Xác định và quản lý mục tiêu bằng công cụ thần kì MBO

Mục tiêu là đích cuối cùng mà một tổ chức cố gắng để đạt được. Tuy nhiên, người giám sát không thể “tạo ra” một mốc mục tiêu. Người giám sát sẽ “mổ xẻ” các quy trình, phân tích chúng, đặt ra các mục tiêu và sau đó “vật lộn” để đạt được chúng. Làm cùng một việc thì không bao giờ có thể đạt được các kết quả khác nhau. Người giám sát phải viết ra một mục tiêu cho mỗi một hoạt động mà mình đang cố gắng hoàn thành. Như vậy, mục tiêu là đối tượng hoặc cái đích của một hoạt động. Mục tiêu cho biết phương hướng rõ ràng để thực hiện hoạt động và xác định chất lượng cụ thể của công việc cần được hoàn thành trong một khoảng thời gian cho trước. Các mục tiêu phản ánh các tác động mong muốn của các cá nhân, các nhóm người và các tổ chức. Chúng xác định phương hướng để ra quyết định và xác định tiêu chí để đo lường các kết quả tác động (tác dụng). Do đó, các mục tiêu là nền tảng của công tác lập kế hoạch.

1. Công cụ quản lý theo mục tiêu (MBO) là gì?

Một công cụ lập kế hoạch hiệu nghiệm và có thể giúp người giám sát đặt ra các mục tiêu là công cụ Quản lý theo Mục tiêu (MBO). Đây là một quy trình phối hợp trong đó người quản lý và mỗi cán bộ cấp dưới cùng nhau xác định các mục tiêu cho cán bộ đó. Để thành công, các chương trình MBO cần có sự cam kết và tham gia của tất cả các cấp trong quy trình MBO, từ người quản lý cao nhất đến vị trí cán bộ thấp nhất trong tổ chức.

MBO bắt đầu khi người giám sát giải thích mốc mục tiêu cho một phòng/ban trong cuộc họp của tổ chức. Cán bộ cấp dưới ghi lại các mốc mục tiêu và đề xuất các mục tiêu cho công việc cụ thể của mình. Người giám sát sẽ làm việc với cán bộ cấp dưới để phê duyệt, và điều chỉnh các mục tiêu đó, nếu cần. Việc điều chỉnh mục tiêu được thực hiện trên cơ sở cùng nhau bàn bạc vì người giám sát có các nguồn lực để giúp cán bộ cấp dưới cam kết hoàn thành mục tiêu. Như vậy, việc đặt ra các mục tiêu có thể soát xét được cho từng cá nhân phải được cùng nhau xác định một cách chính thức, có thứ tự ưu tiên.

Người giám sát và cán bộ cấp dưới gặp nhau theo định kỳ để kiểm tra tiến độ gần nhất. Trao đổi là yếu tố chủ chốt để quyết định sự thành công hoặc thất bại của MBO. Người giám sát sẽ có ý kiến phản hồi và có thể cho phép điều chỉnh các mục tiêu hoặc thời hạn thực hiện tùy theo hoàn cảnh. Cuối cùng, kết quả hoạt động của nhân viên sẽ được đánh giá theo mục tiêu đã đặt ra, và nhân viên sẽ được khen thưởng tương ứng với kết quả hoạt động.

2. Các bước trong quy trình MBO

Qua nghiên cứu đã chứng minh được rằng nếu có sự cam kết từ cấp quản lý cao nhất và bản thân họ tham gia thực hiện các chương trình MBO thì kết quả hoạt động có thể được nâng cao một cách đáng kể. Kết luận này không có gì đáng ngạc nhiên nếu xét đến việc, trong quá trình thực hiện MBO, các nhân viên phải tự xác định họ sẽ hoàn thành cái gì. Xét cho cùng, ai có thể biết rõ năng lực của một người hơn bản thân người đó?

Các mục tiêu là động cơ phát động các quá trình lập kế hoạch. Điều bắt buộc là các cấp quản lý cao nhất phải giữ vững các mốc mục tiêu đã định để hỗ trợ các cán bộ quản lý cấp thấp hơn trong việc diễn giải và thực hiện các mốc mục tiêu một cách hiệu quả. Các mục tiêu sẽ dẫn hướng cho các hoạt động quản lý như lập kế hoạch ngân sách, lập kế hoạch hành động, tổ chức nhân sự, mua sắm thiết bị. Cuối cùng, thành công của tổ chức hoàn toàn phụ thuộc vào các kết quả tác động kết hợp từ các mục tiêu này.

3. Tiêu chí đánh giá một mục tiêu

Phần lớn những người giám sát là người đặt ra các mục tiêu, tuy nhiên mức độ kỹ năng của họ không đồng đều. Rất ít khi viết sai mục tiêu mà vẫn thu được hiệu quả đầy đủ băng cách quản lý theo mục tiêu MBO. Đơn giản, một mục tiêu là một tuyên bố về việc sẽ phải làm và nó phải được tuyên bố theo dạng kết quả cần

đạt. Một cứu cánh để dễ ghi nhớ khi viết mục tiêu là SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Định hướng theo kết quả, Có thời hạn).

Xem thêm: Giải mã quy trình kiểm soát cho các nhà quản lý

Cụ thể

Một mục tiêu cần phải cụ thể và đề cập đến một kết quả chủ yếu duy nhất. Nếu cần đạt được nhiều kết quả thì phải có nhiều mục tiêu. Biết được phải hoàn thành việc gì đã là một bước lớn để đạt kết quả.

Điều gì quan trọng đối với bạn? Ngay khi làm rõ được bạn muốn đạt được điều gì, bạn cần chú trọng vào mục tiêu mà bạn đã cố đặt ra, và sẽ thực hiện điều có ý nghĩa quan trọng đối với bạn.

Đo lường được

Một mục tiêu cần phải đo lường được. Chỉ có mục tiêu nào ảnh hưởng đến hành vi và sự ảnh hưởng đó có thể định lượng được mới là mục tiêu có hiệu quả tối ưu. Nếu có thể, hãy tuyên bố mục tiêu như một đại lượng. Một số mục tiêu sẽ khó định lượng hơn các mục tiêu khác. Tuy nhiên, khó không có nghĩa là không thể được. Hoạt động của các nhân viên bán hàng có thể đo lường được bằng cách xem xét tỷ lệ hay vắng mặt và tỷ lệ doanh thu của đội ngũ bán hàng. Ngoài ra, có thể yêu cầu các nhân viên bán hàng điền mà không cần ký tên vào một bản câu hỏi khảo sát hành vi để biết ý kiến của nhân viên về các hoạt động giám sát đối với họ. Dịch vụ khách hàng có thể được đo lường bằng các chỉ số như số lần khiếu nại của khách, số lượng khách hàng mà công ty bị mất, hoặc thông qua các cuộc phỏng vấn, trả lời bản câu hỏi khảo sát từ phía khách hàng. Tiến bộ các cán bộ cấp dưới có thể được đo lường bằng cách xác định số lượng các nhiệm vụ mà cán bộ cấp dưới đã nắm vững. Sự hợp tác với các chức năng khác có thể được đo lường bằng thời gian chậm trễ trong việc cung cấp các thông tin cần thiết, hoặc thông qua đánh giá của đồng sự về mức độ phối hợp.

Tránh đưa ra các mục tiêu chung chung. Tránh dùng các động từ như “biết”, “hiểu”, “tin rằng”, “có được”. Các động từ mang ý nghĩa hành động sẽ dễ quan sát hơn và truyền đạt tốt hơn ý định của hoạt động, ví dụ như các động từ “viết”, “áp dụng”, “tường thuật”, “sửa đổi”, “lắp đặt”, “lựa chọn”, “đối chiếu”, “lắp ráp”, “so sánh”, “điều tra”, “triển khai”.

Làm thế nào để biết bạn đã có tiến triển?

Khả thi

Một mục tiêu phải khả thi trong điều kiện nguồn lực hiện có. Nghĩa là phải thực tế. Nhiều mục tiêu khi đưa ra rất thực tế. Nhưng thời hạn để thực hiện mục tiêu đó có thể phi thực tế. Ví dụ như, giảm được 10 pound (xấp xỉ 4,5 kg) là một mục tiêu thực tế. Nhưng nếu đặt mục tiêu là giảm 10 pound trong một tuần thì sẽ là phi thực tế.

Bạn sẽ gặp những trở ngại nào khi thực hiện mục tiêu? Làm thế nào để khắc phục từng trở ngại và thời gian cần thiết là bao nhiêu?

Định hướng theo kết quả

Mục tiêu cần tập trung vào các mục đích của tổ chức. Việc hoàn thành tốt mục tiêu sẽ tạo ra sự khác biệt cho tổ chức.

Làm thế nào để mục tiêu này có thể giúp tổ chức tiến lên? Liệu mục tiêu này có phù hợp với sứ mệnh của tổ chức không?

Có thời hạn

Mục tiêu cần phải theo dõi được. Các mục tiêu cụ thể cho phép xác định các ưu tiên về thời gian và thời hạn cho các mục tiêu thực sự quan trọng.

Thời hạn mà bạn xác định có thực tế không? Các yêu cầu mang tính cạnh tranh khác có gây nên chậm trễ hay không? Bạn có thể khắc phục những yêu cầu này để hoàn thành mục tiêu đã đặt ra trong thời hạn đã xác định hay không?

Viết các mục tiêu có ý nghĩa

Mặc dù rất khó đưa ra các quy tắc nhưng một số gợi ý dưới đây có thể sẽ có ích cho bạn khi viết một mục tiêu.

  1. Bắt đầu bằng một động từ mô tả hành động hoặc sự hoàn thành (Sử dụng dạng động từ nguyên thể, nghĩa là động từ có “to”).

  2. Xác định kết quả chủ yếu duy nhất cho từng mục tiêu

  3. Xác định ngày hoàn thành dự kiến

  4. Chắc chắn rằng mục tiêu bạn viết là mục tiêu mà bạn có thể kiểm soát được

  5. Để thử lại xem mục tiêu đã đáp ứng tiêu chí SMART hay chưa, bạn hãy tự trả lời các câu hỏi sau:

» S = Mục tiêu của tôi chính xác là gì?

» M = Làm thế nào để mô tả công việc được thực hiện tốt?

» A = Mục tiêu của tôi có khả thi không?

» R = Mục tiêu của tôi có ý nghĩa không?

» T = Mục tiêu của tôi có thể theo dõi được không?

4. Lập kế hoạch hành động

Mỗi một mục tiêu cần có một kế hoạch hành động, trong đó “xác định mục tiêu theo khía cạnh hoạt động”, nghĩa là biểu đạt mục tiêu bằng các hoạt động hay hành động cụ thể. Một kế hoạch hành động cần giúp cho người giám sát duy trì được trình tự hoạt động, phối hợp được các hoạt động trong nhóm mình và giữ cho các dự án theo đúng tiến độ. Kế hoạch hành động phải nêu cụ thể các bước thực hiện hoặc các nhiệm vụ sẽ được tiến hành để đạt mục tiêu. Kế hoạch hành động bao gồm một kế hoạch tiến độ, quy định thời hạn chót để hoàn thành các hành động quan trọng, xác định các nguồn lực cần thiết để đạt mục tiêu và các phương pháp để đo lường/đánh giá mục tiêu. Khi lập kế hoạch hành động, cần giải quyết các lĩnh vực có khó khăn tiềm ẩn, xem xét tác động chức năng lẫn nhau của các hành động và mục đích cuối cùng là tăng năng suất.

Kế hoạch tiến độ sẽ điều phối các nguồn lực. Điều quan trọng là lập kế hoạch tiến độ nhân sự cũng như kế hoạch sử dụng các nguồn lực khan hiếm hoặc dựa vào thời gian, ví dụ như kế hoạch giao thiết bị. Ngoài ra, các kế hoạch tiến độ cũng phải xét đến sự phụ thuộc của dự án, sự phụ thuộc về nguồn lực, và sự phân bổ nguồn lực. Theo dõi kế hoạch tiến độ và báo cáo, có thể bằng cách sử dụng lịch, sử dụng PERT hoặc các biểu đồ Gantt. PERT là một dạng biểu đồ tiến trình mô tả các nhiệm vụ của dự án. Mỗi nhiệm vụ có một ô và các mũi tên kèm theo để nối từ nhiệm vụ trước đến nhiệm vụ sau. Các nhiệm vụ trước là những hành động hoặc nhiệm vụ cần được hoàn thành trước khi bắt đầu nhiệm vụ mà chúng ta đang nói đến. Biểu đồ Gantt là một biểu đồ mô tả thời hạn của các nhiệm vụ. Biểu đồ Gantt có dạng đường kẻ, chiều dài mỗi đường kẻ cho biết ngày khởi đầu và ngày kết thúc hoạt động hay nhiệm vụ. Các chi phí nguồn lực sẽ được theo dõi qua một kế hoạch ngân sách, trong đó nêu rõ chi phí cho từng hoạt động. Người giám sát nên xác định thời hạn hoàn thành nhiệm vụ trong hai trường hợp - trường hợp thuận lợi nhất, và trường hợp xấu nhất - đồng thời xác định xác suất xảy ra của từng trường hợp.

Người giám sát có thể lập kế hoạch hành động với sự hỗ trợ của các chương trình phần mềm quản lý dự án có sẵn. Phần mềm được thiết kế để tổ chức các nhiệm vụ, theo dõi các chi phí, quản lý nhân viên và đáp ứng thời hạn. Chương trình quản lý dự án cơ bản nhất giúp sắp xếp các ý tưởng của người sử dụng để tạo ra một kế hoạch tiến độ đơn giản. Chương trình phần mềm này đặt ra cho người sử dụng một danh mục các câu hỏi - vừa để phỏng vấn người sử dụng vừa để động não suy nghĩ - sao cho có thể đề cập đến mọi thành tố của dự án, sau đó trình bày kết quả một cách có tổ chức. Các chương trình khác có thể có thêm nhiều tính năng như theo dõi các nhiệm vụ và chi phí theo thời gian, hoặc khả năng liên kết các nhiệm vụ có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Một số chương trình có thể giúp phân bổ nguồn lực, ví dụ như các nhân viên cụ thể, cho các nhiệm vụ cụ thể. Một số sản phẩm cũng tạo ra các biểu đồ có thể liệt kê và trình bày các nhiệm vụ cũng như mối quan hệ phụ thuộc giữa chúng theo tiến độ thời gian.

Xem thêm: 5 bước lập kế hoạch chiến lược cho các nhà quản trị

Tham khảo ngay Bộ chương trình chuẩn phát triển Năng lực đội ngũ

Tham khảo khóa đào tạo “Hệ thống BSC - KPIs: Từ chiến lược đến quản trị hiệu quả công việc"

Nguồn: Internet

Tổng hợp và biên soạn bởi Học viện Quản trị HRD Academy

Bạn đang lãnh đạo một Doanh nghiệp phát triển? Bạn đang là Giám đốc Nhân sự? Bạn là người phụ trách công tác Đào tạo & Phát triển? Bạn cần một đối tác để phát triển năng lực tổ chức, năng lực đội ngũ? Bộ Chương trình huấn luyện đặc biệt được thiết kế dành riêng cho Doanh nghiệp của Bạn. Được thiết kế bởi các chuyên gia giữ vị trí Quản lý điều hành tại các Tập đoàn hàng đầu và Giảng viên quản trị công ty, Bộ chương trình chứa đựng các bài học kinh nghiệm thực tiễn và chuẩn mực quản trị hiện đại. Xem chi tiết tại ĐÂY 

Hotline: 097 345 2082