Việc thay đổi cơ cấu một doanh nghiệp không bao giờ là dễ dàng, quyết định này không chỉ ảnh hưởng đến công ty, nhân viên của công ty mà còn ảnh hưởng đến cả những người trong gia đình họ. Tái cơ cấu có thể khiến một số nhân viên trở thành thất nghiệp, sự phức tạp giữa các mối quan hệ của nhân viên cũng có thể khiến một loạt nhân viên khác tự động thôi việc. Việc tái cơ cấu càng trở nên khó khăn.
Nhưng trong thị trường luôn luôn biến đổi như hiện nay, việc các doanh nghiệp phải thay đổi để thích nghi là điều không thể tránh khỏi.
Người quản lý nên lưu ý việc thay đổi tổ chức cũng giống như cưỡi tàu lượn - những người ở phía trước có thể thấy điều gì sắp xảy ra. Nhưng những người ở phía sau vì tầm nhìn hạn chế nên thường sẽ phải trải qua cảm giác thay đổi đột ngột, không kịp chuẩn bị tâm lý.
Nếu bạn đang hay đang có ý định tái cơ cấu công ty của bạn, dưới đây là 5 điều cần lưu ý:
1. Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả
Thông báo và nhận phản hồi là phần quan trọng nhất của việc tái cơ cấu và sắp xếp lại tổ chức. Việc phải thay đổi là một điều rất khó và có thể khiến tổ chức không thoải mái. Đối với nhiều nhân viên, họ cảm thấy vô cùng mơ hồ và sợ hãi khi phải làm việc ở vị trí mới. Khi công bố tái cơ cấu tổ chức, hãy truyền thông tường tận tới nhân viên, sẵn sàng trả lời kỹ lưỡng khi nhân viên của bạn có thắc mắc. Ngoài ra, cần phải thông báo thường xuyên cho toàn bộ tổ chức những quyết định quan trọng và những thành tựu ban đầu của công ty từ khi bắt đầu tái cơ cấu.
“Theo một cuộc khảo sát của MRH, 50% người được khảo sát nói rằng giao tiếp hiệu quả là điều làm nên một nhà lãnh đạo.”
Giải thích nhu cầu, giải thích các mục tiêu, việc cởi mở và rõ ràng sẽ giúp bạn đạt hiệu quả tối đa trong giao tiếp. Có được sự ủng hộ của nhân viên sẽ khiến công ty có thêm những động lực thúc đẩy mạnh mẽ trong giai đoạn tiếp theo của quá trình tái cơ cấu.
2. Lập kế hoạch chi tiết trước khi thực thi
Trước khi công bố bất kỳ điều gì cho tổ chức, hãy đánh giá tác động của chúng đến doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là 7 câu hỏi về tái cơ cấu bạn luôn phải lưu ý:
1. Các thay đổi sẽ tác động đến tổ chức như thế nào?
2. Các tổ chức khác có bị ảnh hưởng bởi những gì bạn định thay đổi không?
3. Cấu trúc bộ máy tài chính của bạn có cần phải thay đổi không?
4. Khách hàng của bạn sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?
5. Nhân viên sẽ bị ảnh hưởng như thế nào?
6. Các lựa chọn có thể dùng để thay thế là gì?
7. Làm thế nào để bạn không đi vào vết xe đổ?
Xem thêm: 4 bước từ John Maxwell giúp nhà lãnh đạo quản trị thay đổi hiệu quả
3. Lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân viên
Thực tế nhiều quản lý cấp cao sẽ bỏ qua việc nói chuyện với nhân viên trong từng phòng ban. Khi bạn chỉ đơn giản là sắp xếp lại các phòng ban và nhân viên trong các phòng ban đó, bạn cũng đừng quên nói chuyện với nhân viên của bạn vì khi nhận được sự quan tâm của bạn, họ sẽ thay đổi và thích nghi tốt hơn.
Nói chuyện với nhân viên của bạn để xem những vấn đề có thể phát sinh khi tái cơ cấu diễn ra. Chọn ra một nhóm nhỏ các cá nhân xuất sắc, có tài lãnh đạo hoặc kiến thức sâu rộng để phản biện ý tưởng của bạn và nhận phản hồi. Chủ động thu thập các đề xuất của nhân viên, lắng nghe họ để tìm ra những thiếu sót của bạn. Thông thường, tầm nhìn của bạn kết hợp với ý tưởng của họ sẽ dẫn đến giải pháp tốt nhất. Các nhân viên là người trực tiếp làm việc trong tổ chức với cơ cấu mới, họ sẽ dễ dàng nhận ra những điểm bất cập mà có thể bạn không lường tới.
Xem thêm: 3 văn hóa không thể bỏ qua để xây dựng môi trường làm việc hiệu quả
4. Lựa chọn cấu trúc phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp
Hãy ghi nhớ một điều quan trọng trong quản lý tổ chức: cơ cấu tổ chức phải mang lại cho bạn thành công. Nếu bạn đang tập trung phát triển công nghệ, hãy tách riêng một nhóm để chỉ tập trung vào công nghệ. Nếu khách hàng của bạn cảm thấy không hài lòng, hãy tạo một đội ngũ chuyên tâm chăm sóc khách hàng. Có nhiều cách để xây dựng tổ chức làm việc hiệu quả. Ví dụ phân chia các nhóm dựa trên sản phẩm, quy trình, khu vực và chức năng. Điều quan trọng là tìm ra các điểm mấu chốt để tập trung nỗ lực của bạn giải quyết chúng.
5. Duy trì theo dõi sau khi tái cơ cấu
Khi bạn đưa ra thông báo chính thức về việc tái cơ cấu, bạn thường không nhận được nhiều phản hồi trực tiếp. Biện pháp khắc phục: nói chuyện riêng với nhân viên của bạn. Đối với các nhóm, hãy thảo luận để tìm ra những điều có ý nghĩa và những điều không có ý nghĩa sau khi tái cơ cấu.
5 câu hỏi để hỏi nhân viên sau khi công bố tái cấu trúc:
1. Bạn có hiểu tại sao cần thay đổi không?
2. Bạn có biết những thay đổi sắp tới là gì không?
3. Bạn quan tâm đến vấn đề gì?
4. Có còn điều gì cần phải làm rõ hơn không?
5. Làm thế nào để giảm thiểu tối đa những điều tiêu cực.
Có thể bạn sẽ tìm thấy ở một vài điểm mà bạn vẫn chưa thể truyền tải đầy đủ thông điệp cho nhân viên. Đừng lo, các mối quan ngại sẽ sớm được giải quyết nếu bạn kiên trì theo dõi. Việc tái cơ cấu tổng thể có thể mất nhiều thời gian, do đó, việc trao đổi thường xuyên và tích cực sẽ giúp mọi người giảm đi sự sao lãng và tập trung làm việc.
Xem thêm: Nguyên tắc xây dựng đội nhóm để tối ưu hóa quản trị
Tái cơ cấu một công ty hay tổ chức sẽ luôn có những thách thức to lớn. Không có phương pháp hoàn hảo áp dụng được ở mọi công ty. Tuy nhiên, bằng cách lập kế hoạch chặt chẽ, có chiến lược triển khai và giao tiếp hiệu quả với nhân viên, bạn có thể hoạch định tương lai với hiệu quả tối ưu nhất có thể. Hãy nhớ rằng mặc dù vài nhà quản lý và giám đốc điều hành cấp cao có thể có tầm nhìn xa, nhưng những người trong tổ chức mới là những đại diện cho sự thay đổi thực sự.
Hãy để nhân viên của bạn trở thành một phần đóng góp vào việc xây dựng tổ chức như mong đợi.
Xem thêm: 10 điểm khác biệt của những nhà lãnh đạo có sức ảnh hưởng
Nguồn: MRH
Chuyển ngữ và biên tập bởi Học viện Quản trị HRD Academy
Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY