò xúc tác đảm bảo thông tin được cung cấp, còn các vai trò quyết định thì sử dụng thông tin. Các vai trò quản lý này cùng những yêu cầu kèm theo có thể do cùng một nhà quản lý thực hiện cùng một lúc và ở nhiều mức độ khác nhau, tùy theo cấp bậc và chức năng quản lý. 10 vai trò được mô tả riêng biệt nhưng tất cả chúng tạo thành một tổng thể hợp nhất.

Ba vai trò tiếp xúc trước hết có liên quan đến các mối quan hệ con người. Với vai trò bộ mặt, nhà quản lý đại diện cho tổ chức về tất cả mọi vấn đề thủ tục. Nhà quản lý ở cấp cao nhất là đại diện của công ty trước pháp luật, trong xã hội và trong con mắt của những người bên ngoài công ty. Người giám sát là đại diện của nhóm công tác trước cấp quản lý cao hơn, đồng thời cũng là đại diện của cấp quản lý đối với nhóm công tác. Trong vai trò cầu nối, nhà quản lý tiếp xúc với các đồng sự và những người bên ngoài. Nhà quản lý ở cấp cao nhất sử dụng vai trò này để thu nhận thông tin và các thiện ý, khác với người giám sát sử dụng vai trò này để duy trì quy trình công việc hàng ngày. Vai trò lãnh đạo xác định mối quan hệ giữa nhà quản lý với các nhân viên.

Các quan hệ trực tiếp với mọi người theo các vai trò xúc tác đặt nhà quản lý vào vị trí duy nhất có thể lấy được thông tin. Do đó, ba vai trò thông tin trước hết có liên quan đến các khía cạnh thông tin trong công tác quản lý. Trong vai trò theo dõi, nhà quản lý sẽ ghi nhận và thu thập thông tin. Trong vai trò người phổ biến thông tin, nhà quản lý sẽ truyền đạt lại những thông tin đặc biệt cho tổ chức. So với người giám sát thì nhà quản lý ở cấp cao nhất sẽ nhận và truyền đạt thông tin từ người bên ngoài nhiều hơn. Trong vai trò người phát ngôn, nhà quản lý sẽ phổ biến thông tin của tổ chức ra bên ngoài. Như vậy, nếu như nhà quản lý cấp cao nhất được coi như một chuyên gia cấp ngành thì người giám sát có thể được coi như chuyên gia cấp phòng/ban hoặc đơn vị.

Do là người ở vị trí duy nhất có thể tiếp cận thông tin nên nhà quản lý chính là trung tâm của quá trình ra quyết định trong tổ chức. Có 4 vai trò ra quyết định. Trong vai trò nhà thầu, nhà quản lý phát động những thay đổi. Trong vai trò người xử lý rắc rối, nhà quản lý giải quyết những mối đe dọa đối với tổ chức. Trong vai trò người phân bổ nguồn lực, nhà quản lý sẽ chọn lựa những lĩnh vực mà tổ chức cần tăng cường nỗ lực. Trong vai trò người đàm phán, nhà quản lý sẽ thay mặt tổ chức trong các cuộc đàm phán.

  • Các vai trò Tiếp xúc con người (Interpersonal)  

- Bộ mặt / Figurehead

 

- Lãnh đạo / Leader

 

- Cầu nối / Liasion

  • Các vai trò Thông tin (Information)

- Theo dõi / Monitor

 

- Phổ biến / Disseminator

 

- Phát ngôn / Spokesperson

  • Các vai trò Quyết định (Decisional) 

- Nhà thầu / Entrepreneur

 

- Xử lý rắc rối / Disturbance handler

 

- Phân bổ Nguồn lực /Resource Allocator

 

- Đàm phán/ Negociator

4. Các kĩ năng quản lý

Để thực hiện các chức năng quản lý và đóng nhiều vai trò, nhà quản lý cần có đủ kỹ năng. Có thể xác định 3 kỹ năng quản lý cần có cho một nhà quản lý thành công, đó là kỹ thuật, kỹ năng về con người (nhân văn) và kỹ năng ý tưởng. Kỹ năng kỹ thuật gồm có các kiến thức và sự thông thạo về quy trình hoặc kỹ thuật. Các nhà quản lý phải sử dụng các quy trình, kỹ thuật hoặc công cụ của một lĩnh vực cụ thể. Kỹ năng về con người (nhân văn) gồm có khả năng tiếp xúc một cách hiệu quả với người khác. Các nhà quản lý phải tiếp xúc và hợp tác với nhân viên. Kỹ năng ý tưởng chính là khả năng tổng hợp, xây dựng các ý tưởng. Các nhà quản lý cần hiểu thấu các mối quan hệ trừu tượng, biết phát triển ý tưởng và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo. Như vậy, kỹ năng kỹ thuật liên quan đến sự vật, kỹ năng con người liên quan đến nhân sự và kỹ năng ý tưởng liên quan đến các ý đồ.

Cấp bậc của nhà quản lý trong tổ chức sẽ quyết định mức độ quan trọng tương đối của việc sở hữu các kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân văn và kỹ năng ý tưởng. Các nhà quản lý cấp cao cần có kỹ năng ý tưởng để nhìn nhận tổ chức như một tổng thể, Các kỹ năng ý tưởng sẽ được sử dụng trong công tác lập kế hoạch và sắp đặt các ý đồ hay các khía cạnh trừu tượng. Những người giám sát cần có kỹ năng kỹ thuật để quản lý lĩnh vực chuyên môn của mình. Tất cả các nhà quản lý ở các cấp đều cần có kỹ năng nhân văn, để tiếp xúc và giao tiếp với người khác một cách hiệu quả.

Các yêu cầu về kỹ năng

Khi tiến trình thay đổi được đẩy nhanh và các công nghệ đa dạng hòa nhập với nhau cũng là lúc các ngành công nghiệp mới được tạo ra trên toàn cầu (ví dụ như ngành viễn thông). Thay đổi công nghệ dẫn đến những thay đổi căn bản trong cơ cấu của các công ty và đòi hỏi các biện pháp tổ chức cũng như kỹ năng quản lý mới.

Xem thêm: Tỷ phú Jack Ma: Muốn sống đơn giản, đừng làm lãnh đạo

Tham khảo ngay Bộ chương trình chuẩn phát triển Năng lực đội ngũ

Tham khảo khóa đào tạo “Hệ thống BSC - KPIs: Từ chiến lược đến quản trị hiệu quả công việc"

 

HRD Academy - Học viện Nhân sự và Quản trị

Hotline: 097 345 2082