Đã đến lúc những chuyên viên nhân sự cần định nghĩa lại vai trò của chính họ và của bộ phận nhân sự nói chung, không chỉ nhằm mục tiêu đóng góp cho hiệu quả hoạt động của tổ chức mà còn vì chính sự tồn tại của bộ phận này. Nhân sự sẽ tiếp tục cân bằng giữa nhiều vai trò khác nhau: là đối tác kinh doanh, là cố vấn nội bộ, là chuyên viên quản trị hành chính, là đại diện cho quyền lợi của cả công ty và nhân viên.
Tuy nhiên trong thực tế mọi thứ đã thay đổi. Vấn đề thì vẫn vậy nhưng đòi hỏi những cách tiếp nhận mới mẻ hơn. Thách thức to lớn đối với các chuyên viên nhân sự là không ngừng kiến tạo, cung cấp những giá trị mới, duy trì hợp tác với “khách hàng” nội bộ và “khách hàng” ngoài công ty. Đứng trước đòi hỏi đó, tầm nhìn chiến lược cũng như khả năng khai thác triệt để mọi nguồn lực liên quan càng trở thành đòi hỏi sống còn của người làm nhân sự ngày nay.
1. Xác định thương hiệu hiện tại của bộ phận nhân sự trong con mắt tổ chức
Nếu hôm nay bạn hỏi một nhân viên công ty rằng: “Theo bạn công việc của phòng nhân sự là gì?” và nhân viên đó ậm ừ, gãi đầu gãi tai mãi rồi cười trừ thì rõ ràng bộ phận nhân sự của bạn cần tiến hành những cuộc nghiên cứu nội bộ xem xét định nghĩa lại vai trò của chính mình và sau đó tiến hành những hoạt động marketing, PR nội bộ để truyền thông rõ ràng trên quy mô toàn bộ tổ chức.
Đầu tiên, chính bạn phải tự trả lời những câu hỏi quan trọng sau:
- Đội ngũ nhân viên công ty có ấn tượng như thế nào về bộ phận nhân sự? Đối với các cấp quản lý, khi nhắc đến bộ phận nhân sự họ liên tưởng đến hình ảnh nào: những nhà chiến lược tài ba, những người quan liêu chậm tiến hay những kẻ chỉ biết vuốt đuôi chiều lòng người khác?
- Các nhân viên có hiểu và trân trọng vai trò, đóng góp của phòng nhân sự trong việc chinh phục sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức?
- Trước nay phòng nhân sự có từng tiến hành bất cứ hoạt động nào để quảng bá, giới thiệu dịch vụ của mình trong nội bộ chưa?
Nếu câu trả lời là chưa thì cũng không có gì ngạc nhiên khi người ta đánh giá thấp vai trò của nhân sự như vậy. Tuy nhiên tin vui là bạn hoàn toàn có thể bắt tay khắc phục này với những bước đơn giản, hiệu quả.
Xem thêm: Những chuyên gia hàng đầu thế giới nói gì về ngành nhân sự trong tương lai
2. Các nhân viên công ty chính là người cố vấn thông thái nhất về thương hiệu cho bộ phận nhân sự
Chìa khoá giải pháp ở đây chính là tiến hành những cuộc trao đổi cởi mở với tất cả nhân viên các cấp trong công ty. Điều quan trọng là các cuộc trao đổi phải hết sức chân thành, thẳng thắn, tạo điều kiện để các nhân viên tự do thể hiện quan điểm mà hoàn toàn không bị tác động hay áp đảo. Bạn phải bước ra khỏi văn phòng của mình và đến từng bàn nhân viên, trò chuyện trao đổi để biết được cảm nhận suy nghĩ, mong muốn thực sự của họ đối với phòng nhân sự. Phương tiện duy nhất kết nối hai bên với nhau chính là quá trình giao tiếp, cân bằng giữa lắng nghe và trình bày.
Trước hết bạn cần lắng nghe chân thành những mong muốn kỳ vọng của các khách hàng nội bộ này. Sau đó sẽ là cơ hội để bạn trình bày nhiệm vụ, khả năng, mong muốn của bộ phận nhân sự. Chính bạn chứ không ai khác là người truyền thông giáo dục đến mọi người vì chẳng có ai tường tận điều đó như bạn.
Hầu hết mọi phòng ban đều có chung một hình dung về công việc của nhân sự là: “Người tính toán lương thưởng và phỏng vấn tuyển dụng” vì thế trong tương lai sắp tới để định vị hình ảnh nhân sự một cách chính xác thì tất cả các thành viên nhân sự cần phải học hỏi để trở thành những chuyên viên quan hệ công chúng thực thu, trong đó đối tượng đầu tiên cần chinh phục đó là đội ngũ nhân viên nội bộ công ty. Hãy coi mình là một sản phẩm thực thụ và tung ra những chiến dịch marketing khôn ngoan sắc sảo nhất.
Tiền đề cơ bản trong chiến dịch marketing này đòi hỏi bộ phận nhân sự cung cấp các giải pháp hiệu quả cho tổ chức, loại bỏ suy nghĩ nhân sự chỉ suốt ngày quanh quẩn với những thủ tục bàn giấy… Hình thức quảng cáo thuyết phục nhất chính là khả năng hành động trong thực tế của bạn. Bằng kiến thức, kỹ năng cùng những gói giải pháp mà bộ phận nhân sự cung cấp bạn đang dần khắc hoạ chân dung của những chuyên viên nhân sự linh hoạt, nhạy bén, hiệu quả cũng như xây dựng hình ảnh nhân sự như một đối tác đắc lực, một nhà thầu chuyên nghiệp cung cấp các giải pháp cho doanh nghiệp.
Cùng quan điểm trên Shari Caudron đã từng khẳng định trong bài viết có tựa: “Thương hiệu cho phòng nhân sự: ý nghĩa và cách thức định vị hình ảnh của chính bạn” như sau “nếu bạn muốn bộ phận nhân sự của bạn được mọi người nhìn nhận một cách chiến lược hơn, giá trị hơn, nòng cốt hơn, hay bất cứ tính chất nào tích cực khác thì bạn cần phải bắt đầu tư duy như một nhà chiến lược kinh doanh thực thụ với một sản phẩm và chiến dịch marketing hùng hậu trong tay.”
Giờ đây các tổ chức ngày càng tiến tới thuê các nguồn lực bên ngoài các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng và hoạt động nhân sự là một trong số đó. Vậy các phòng nhân sự phải đối mặt với sự cạnh tranh của các công ty chuyên cung cấp dịch vụ bên ngoài. Hậu quả tồi tệ nếu họ không bắt tay xây dựng hình ảnh và danh tiếng của mình chính là việc bị gạt khỏi cuộc chơi và và phần thắng thuộc về những công ty hiểu biết về dịch vụ chăm sóc khách hàng và luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm.
3. Tìm hiểu quan điểm, ý kiến, mong muốn, nhu cầu của khách hàng tiềm năng
Bước đầu tiên để bắt tay vào xây dựng hay điều chỉnh tính cách thương hiệu là bạn cần xác định đối tượng khách hàng mục tiêu của bạn là ai; nhu cầu của họ đối với bộ phận nhân sự là gì và đánh giá của họ về khả năng tiềm năng của bộ phận nhân sự như thế nào.
Đầu tiên là phác thảo chân dung đối tượng khách hàng mục tiêu bằng cách trả lời các câu hỏi sau: khách hàng chính bạn nhắm đến là những quản lý cấp cao, quản lý cấp trung hay hay toàn bộ đội ngũ nhân viên? Hiện nay họ đang sử dụng sản phẩm dịch vụ nào do bạn cung cấp? Họ mong nhận được lợi ích gì từ bạn? Họ có sử dụng nguồn thuê nhân sự bên ngoài không? Nếu có thì nguyên nhân là do đâu? Họ đánh giá về hoạt động hiện nay của phòng nhân sự như thế nào?
Dĩ nhiên là phòng nhân sự có thể thực hiện điều này, nhưng để thu được những thông tin phản hồi chất lượng Caudron đề nghị bạn nên thuê một công ty tư vấn bên ngoài tiến hành phỏng vấn từng nhân viên riêng biệt, nguyên nhân đơn giản là vì các nhân viên sẽ dễ dàng bộc bạch suy nghĩ thật khi danh tính được giữ kín.
Những nghiên cứu và phân tích này hết sức quan trọng để giúp bạn nhận ra khoảng cách giữa hai nguồn cung cầu, một bên là cái bạn cung cấp cái mà bạn nghĩ khách hàng cần và một bên là cái khách hàng thực sự mong đợi từ bạn. Ngày nay trong tổ chức có vô số quan điểm về vai trò của nhân sự chẳng hạn đào tạo, tuyển dụng, phúc lợi, lương thưởng và vô số những trách nhiệm không tên khác. Chính sự xác định ôm đồm này khiến việc xác định thương hiệu cho nhân sự càng trở nên khó khăn hơn. Để thoát ra khỏi cái khu rừng rậm rạp này trước tiên bạn phải nhận thức vị trí cụ thể hiện tại của mình.
4. Xây dựng tính cách thương hiệu dựa trên nhu cầu khách hàng
Sau khi bạn đã nắm bắt cụ thể nhu cầu và quan điểm của đối tượng mục tiêu bạn có thể bắt tay vào thiết kế tính cách thương hiệu cho mình, cụ thể là phác thảo cách thức mà bạn mong muốn khách hàng nhìn nhận về mình trong tương lai.
Cần chú ý là chức năng phòng nhân sự mỗi công ty là khác nhau. Ví dụ ở một công ty các khách hàng mong muốn phòng nhân sự tập trung vào cải thiện chất lượng các hoạt động nhân sự truyền thống nhằm cung cấp chất lượng dịch vụ tốt nhất. Ở một công ty khác nhân sự lại được kỳ vọng nhận trách nhiệm quản lý năng xuất và bảo đảm sự phát triển của tổ chức. Ở một công ty khác bộ phận của bạn lại được đề nghị nên thuê ở ngoài những dịch vụ giấy tờ như chấm công… để đội ngũ nhân viên tập trung vào những vấn đề mang tính chiến lược. Chính bạn phải ý thức và quyết định những tính cách thương hiệu nào là phù hợp và hiệu quả nhất cho tổ chức, từ đó quyết định tuyên ngôn sứ mệnh và xây dựng cả một hệ thống hỗ trợ cho việc duy trì thương hiệu đó. Cần chú ý để chọn lựa một hình ảnh thương hiệu nhất quán, bạn phải tập trung vào những điều quan trọng nhất và chấp nhận hy sinh những thứ khác. Nếu bạn cứ cố hết sức thoả mãn mọi người thì bạn đã tự phá hoại hình ảnh của mình trong mắt những đối tượng quan trọng nhất.
5. Xây dựng tuyên ngôn sứ mệnh đáp ứng nhu cầu của khách hàng
Để cụ thể hoá việc xác định tính cách thương hiệu, Caudron đề nghị bạn nên thiết kế tuyên ngôn sứ mệnh cho phòng nhân sự của mình. Câu thần chú này sẽ là kim chỉ nam trong hành trình xây dựng và duy trì thương hiệu với rất nhiều thử thách.
Tuyên ngôn sứ mệnh xác định chức năng, những giá trị nền tảng, những nguyên tắc cốt lõi cũng như những lợi ích mà bộ phận nhân sự kỳ vọng tạo ra cho tổ chức.
Ví dụ tuyên ngôn sứ mệnh của Ban Nhân Sự Quân Los Angeles được xây dựng như sau:
- Cung cấp một chương trình nguồn nhân lực truyền tải những ưu tiên hàng đầu của Ban Lãnh Đạo về việc xây dựng một hệ thống nhân lực hiệu quả cho địa phương
- Hỗ trợ các cơ quan khác trong việc phát triển và duy trì đội ngũ lao động chất lượng cao nhằm cung cấp cho cộng đồng những dịch vụ thiết yếu
- Xây dựng chính sách nhân sự áp dụng cho toàn địa phương, thực hiện kiểm tra giám sát chặt chẽ nhằm bảo đảm việc thực thi chính xác những chính sách, bao gồm khâu tuyển dụng, bổ dụng, điều chuyển, đào tạo, quản lý , lương thưởng…
- Bảo đảm tính công bằng về cơ hội nghề nghiệp thăng tiến cho các lao động hiện nay và các lao động tiềm năng tại khu vực.
Việc xây dựng một tuyên ngôn sứ mệnh là rất cần thiết vì đó là công cụ để bạn xác định rõ mục tiêu và hướng đi tương lai. Đó là lời hứa trang trọng của bạn đối với cả tổ chức.
6. Hãy thực hiện lời hứa của mình
Giả sử theo thông tin bạn nghiên cứu thu thập được thì khách hàng mục tiêu mong muốn bạn cải thiện chất lượng dịch vụ và tích cực hỗ trợ mọi người hơn. Để đáp ứng nhiệm vụ này, bạn cần tuyển thêm nhân viên, mở rộng phạm vi ra quyết định cho các nhân viên lễ tân hoặc tổ chức các hoạt động sinh hoạt xây dựng tinh thần đội nhóm của công ty. Các khách hàng luôn chờ xem bạn đáp ứng đòi hỏi của họ như thế nào.
Caudron cũng lưu ý rằng khi bạn thực hiện lời hứa với khách hàng tức là đang xây dựng tính cách thương hiệu cho bộ phận mình. Thì bạn phải đảm bảo đội ngũ nhân viên, những phương tiện hỗ trợ đều thống nhất hướng về cùng một mục tiêu đó. Hãy lựa chọn những người nhiệt tình, năng động có chí tiến thủ vào đội ngũ của mình. Và hãy nhớ đặt lời hứa của bạn vào tuyên ngôn sứ mệnh để truyền thông tin cho các khách hàng trong và ngoài công ty.
7. Cập nhật hình ảnh của bạn
Hãy quan sát những sản phẩm tiêu dùng xung quanh bạn, hầu như sản phẩm nào cũng có logo và bao bì đặc trưng. Liệu bạn có thể nhầm lẫn giữa Coca và Pepsi hay Coors với Bud Light? Các công ty đều thấu hiểu rằng hình thức bên ngoài sản phẩm có thể truyền đi những thông điệp mạnh mẽ về chất lượng sản phẩm.
Với sản phẩm “nhân sự” cũng tương tự. Nếu bộ phận của bạn đã tiến hành cải tổ để nâng cao chất lượng thực sự thì bước tiếp theo bạn có thể truyền thông những cải tiến này ra bên ngoài. Thậm chí logo, slogan riêng cho bộ phận nhân sự để diễn đạt mục tiêu, sứ mệnh, cam kết với khách hàng.
Tuy nhiên phải khắc cốt ghi tâm một điều bao bì tốt nhất cũng chính là thái độ, hành vi của những người thuộc bộ phận nhân sự.
Nếu bạn muốn thương hiệu bộ phận nhân sự của bạn truyền tải thông điệp về chất lượng dịch vụ thì bạn phải đảm bảo bất kỳ khách hàng nào bước đến đều được giải quyết nhu cầu nhanh chóng, chuyên nghiệp mà không bị làm khó dễ hay phải đi lòng vòng. Bạn tốn hàng triệu đô để thiết kế bao bì nhưng nếu đội ngũ con người không đủ năng lực thực hiện những tuyên ngôn thì bạn cũng không thể cải thiện hình ảnh của mình trong tổ chức.
8. Trải rộng thông điệp
Sau khi bạn hoàn thành tất cả các khâu từ xác định tính cách thương hiệu, xây dựng hệ thống thực thi đồng nhất và có thiết kế truyền tải những thông điệp mới mẻ này thì đây là lúc bạn dõng dạc cất tiếng nói của mình
Chẳng hạn nếu sứ mệnh của bạn là đối tác chiến lược trong tổ chức thì bạn hãy tập chung phân tích xác định những tác động mang tính chiến lược của một chương trình nhân sự hay quyết định nhân sự gần đây. Hãy trình bày điều đó trong cuộc họp ban giám đốc sắp tới, tổng hợp những báo cáo kết quả hoạt động của bộ phận nhân sự, gửi qua newsletter, website, mạng nội bộ của tổ chức. Mục đích là để chứng minh cho công chúng bằng những số liệu và câu chuyện thực tế.
9. Nâng cao tần suất hiện tại của bạn
Một kỹ thuật marketing hiệu quả khác cho chiến lược xây dựng thương hiệu nhân sự không chỉ bó hẹp trong phạm vi tổ chức mà mở rộng ra thị trường lao động, tham gia viết bài cho các tạp chí nổi tiếng hay đăng đàn diễn thuyết tại các hội thảo nhân sự trong nước, khu vực, quốc tế. Nhằm tăng cường thông điệp truyền tải của bạn trong tổ chức, thu hút khách hàng bên ngoài đầy tiềm năng cho kho nhân tài của bạn.
Tiến hành những hoạt động truyền thông, bạn có thể mời người thực việc thực trong các bài báo, diễn thuyết lên đăng đàn cùng bạn. Giám đốc, nhân viên đứng lên kể lại trải nghiệm của chính họ sẽ tạo được sức thuyết phục lớn, thông điệp của bạn sẽ dễ dàng được tiếp nhận hơn.
Xem thêm: 10 bí mật truyền thông của các nhà lãnh đạo xuất sắc
10. Cải tiến liên tục
Trong thế giới kinh doanh không ngừng biến đổi, các công ty cũng phải liên tục nâng cao cải tiến để thương hiệu của mình luôn đồng hành với xu hướng thời đại. Thương hiệu nhân sự cũng phải sẵn sàng đón nhận những thử thách mới. Phương tiện, công cụ như nhau những người giỏi sẽ táo bạo lựa chọn điều mới mẻ phá bỏ những lề thói thông thường không ngừng sáng tạo, tiên phong.
Khi bạn đầu tư vào xây dựng thương hiệu của mình bạn sẽ được trải nghiệm hành trình thú vị của việc khám phá chinh phục những đối tượng mục tiêu trong và ngoài tổ chức. Mọi người sẽ trân trọng bộ phận của bạn, các nhân viên của bạn tự hào nhận lãnh vai trò chủ động dẫn dắt để tạo ra những thay đổi cho tổ chức.
Một thương hiệu mạnh có thể nâng cánh đưa bạn chạm đến tất cả những đỉnh cao mà bạn mơ ước.
Theo Judith Brown
Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY